Tarefas recorrentes no Bitrix24 são uma ferramenta que cria automaticamente tarefas recorrentes de acordo com um cronograma. Isso ajuda a não esquecer tarefas importantes e elimina a necessidade de criar manualmente tarefas repetitivas.

Você define os parâmetros uma única vez: descrição, responsável, periodicidade, e o Bitrix24 cria novas tarefas automaticamente com base nessas regras. Por exemplo, para um contador, no dia 25 de cada mês, é criada automaticamente a tarefa "Entregar relatórios", e para um profissional de marketing, toda sexta-feira, a tarefa "Verificar campanhas publicitárias". Assim, os colaboradores não esquecem de suas responsabilidades, e os supervisores podem ter certeza de que processos importantes estão sendo realizados conforme planejado.

As tarefas recorrentes são criadas com base em um modelo. Esse modelo pode ser alterado ou pausado a qualquer momento - por exemplo, se o responsável ou o cronograma das tarefas mudar.

Como criar uma tarefa recorrente

Para tornar uma tarefa recorrente, configure um modelo:

1–2. Acesse a seção Tarefas e Projetos > Modelos.
3–4. Clique em Criar ou abra um modelo de tarefa existente.
5. Ao criar o modelo, preencha os campos principais - título, descrição, responsável, prazo final e outros. Se necessário, adicione elementos adicionais - como arquivos, checklists e lembretes.
6. Na parte inferior do modelo, ative a opção Tarefa Recorrente. Em seguida, aparecerá o bloco de configurações de repetição.

Como configurar a repetição da tarefa

As configurações de tarefas recorrentes permitem definir exatamente como e quando novas tarefas serão criadas.

Escolha a periodicidade - com que frequência novas tarefas serão criadas automaticamente.

• Diária - ideal para tarefas que precisam ser realizadas todos os dias, como verificar relatórios de vendas, processar solicitações de clientes ou conferir estoques.
• Semanal - escolha dias específicos da semana para a criação de novas tarefas. Por exemplo, toda terça-feira, o gerente de vendas recebe a tarefa "Verificar cumprimento do plano semanal", e o profissional de marketing, toda sexta-feira, a tarefa "Atualizar métricas das campanhas publicitárias".
• Mensal - escolha uma data específica do mês ou um dia da semana para a criação de novas tarefas. Por exemplo, todo dia 15 ou toda segunda segunda-feira do mês. Ideal para processos mensais, como entrega de relatórios ou emissão de faturas.
• Anual - escolha uma data e mês específicos ou um dia da semana e mês. Ideal para tarefas raras, mas obrigatórias, como relatórios anuais, auditorias ou renovação de licenças.

Defina a data de início da repetição - o dia a partir do qual as tarefas começarão a ser criadas automaticamente. Por padrão, as tarefas recorrentes são criadas imediatamente após a configuração, mas é possível escolher uma data específica para o início.

Por exemplo, a equipe de vendas está se preparando para uma campanha de fim de ano que começa em 1º de dezembro. O gerente configura antecipadamente a tarefa recorrente "Verificar cumprimento do plano de vendas da campanha" para começar nessa data. Antes de 1º de dezembro, as tarefas não serão criadas, mas, a partir do início da campanha, aparecerão semanalmente, conforme o cronograma.

Configure o término da repetição - para evitar a criação de tarefas desnecessárias, defina quando a repetição deve parar. Existem três opções:

• Por data - as tarefas serão criadas até o dia especificado.
• Por número de repetições - as tarefas serão criadas um número determinado de vezes e, depois, a repetição será interrompida.
• Sem limites - as tarefas continuarão sendo criadas até que você desative a repetição manualmente.

Escolha a hora de criação da nova tarefa: o momento em que a nova tarefa deve ser criada. Por padrão, as tarefas são criadas no início do dia de trabalho: horário configurado nas definições do Bitrix24. Essa opção permite escolher um momento conveniente para que as tarefas apareçam quando os colaboradores já estiverem disponíveis para começar a trabalhar.

Defina se as tarefas devem ser criadas em fins de semana e feriados: se a data de repetição coincidir com um dia não útil ou feriado, por padrão, a tarefa será criada nesse mesmo dia. Para que ela apareça no próximo dia útil, escolha a opção "Não criar".

Após configurar todos os parâmetros da tarefa recorrente, clique em Salvar.

Como alterar ou parar uma tarefa recorrente

As configurações de tarefas recorrentes podem ser alteradas pelo criador do modelo, pelo administrador do Bitrix24 e por colaboradores com permissão de "Acesso total" nas configurações do modelo. Se o colaborador tiver apenas permissão de visualização, a possibilidade de edição dependerá do papel: na seção "Tarefas e Projetos", devem estar ativadas as permissões para editar modelos do próprio departamento ou de outros departamentos.
Permissões de acesso nas tarefas

1–2. Acesse a seção Tarefas e Projetos > Modelos.
3–4. Clique no filtro e selecione Recorrentes.
5. Abra o modelo de tarefa desejado.
6–7. Clique na condição de repetição para alterar os parâmetros de repetição. Se precisar excluir a repetição, clique no X ao lado dela.

Quando você alterar as configurações, novas tarefas serão criadas com base nas condições atualizadas. Se desativar a recorrenteidade, a criação de tarefas será interrompida.

Como gerenciar tarefas recorrentes

Após configurar o modelo, você pode gerenciar as tarefas recorrentes: visualizar o histórico de criação e configurar permissões de acesso.

Visualizar o histórico de criação de tarefas recorrentes: na seção Histórico, é salvo um registro de todas as tarefas criadas automaticamente com base no modelo. Isso ajuda a verificar quando a última tarefa foi criada e garantir que a repetição está funcionando corretamente.

Configurar permissões de acesso: definir quem pode visualizar, alterar e excluir o modelo.

Podem editar o modelo:

• o criador do modelo,
• o administrador do Bitrix24,
• colaboradores com acesso total ao modelo,
• colaboradores que, na seção "Tarefas e Projetos", têm permissão para "Editar modelos do próprio departamento" ou "Editar modelos de outros departamentos".

Se o colaborador tiver apenas permissão de visualização, ele poderá abrir o modelo, mas não alterá-lo.
Permissões de modelo de tarefas