Se para concluir uma tarefa for necessário envolver várias pessoas, você pode reuni-las em um único lugar. Isso ajuda a distribuir o trabalho, especialmente quando a tarefa tem várias etapas ou envolve colaboradores de diferentes departamentos. Alguns participantes executam sua parte da tarefa, enquanto outros acompanham o andamento e o resultado final.

Por exemplo, uma empresa está preparando uma publicação para o site. O profissional de marketing cria a tarefa para produzir o material. O redator escreve o texto, o revisor faz a verificação, e o supervisor acompanha o andamento, intervindo quando necessário.

Nas tarefas do Bitrix24 para trabalho colaborativo, existem as funções Participantes e Observadores. Elas permitem definir, na tarefa, quem está executando o trabalho e quem está acompanhando e pode intervir quando preciso. Os participantes trabalham ativamente na tarefa, enquanto os observadores monitoram o processo e só atuam quando necessário.

Neste artigo, mostramos como organizar o trabalho colaborativo em uma tarefa e quais são as responsabilidades de participantes e observadores.

Trabalho colaborativo em uma tarefa

Para colaborar em uma tarefa, é importante:

• adicionar os participantes e definir suas funções: quem executa a tarefa, quem ajuda no trabalho e quem acompanha o andamento e os resultados;
• descrever a tarefa e registrar os detalhes importantes em um só lugar, para que todos tenham o mesmo contexto;
• distribuir o trabalho entre os participantes usando a lista de verificação e designar os responsáveis;
• acompanhar o progresso para saber em que etapa a tarefa se encontra.

Você pode adicionar participantes ​​e observadores ao criar uma tarefa ou a uma tarefa já existente.

Participantes — ajudam a executar a tarefa

Participantes são colaboradores que ajudam o responsável a executar a tarefa. Pode haver vários, e cada um fica encarregado de sua parte do trabalho. A responsabilidade final, no entanto, continua sendo do responsável principal. Dessa forma, é possível distribuir o trabalho dentro da equipe.

Veja exemplos de situações em que é preciso adicionar um participante à tarefa.

Preparar uma apresentação para o cliente: o supervisor da equipe de vendas cria uma tarefa para preparar a apresentação. O responsável é o gerente de projetos. Para criar os slides, ele adiciona o designer como participante. O gerente organiza o conteúdo, e o designer finaliza a apresentação.

Escrever um artigo para o site: o supervisor atribui ao redator a tarefa de escrever um artigo sobre os novos serviços da empresa. O participante da tarefa é o revisor, que faz a revisão do texto; depois disso, o redator publica o material.

Lançar uma campanha publicitária: o profissional de marketing recebe a tarefa de lançar a campanha. Ele adiciona como participante o especialista em tráfego pago. O profissional de marketing define a estratégia e os textos, enquanto o especialista configura os anúncios.

Em todos esses casos, os colaboradores trabalham na mesma tarefa, cada um com suas atribuições, e o responsável é quem responde pelo resultado final.

Observadores — acompanham a tarefa

Observadores são colaboradores que não participam da execução da tarefa, mas acompanham seu andamento e seu resultado. Se necessário, podem ser chamados para contribuir. Assim, todos ficam cientes do progresso e podem intervir sem precisar de explicações adicionais.

Adicione observadores à tarefa quando:

• for importante que colegas acompanhem o andamento e fiquem por dentro dos detalhes;
• o resultado da tarefa for necessário para outro colaborador dar sequência ao trabalho;
• o supervisor precisar estar atualizado para monitorar prazos e o progresso.

Veja exemplos de tarefas em que é necessário adicionar um observador.

Criar um banner para campanha publicitária: o designer executa a tarefa de criar o banner. O supervisor de marketing é adicionado como observador para acompanhar o andamento, os prazos e o status da tarefa. Isso é útil quando o resultado da tarefa é necessário para dar continuidade ao trabalho, como no lançamento de uma campanha.

Lançar uma promoção com cupom de desconto: um colaborador do suporte é adicionado como observador à tarefa. Ele não participa da preparação da promoção, mas é importante que acompanhe as condições e as discussões. Enquanto o profissional de marketing define os termos da promoção e o texto para o site, o suporte já vai absorvendo o contexto necessário. Assim, depois ele conseguirá responder corretamente às perguntas dos clientes, sem precisar consultar os colegas, mesmo depois de a tarefa ser concluída.

Preparar um orçamento: o gerente prepara uma proposta para um grande cliente com um desconto especial de 25% e adiciona o diretor financeiro e o contador-chefe como observadores. Dessa forma, eles já conhecem antecipadamente as condições da proposta e podem participar rapidamente das discussões sobre a parte financeira, sem necessidade de reuniões extras.

Diferenças entre participantes e observadores

A principal diferença entre as funções é o formato de participação na tarefa:

• participante — colaborador que executa uma parte da tarefa;
• observador — colaborador interessado que precisa acompanhar o progresso e o resultado.

Participantes na tarefa — atuam no desenvolvimento da tarefa junto com o responsável:

• discutem os detalhes da tarefa no chat;
• recebem notificações sobre todas as alterações na tarefa;
• compartilham arquivos;
• adicionam observadores;
• alteram os status;
• registram resultados parciais e finais;
• configuram lembretes;
• criam e vinculam subtarefas;
• ativam o controle de tempo, entre outras ações.
  

Observadores na tarefa — não executam a tarefa, mas acompanham seu andamento, as discussões e o resultado final. Por exemplo, eles podem:

• adicionar outros observadores;
• participar das discussões no chat da tarefa;
• anexar arquivos;
• configurar lembretes;
• receber notificações quando o status da tarefa for alterado.

Algumas ações na tarefa podem depender das configurações de permissões de acesso, como a edição da lista de verificação.
Permissões de acesso em tarefas: como definir a responsabilidade dos colaboradores