A Assinatura Eletrônica do Bitrix24 permite que você assine documentos com clientes, fornecedores e parceiros diretamente em sua área de trabalho, sem a necessidade de ferramentas externas. Com ela, você pode:
- Economizar tempo e recursos: elimina a necessidade de imprimir, escanear ou enviar documentos em papel.
- Manter a organização: centralize os documentos em um banco de dados unificado e automatize o processo de assinatura.
- Ter controle total: acompanhe cada etapa da assinatura e garanta a integridade dos documentos.
A ferramenta de Assinatura Eletrônica é uma assinatura eletrônica, e não uma assinatura digital. Cada país possui suas próprias leis e requisitos para o uso de assinaturas eletrônicas. Em alguns países, é necessário firmar um acordo especial com o cliente para utilizar uma assinatura eletrônica.
Além disso, esse método de assinatura não é permitido para todos os tipos de documentos. Portanto, se você não tiver certeza se a Assinatura Eletrônica é adequada para o seu documento, consulte um advogado. A confiança nessas assinaturas é de responsabilidade da pessoa que aceita o documento.
Configurar permissões de acesso
Antes de começar a usar a Assinatura Eletrônica do Bitrix24, configure as permissões de acesso. Por exemplo, defina quem pode criar, editar ou excluir documentos.
Por padrão, as permissões da seção de Assinatura Eletrônica são gerenciadas pelo administrador do Bitrix24. No entanto, o administrador pode delegar essa responsabilidade a outros colaboradores. Para isso, acesse a Assinatura Eletrônica > Permissões de acesso.
Permissões de acesso à seção de Assinatura eletrônica
Configurar o Kanban
Utilize o Kanban na Assinatura Eletrônica do Bitrix24 para gerenciar documentos. Cada colaborador pode personalizar sua própria visualização.
No Kanban, é fácil acompanhar a etapa atual de cada documento e identificar as ações necessárias, como aprovação ou assinatura.
Para abri-lo, acesse a Assinatura Eletrônica > Assinar e gerenciar > Kanban.
Kanban na Assinatura eletrônica: configurar e trabalhar com documentos
Adicionar signatários
No Bitrix24, os signatários são fornecedores, clientes e parceiros com quem você assina documentos na seção de Assinatura Eletrônica.
Adicione signatários para:
- manter um banco de contatos compartilhado para todos os colaboradores;
- selecionar rapidamente os destinatários ao criar documentos;
- preencher automaticamente os dados de contato no documento.
Para adicionar um signatário, acesse a Assinatura Eletrônica > Contatos > Criar.
Contrapartes signatárias, quem são e como trabalhar com elas
Preparar um documento para assinatura
Usuários com as devidas permissões podem criar e enviar documentos para assinatura.
O processo inclui as seguintes etapas:
- Crie um documento na seção de Assinatura Eletrônica. Faça o upload de um arquivo existente ou escolha um dos documentos criados recentemente.
- Selecione quem assinará o documento em nome da sua empresa e da outra parte.
- Edite o documento, se necessário.
- Escolha como enviar o link de assinatura, por SMS ou e-mail.
- Revise todos os detalhes e envie o documento.
Assinar um documento
O processo de assinatura é o mesmo para ambas as partes. O diretor da empresa ou qualquer colaborador com direitos de assinatura recebe um link para o documento e o assina online.
Assinar um documento com a Assinatura Eletrônica do Bitrix24
Como um cliente pode assinar um documento eletrônico
Verificar a integridade do documento
Cada documento assinado inclui um certificado digital que garante que o arquivo não foi alterado após a assinatura. Por exemplo, se alguém editar o documento, como alterar o valor de um contrato, a verificação falhará.
Verificar a integridade de um documento eletrônico assinado
Adicionar regras de automação e gatilhos
As regras de automação e os gatilhos na Assinatura Eletrônica do Bitrix24 ajudam a automatizar o processamento de documentos. Eles movem os documentos entre as etapas e os enviam para assinatura automaticamente. Por exemplo, quando o diretor da sua empresa assina um documento, um gatilho o move para a etapa "Enviado ao cliente", e uma regra de automação envia o contrato ao cliente para assinatura.
Regras de automação e gatilhos na Assinatura eletrônica
Destaques
- A Assinatura Eletrônica do Bitrix24 permite que você assine contratos, acordos e outros documentos diretamente, sem a necessidade de serviços externos.
- Antes de usar a Assinatura Eletrônica, configure as permissões de acesso, ajuste o Kanban e adicione os signatários.
- Para criar e enviar um documento, acesse a seção de Assinatura Eletrônica.
- O processo de assinatura é o mesmo para ambas as partes—o diretor ou outro colaborador com direitos de assinatura recebe um link para o documento por e-mail ou SMS e o assina.
- Cada documento assinado inclui um certificado digital para garantir sua integridade.
- Use regras de automação e gatilhos para agilizar a assinatura de documentos.
