As Tarefas no Bitrix24 ajudam a planejar o trabalho, dar instruções e controlar os prazos. Para que uma tarefa seja clara, basta especificar um nome, uma descrição e um Responsável. Se forem necessários mais detalhes — adicione etapas, anexe arquivos ou associe a tarefa a um projeto. Isso ajudará a equipe a trabalhar de forma harmoniosa e a não perder nada.

Por exemplo, ao preparar uma campanha publicitária, você pode criar uma tarefa, especificar a descrição e os prazos, anexar os materiais necessários e adicionar uma checklist. Assim, a equipe verá o plano de trabalho e poderá acompanhar o progresso de cada item.

Definir um prazo final

O prazo final ajuda os colaboradores a planejarem o trabalho e a entenderem até que data a tarefa deve ser concluída. Nas configurações avançadas, você pode detalhar como exatamente trabalhar com o prazo: permitir ou restringir o adiamento da data, inserir automaticamente o prazo em novas tarefas ou exigir uma verificação obrigatória do resultado antes da conclusão.

Clique em Configurações (⚙️) ao lado do prazo final e ative as opções necessárias.

Controlar a tarefa após a conclusão — quando o Responsável conclui a tarefa, ela vai para verificação pelo criador da tarefa. Ele analisa o resultado do trabalho e decide — confirmar a conclusão ou retornar a tarefa para ajustes.
Verificar tarefa após a conclusão

Indicar automaticamente o prazo final em novas tarefas — especifique em quantos dias após a criação a tarefa deve ser concluída. Este prazo será inserido automaticamente em todas as novas tarefas. É conveniente se o departamento frequentemente cria tarefas similares com os mesmos prazos.

Permitir que o Responsável altere o prazo final — ative a opção para que o colaborador possa alterar a data de conclusão da tarefa. Para controlar a alteração do prazo, você pode configurar restrições:

• Solicitar um motivo — ao adiar, o colaborador precisa indicar por que o prazo está sendo alterado.
• Limitar o adiamento — especificar até que data o colaborador pode adiar o prazo final ou quantas vezes isso pode ser feito.

Ignorar finais de semana — ative a opção para que o prazo final seja automaticamente transferido para o próximo dia útil, se cair em um final de semana ou feriado.

Concluir automaticamente a tarefa ao concluir as subtarefas e vice-versa — quando todas as Subtarefas estiverem concluídas, a tarefa principal será concluída automaticamente. Se você concluir a tarefa principal, o Bitrix24 também concluirá todas as suas Subtarefas.

Anexar arquivos e documentos

Em uma tarefa, você pode armazenar todos os materiais relacionados a ela: layouts, instruções, documentos e outros arquivos. Por exemplo, na tarefa "Verificar contrato", o colaborador anexa o documento e os colegas o abrem diretamente no cartão. Assim, a equipe trabalha com a versão mais atual, sem trocas de mensagens e reenvios. Se precisar discutir algo rapidamente — você pode enviar o arquivo diretamente no Bate-papo da tarefa.

Clique em "Arquivos" e faça o upload dos materiais necessários ou crie um documento diretamente no cartão. Qualquer Participante da tarefa pode fazer isso. Se você anexar um arquivo criado no Bitrix24, ele estará disponível em outras ferramentas, como no Drive ou em um projeto. Ao alterar o arquivo no Drive, a nova versão aparecerá imediatamente na tarefa, e vice-versa. Para arquivos, você pode ativar o compartilhamento e compartilhá-los com colegas ou parceiros externos.
Bitrix24 Docs

Marcar uma tarefa como importante

Se uma tarefa requer atenção especial, ela pode ser marcada como importante. Por exemplo, se for necessário preparar um Orçamento para um cliente até o fim do dia ou atualizar urgentemente os preços na Loja Online pela manhã. Para isso, clique no ícone de sinalização — essa tarefa se destacará na lista e ficará mais visível que as outras. Isso ajuda os Responsáveis a priorizarem o trabalho a tempo.

Para exibir na lista apenas tarefas importantes, selecione o parâmetro "Importância" no filtro.

Adicionar uma checklist

As checklists ajudam a dividir uma tarefa em etapas claras e a controlar sua execução. Elas mostram o que já foi feito e o que ainda está em andamento. As checklists são úteis para:

• Executar tarefas passo a passo. Por exemplo, na tarefa "Atualizar informações no site", a checklist ajudará a dividir o trabalho em etapas: coletar novos dados, fazer correções no texto, atualizar imagens, verificar a exibição no site.
• Distribuir pequenas atividades entre os Participantes. Por exemplo, na tarefa "Preparar o local de trabalho para um novo colaborador", você pode listar os itens: configurar o computador, formalizar os acessos, preparar os documentos. Diferentes colaboradores podem ser responsáveis por itens diferentes — assim, cada um entende sua parte do trabalho e o Supervisor vê o progresso geral.

Clique em Checklists e adicione os itens que precisam ser concluídos.
Listas de verificação em tarefas, como criar e trabalhar com elas

Configurar lembretes

Os lembretes ajudam a não perder etapas importantes do trabalho e a cumprir os prazos. Eles podem ser configurados para cada Participante. Para o Responsável, o lembrete indicará quando começar a trabalhar ou retornar à tarefa, e para o criador da tarefa — quando verificar o resultado.
Como configurar lembretes em tarefas do Bitrix24

Ativar o controle de tempo para a tarefa

No Bitrix24, é fácil monitorar quanto tempo leva para concluir uma tarefa. Com o timer integrado, os colaboradores podem registrar os períodos em que estão trabalhando em uma tarefa específica. Por exemplo, iniciá-lo pela manhã e pausá-lo durante uma reunião ou almoço.

Todos os dados são salvos automaticamente no cartão da tarefa. Os Participantes não precisam fazer o controle manualmente, e fica mais fácil para o criador da tarefa ver quanto tempo a equipe está dedicando à tarefa e avaliar a contribuição de cada Participante.

Clique em Controle de tempo e especifique por quanto tempo a tarefa deve ser executada. Assim, será mais fácil para o Responsável planejar o trabalho e para o criador da tarefa — comparar o planejado com o realizado.
Rastreamento de tempo em tarefas

Registrar os resultados e marcos intermediários

Os resultados ajudam a registrar o que foi feito na tarefa e a salvar essas informações em um único local. O Responsável pode anexar um arquivo, relatório ou descrever brevemente as ações realizadas.

Se a opção "Resultado obrigatório" estiver ativada na tarefa, o Bitrix24 lembrará de adicionar o resultado e não permitirá concluir a tarefa até que ele seja especificado. Isso ajuda a preservar o Histórico do trabalho e a simplificar a verificação da tarefa.

Nos resultados, você pode registrar não apenas o resultado final, mas também marcos intermediários importantes. O resultado pode ser adicionado no bloco "Resultado" ou enviado como mensagem no Bate-papo e marcado como resultado.
O resumo do status da tarefa