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Suporte Bitrix24

Controle de duplicados

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Ao trabalhar com uma grande base de clientes no CRM, alguns elementos podem se repetir. Por exemplo, contatos diferentes podem conter o mesmo número de telefone ou pode haver vários leads com nome igual.

Isso ocorre se, por exemplo, um lead ou contato tiver vários funcionários trabalhando com ele. Para não desperdiçar tempo e energia, é importante guardar todas as informações relacionadas ao cliente em um único registro.

Para fazê-lo, o Bitrix24 oferece a ferramenta de Controle de duplicados em 2 níveis para contatos, empresas e leads.

  1. Ao criar novos registros de CRM (está disponível para assinantes de todos os planos Bitrix24)

  2. Quando um novo registro (lead, contato ou empresa) é criado, o sistema indicará se já há um registro semelhante e mostrará as informações sobre os dados correspondentes (primeiro ou último nome / nome da empresa, email e número de telefone).

    Os dados repetidos podem corresponder a um registro de CRM ao qual funcionário não tem acesso. Se for esse o caso, o sistema ainda mostrará algumas informações básicas do registro e fornecerá um link para o gerente responsável. Assim, os funcionários poderão discutir a duplicação e chegar a uma solução.

    Caso você tenha certeza de que não há nenhuma duplicação de dados, ignore a sugestão e salve o registro.

  3. Controle de duplicados sobre a base de registros existentes (disponível apenas para assinantes dos planos comerciais):

  4. Abra o menu de configurações acima da lista de leads, contatos ou empresas e escolha Controle de duplicados.

    Procure duplicados por uma das opções disponíveis: nome completo / nome da empresa, e-mail e telefone ou pelas três simultaneamente.

    Depois de realizar a pesquisa, o sistema mostrará a lista de registros duplicados que você pode ignorar (marcar como não-duplicados) ou combinar (leia abaixo).

Note: o controle de duplicados ao cadastrar novos leads (contatos, empresas) está disponível para assinantes de todos os planos do Bitrix24. Porém, o Controle de duplicados avançado (entre os registros existentes) está disponível apenas para os assinantes dos planos Bitrix24 Plus, Standard e Professional.

Combinar duplicados

Ao mesclar entidades duplicadas, o Bitrix24 CRM determina primeiro qual lead, contato ou empresa será considerado como entidade principal e quais ficarão como secundárias e portanto serão excluídos, uma vez concluída a mesclagem. Ao determinar a entidade primária, Bitrix24 considera os seguintes fatores:
  • Índice de citação. O índice de citação é calculado com base na frequência com que o gerente de vendas trabalhou com esse registro e quantas conexões ele tem com negócios, atividades, orçamentos e faturas. Quanto mais conectado e trabalhado estiver o registro, maior será o índice de citação.
  • Data. A entidade CRM com alterações mais recentes é classificada como superior аquela em que não havia alterações recentemente.
  • Perfil. Perfil com mais informações preenchidas terá hierarquia superior ao perfil com menos infrormações.
  • Direitos de acesso. Direitos de acesso determinam a ordem em que as entidades são exibidas. Entidades com direitos de apenas visualização serão exibidas na parte inferior.

Ações:

  • Combinar: os dados do registro duplicado secundário serão transferidos para o registro principal.
  • Ignorar: use essa ação para marcar registros como não duplicados. Nesse caso, esses registros não serão mais mostrados como duplicados.
Importante: Você não pode reverter ou desfazer a mesclagem de registros duplicados, portanto, essa operação deve ser executada apenas por uma pessoa que conheça o processo e entenda quais informações e direitos de acesso serão perdidos / alterados como resultado da mesclagem.

O que acontece quando os duplicados são mesclados

Uma vez terminada a mesclagem, todos os dados duplicados serão transferidos para o registro primário (principal) de forma seguinte:

  • valores de campos de escolha múltipla serão complementados;
  • os campos vazios do registro principal serão preenchidos com dados do registro duplicado;
  • caso tenha o mesmo campo preenchido no registro principal, bem como no registro secundário (e o campo não seja múltiplo), os dados não serão mesclados. Apenas o valor do registro principal permanecerá. É por isso que é importante determinar qual registro é o primário (principal) e qual é o secundário;
  • negócios, empresas, faturas ou atividades conectadas ao registro duplicado serão reconectados ao registro principal;
  • as mensagens do fluxo de atividades sobre a criação de uma nova fatura ou atividade não serão transferidas do duplicado para o registro principal.
  • as permissões de acesso permanecerão no registro principal, pois todos os duplicados serão excluídos automaticamente.

Permissões de acesso а pesquisa de duplicados e CRM

O Bitrix24 CRM vem com permissões de acesso flexíveis. Isso geralmente significa que há vários gerentes que trabalham com o CRM, cada um tem acesso apenas a leads, contatos ou clientes dele/a.

Importante: cada gerente de vendas pode realizar pesquisa de duplicados apenas para seus próprios registros e para aqueles aos quais ele tem acesso. A opção de controle de duplicados não estará disponível caso você não tenha permissões de acesso para excluir registros.

No entanto, o administrador do CRM poderá combinar duplicados, não importa se esses registros tem sido atribuídos a diferentes gerentes.

Configurações de controle de duplicados

Se for preciso, você pode desativar o sistema de deteção de duplicados em CRM > Configurações > Outras configurações > guia Controle de duplicatas.


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