O Gerenciamento de Registros, ou Listas, ajuda você a gerenciar dados baseados no registro. Diretórios de fornecedores, catálogos de produtos, itens de despesas etc.
Recursos:
- construção de campos de dados para qualquer tipo de objeto, incluindo arquivos;
- configurações de acesso para cada lista;
- filtros, ordenação, exibição de coluna, edição de grupo, fácil atribuição de permissões de acesso, importação e exportação etc.
- qualquer estrutura hierárquica para armazenar os objetos pode ser implementada;
- número ilimitado de listas;
- listas em grupos de trabalho;
- integração de processos de negócio.
Criar Lista
Como você bem pode imaginar, a opção. Criar novo cria uma nova lista:
Obviamente, estes são apenas os parâmetros mais gerais. Clique em Salvar para criar uma nova lista.
O novo formulário da lista é composto por três seções principais:
- Configurações: mostra os parâmetros gerais da lista, tais como nome da lista, descrição, ordenação e imagem. O único campo obrigatório nesta página é Nome da lista, outros campos podem permanecer vazios:
Importante: a opção Ativar processos de negócio permite que você execute fluxos de trabalho com base em determinadas listas.
- Títulos: títulos para seções e elementos da lista podem ser customizados aqui. A guia Títulos é útil quando você precisa ter os nomes dos elementos do bloco de informações mais significativos no que diz respeito ao conteúdo do bloco de informações. Considere o seguinte exemplo: quando você cria uma lista de parceiros da sua empresa, você pode renomear títulos de elementos e ações com eles:
- Acesso: aqui você pode selecionar usuários, grupos ou departamentos e configurar premissões de acesso para eles - quem pode ler, editar ou ter total acesso à lista.
Obviamente, estes são apenas os parâmetros mais gerais. Clique em Salvar para criar uma nova lista.
Customizar campos da Lista
O próximo passo, depois que a lista seja criada, é configurar os campos da lista.Abra a lista e vá para Ações > Personalizar campos:
Na página Configurações de campos você irá encontrar o único campo padrão - Nome (você pode editá-lo se quiser). Use a guia Adicionar campo para adicionar novos campos à lista:
O formulário de Novo campo tem só um campo obrigatório que é nome do campo:
Ao selecionar o tipo Lista do campo, nova quia é criada automaticamente; abra-a para adicionar valores da lista:
Para sair da página Configurações de campos use a opção Back to fields list:
Na página Configurações de campos você irá encontrar o único campo padrão - Nome (você pode editá-lo se quiser). Use a guia Adicionar campo para adicionar novos campos à lista:
O formulário de Novo campo tem só um campo obrigatório que é nome do campo:
O formulário de Novo campo tem só um campo obrigatório que é nome do campo:
- Ordenar: quanto menor é o valor, mais alto o campo é posicionado;
- Obrigatórioespecifica que este campo deve existir (você não conseguirá adicionar um item da lista sem preencher este campo);
- Múltiplovocê pode atribuir mais de um valor de campo (se esta opção estiver marcada);
- Tipo especifica o tipo de valor do campo – lista, string, link para colaborador, data, etc.
- Valor Padrão:configure-o com o valor utilizado com mais frequência para que os usuários não tenham que perder tempo fornecendo-o várias vezes.
Ao selecionar o tipo Lista do campo, nova quia é criada automaticamente; abra-a para adicionar valores da lista:
Para sair da página Configurações de campos use a opção Back to fields list:
Adicionar novos ítens da Lista
Depois que as configurações e campos da lista sejam definidos, vcoê pode começar a adicionar novos elementos e seções da lista:
É fácil adicionar novas seções – só clique em Adicionar > Adicionar seção e introduza o nome da seção.
Para adicionar elementos da lista clique em Adicionar > Adicionar elemento (no nosso exemplo o título do elemento foi substituido por Adicionar parceiro). O formulário do novo elemento da lista irá mostrar os campos que você configurou para esta lista, guia Seção (renomeada para Região no nosso exemplo), Processos de negócio e Acesso.
Vá para a guia Seção para selecionar a seção para este item da lista (se for necessário):
Você pode alternar entre Mostrar seções regimes para a navegação mais fácil:
Aqui está a imagem da opção Mostrar seções ativada:
É fácil adicionar novas seções – só clique em Adicionar > Adicionar seção e introduza o nome da seção.
Para adicionar elementos da lista clique em Adicionar > Adicionar elemento (no nosso exemplo o título do elemento foi substituido por Adicionar parceiro). O formulário do novo elemento da lista irá mostrar os campos que você configurou para esta lista, guia Seção (renomeada para Região no nosso exemplo), Processos de negócio e Acesso.
Vá para a guia Seção para selecionar a seção para este item da lista (se for necessário):
Você pode alternar entre Mostrar seções regimes para a navegação mais fácil:
Aqui está a imagem da opção Mostrar seções ativada:
Grelha da Lista
Colunas da Grelha da lista representam os campos que você configurou para a lista. Você pode definir que campos serão mostrados na Grelha com a ajuda do ícone de Configurações localizado no canto esquerdo superior em cima da lista:
Selecione os campos você quer ver na Grelha da Lista e clique em Aplicar.
Use a opção Aplicar para todos os usuários para salvar as configurações da Grelha da Lista para todos os usuários da conta.
Para redefinir as configurações use a opção Padrão.
Selecione os campos você quer ver na Grelha da Lista e clique em Aplicar.
Use a opção Aplicar para todos os usuários para salvar as configurações da Grelha da Lista para todos os usuários da conta.
Para redefinir as configurações use a opção Padrão.
Filtro & Pesquisa da Lista
Para navegar entre os itens da lista facilmente use Filtro inteligente localizado em cima da lista:
Você pode adicionar os campos da lista para o widget do filtro com a ajuda da guia Adicionar campo. Defina o valor do campo & clique em Pesquisar.
Se você quiser salvar as configurações do filtro para todos os usuários da conta, clique no ícone de Configurações dentro do filtro & use a opção Aplicar para todos os usuários.
Você pode utilizar ambos o filtro & a pesquisa inteligente juntos para atingir melhores resultados da pesquisa:
Você pode adicionar os campos da lista para o widget do filtro com a ajuda da guia Adicionar campo. Defina o valor do campo & clique em Pesquisar.
Se você quiser salvar as configurações do filtro para todos os usuários da conta, clique no ícone de Configurações dentro do filtro & use a opção Aplicar para todos os usuários.
Você pode utilizar ambos o filtro & a pesquisa inteligente juntos para atingir melhores resultados da pesquisa:
Exportar a Lista
Você pode exporter a sua lista para Excel. Para fazer isso abra a lista, vá para Ações > Exportar para o Microsoft Excel:
