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Visão geral do Gerenciamento de Registros - Listas

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O Gerenciamento de Registros, ou Listas, ajuda você a gerenciar dados baseados no registro. Diretórios de fornecedores, catálogos de produtos, itens de despesas etc.

Recursos:

  • construção de campos de dados para qualquer tipo de objeto, incluindo arquivos;
  • configurações de acesso para cada lista;
  • filtros, ordenação, exibição de coluna, edição de grupo, fácil atribuição de permissões de acesso, importação e exportação etc.
  • qualquer estrutura hierárquica para armazenar os objetos pode ser implementada;
  • número ilimitado de listas;
  • listas em grupos de trabalho;
  • integração de processos de negócio.

Criar Lista

Como você bem pode imaginar, a opção. Criar novo cria uma nova lista:


O novo formulário da lista é composto por três seções principais:

  • Configurações: mostra os parâmetros gerais da lista, tais como nome da lista, descrição, ordenação e imagem. O único campo obrigatório nesta página é Nome da lista, outros campos podem permanecer vazios:
Importante: a opção Ativar processos de negócio permite que você execute fluxos de trabalho com base em determinadas listas.
  • Títulos: títulos para seções e elementos da lista podem ser customizados aqui. A guia Títulos é útil quando você precisa ter os nomes dos elementos do bloco de informações mais significativos no que diz respeito ao conteúdo do bloco de informações. Considere o seguinte exemplo: quando você cria uma lista de parceiros da sua empresa, você pode renomear títulos de elementos e ações com eles:

  • Acesso: aqui você pode selecionar usuários, grupos ou departamentos e configurar premissões de acesso para eles - quem pode ler, editar ou ter total acesso à lista.


Obviamente, estes são apenas os parâmetros mais gerais. Clique em Salvar para criar uma nova lista.

Customizar campos da Lista

O próximo passo, depois que a lista seja criada, é configurar os campos da lista.Abra a lista e vá para Ações > Personalizar campos:



Na página Configurações de campos você irá encontrar o único campo padrão - Nome (você pode editá-lo se quiser). Use a guia Adicionar campo para adicionar novos campos à lista:


O formulário de Novo campo tem só um campo obrigatório que é nome do campo:

O formulário de Novo campo tem só um campo obrigatório que é nome do campo:

  • Ordenar: quanto menor é o valor, mais alto o campo é posicionado;
  • Obrigatórioespecifica que este campo deve existir (você não conseguirá adicionar um item da lista sem preencher este campo);
  • Múltiplovocê pode atribuir mais de um valor de campo (se esta opção estiver marcada);
  • Tipo especifica o tipo de valor do campo – lista, string, link para colaborador, data, etc.
  • Valor Padrão:configure-o com o valor utilizado com mais frequência para que os usuários não tenham que perder tempo fornecendo-o várias vezes.


Ao selecionar o tipo Lista do campo, nova quia é criada automaticamente; abra-a para adicionar valores da lista:



Para sair da página Configurações de campos use a opção Back to fields list:


Adicionar novos ítens da Lista

Depois que as configurações e campos da lista sejam definidos, vcoê pode começar a adicionar novos elementos e seções da lista:




É fácil adicionar novas seções – só clique em Adicionar > Adicionar seção e introduza o nome da seção.

Para adicionar elementos da lista clique em Adicionar > Adicionar elemento (no nosso exemplo o título do elemento foi substituido por Adicionar parceiro). O formulário do novo elemento da lista irá mostrar os campos que você configurou para esta lista, guia Seção (renomeada para Região no nosso exemplo), Processos de negócio e Acesso.



Vá para a guia Seção para selecionar a seção para este item da lista (se for necessário):


 
Você pode alternar entre Mostrar seções regimes para a navegação mais fácil:



Aqui está a imagem da opção Mostrar seções ativada:


Grelha da Lista

Colunas da Grelha da lista representam os campos que você configurou para a lista. Você pode definir que campos serão mostrados na Grelha com a ajuda do ícone de Configurações localizado no canto esquerdo superior em cima da lista:



Selecione os campos você quer ver na Grelha da Lista e clique em Aplicar.

Use a opção Aplicar para todos os usuários para salvar as configurações da Grelha da Lista para todos os usuários da conta.

Para redefinir as configurações use a opção Padrão.

Filtro & Pesquisa da Lista

Para navegar entre os itens da lista facilmente use Filtro inteligente localizado em cima da lista:




Você pode adicionar os campos da lista para o widget do filtro com a ajuda da guia Adicionar campo. Defina o valor do campo & clique em Pesquisar.

Se você quiser salvar as configurações do filtro para todos os usuários da conta, clique no ícone de Configurações dentro do filtro & use a opção Aplicar para todos os usuários.

Você pode utilizar ambos o filtro & a pesquisa inteligente juntos para atingir melhores resultados da pesquisa:

 

Exportar a Lista

Você pode exporter a sua lista para Excel. Para fazer isso abra a lista, vá para Ações > Exportar para o Microsoft Excel:


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