O Gerenciamento do inventário no Bitrix24 ajuda a controlar os estoques e o movimento de produtos. Para limitar o acesso dos colaboradores às informações, é possível configurar permissões de acesso. Alguns colaboradores poderão trabalhar com documentos, enquanto outros poderão supervisionar o trabalho e visualizar relatórios.
Neste artigo, você aprenderá:
Definir as funções dos colaboradores
Antes de configurar, identifique quais tarefas os colaboradores realizam e quais acessos eles precisam. Por exemplo, na empresa existem:
- Supervisor — gerencia o gerenciamento do inventário e os acessos. Ele precisa de acesso às configurações de seções e permissões, edição de depósitos, alteração da visualização dos cartões de documentos, visualização de relatórios e trabalho com todos os tipos de documentos de inventário. Por exemplo, o supervisor pode corrigir documentos processados incorretamente.
- Gerentes — realizam entregas para os clientes. Eles precisam de acesso aos documentos de venda, visualização de estoques nos seus depósitos, seleção de depósitos e reserva de produtos. Por exemplo, os gerentes podem registrar uma venda no depósito e reservar o produto até o pagamento.
- Estoquistas — realizam operações no depósito: "Recebimento", "Ajuste de estoque", "Transferência" e "Baixa". Eles precisam de acesso à seção "Gerenciamento do inventário", visualização e seleção dos seus depósitos, criação e processamento de documentos de inventário sem cancelamento ou exclusão. Por exemplo, o estoquista pode registrar uma entrega no depósito e contabilizar o produto.
Configurar funções e permissões de acesso
Acesse a seção CRM > Configurações > Permissões de acesso ao inventário. O Gerenciamento do inventário funciona em conjunto com o catálogo — verifique se os colaboradores têm acesso ao catálogo de produtos e ao CRM.
Permissões de acesso ao catálogo de produtos
Permissões de acesso baseadas em funções no CRM
Use funções padrão. No Gerenciamento do inventário, há funções pré-configuradas com conjuntos de permissões. Para supervisor, gerente e estoquista, elas já estão definidas — basta adicionar os colaboradores à função correspondente. O supervisor distribui os acessos, trabalha com todos os tipos de documentos de inventário e visualiza relatórios. O gerente registra vendas e visualiza os estoques dos depósitos disponíveis. O estoquista processa "Recibo", "Ajuste de estoque", "Transferência" e "Baixa" nos seus depósitos. As funções padrão podem ser ajustadas e os acessos necessários podem ser ativados por meio de interruptores.
Como escolher a função certa entre as padrão
Crie funções personalizadas. Se as funções padrão não forem adequadas, crie as suas próprias. O princípio geral de configuração é:
1-2. Criar uma nova função. Para isso, clique nos Três pontos (...) e selecione Adicionar nova função, depois insira o nome dela.
3. Adicionar colaboradores à função.
4. Selecionar o conjunto de permissões adequado usando os interruptores.
Cenário: o departamento de vendas trabalha com negócios, os estoquistas apenas com os depósitos, e o supervisor corrige erros. Por exemplo, a empresa possui dois depósitos: um para a loja virtual e outro para vendas no varejo. Os colaboradores do departamento de vendas registram negócios e entregas, os estoquistas realizam operações no seu depósito, e o supervisor supervisiona o controle e corrige erros.
Para configurar esse cenário de trabalho, siga três etapas:
1. Crie a função "Gerente de vendas" e ative as permissões: Visualizar catálogo de produtos, Visualizar área de Gerenciamento de inventário, Visualizar e selecionar depósitos, Reserva de produtos dentro do negócio. Para o documento de Venda, ative: Visualizar, Criar e editar, Processar objetos de inventário. Assim, os gerentes do departamento de vendas poderão selecionar o depósito no negócio, reservar o produto e registrar a entrega.
2. Crie funções separadas para os "Estoquistas" e ative as permissões: Visualizar catálogo de produtos, Visualizar área de Gerenciamento de inventário, Visualizar e selecionar depósitos. Indique apenas os depósitos com os quais os colaboradores irão trabalhar. Para os documentos de gerenciamento do inventário, ative: Visualizar, Criar e editar, Processar objetos de inventário.
As demais permissões podem permanecer desativadas: os colaboradores não poderão cancelar ou excluir documentos processados. Assim, os estoquistas trabalharão apenas com os seus depósitos e não visualizarão outros dados.
3. Crie a função "Supervisor do departamento de vendas" e ative as permissões: Visualizar catálogo de produtos, Visualizar área de Gerenciamento de inventário, Ver relatórios, Visualizar e selecionar depósito. Selecione todos os depósitos para que o supervisor tenha acesso a todas as informações sobre estoques e movimentações de produtos. Configure também as permissões Editar depósitos e Editar formulário de visualização do objeto de inventário. Para os documentos de inventário, adicione a possibilidade de Cancelar processamento. Assim, o supervisor poderá corrigir erros, supervisionar o controle e manter um formato unificado para os documentos.
Destaques
- No Bitrix24, é possível configurar permissões de acesso ao Gerenciamento do inventário. Os estoquistas registrarão recebimentos e baixas, o departamento de vendas trabalhará com vendas, e o supervisor supervisionará o controle e corrigirá erros.
- As permissões são configuradas por funções: use funções padrão ou crie as suas próprias.
- Para todos os documentos de inventário, há um conjunto de permissões padrão: visualização, criação e edição, processamento, cancelamento de processamento e exclusão. Atribua aos colaboradores apenas as ações necessárias — isso ajudará a reduzir o risco de erros.
