Neste artigo, coletamos informações sobre a nova ferramenta Bitrix24.Sign e um bom exemplo de como trabalhar com ela.
A ferramenta será útil para empresas que trocam documentos com frequência com seus clientes e desejam tornar esse processo o mais rápido, simples e conveniente possível.
O processo de assinatura de documentos consiste em várias etapas:
- O funcionário cria um documento, preenche os dados e envia para assinar.
- O diretor da primeira parte assina o documento.
- O documento assinado pela primeira parte é enviado ao cliente para assinatura.
A nova ferramenta Bitrix24.Sign é uma assinatura eletrônica, não digital. Cada país tem suas próprias leis e requisitos para o uso de assinaturas eletrônicas. Em alguns países, um acordo especial deve ser assinado com o cliente para usar uma assinatura eletrônica. Além disso, esse método de assinatura não é permitido para todos os tipos de documentos.
Portanto, se você não tiver certeza se o Bitrix24.Sign é adequado para assinar seu documento, consulte advogados. A confiança nessas assinaturas é de responsabilidade do indivíduo que aceita o documento.
Preparar e enviar um documento
Crie um documento. Clique em Assinar (Sign).
Na próxima etapa, você pode solicitar ou adicionar elementos adicionais ao documento: detalhes da contraparte, data do documento, carimbos e assinaturas.
Especifique o e-mail ou o número de telefone celular do diretor de sua empresa e de sua contraparte. Desta forma, uma solicitação para assinar documentos será enviada a eles. Se todos os dados estiverem corretos, envie o documento para assinar.
Assinar documento: diretor de sua empresa
Uma vez enviado, o documento vai para o diretor da sua empresa para assinatura. O diretor verifica o documento e carrega a assinatura e o selo nos campos destacados. Uma vez preenchido, o documento é assinado e enviado ao seu cliente.
Assinar documento: seu cliente
Na próxima etapa, o documento é assinado pelo seu cliente. O cliente preenche todos os dados solicitados e também carrega sua assinatura.
Assim que o cliente assinar o documento, será enviado um e-mail a todas as partes com um arquivo PDF e informações de que o documento foi assinado. Você pode visualizar ou baixar o documento imediatamente.
Além disso, você pode verificar se a contraparte não modificou os termos ou o valor do documento. Para isso, verifique a autenticidade do documento assinado através do nosso serviço online especial.
Com o tempo, o número de documentos pode aumentar. Use a visualização pipeline para que os funcionários possam ver qual documento está em processo de aprovação e os supervisores possam monitorar o trabalho dos subordinados.
