Em toda empresa, há tarefas que se repetem: o contador entrega relatórios mensais, o RH acompanha os períodos de experiência, o profissional de marketing prepara relatórios de publicidade e o líder da equipe realiza reuniões semanais de planejamento. Quando essas tarefas são criadas manualmente, é fácil deixar algo passar: esquecer de configurar um lembrete, informar um prazo incorreto ou não anexar documentos. Isso resulta em atrasos, erros e perda de tempo.

As tarefas recorrentes resolvem esse problema. Você configura o processo uma única vez, e a tarefa é criada automaticamente conforme o agendamento, com o responsável e os prazos definidos. Mesmo que alguém esteja ocupado com outros projetos, as novas tarefas serão criadas na hora certa, sem precisar lembrar de criá-las manualmente.

Por exemplo, todo mês, uma tarefa chamada “Criar relatório de publicidade” é criada automaticamente para o profissional de marketing. O gestor vê que a tarefa foi atribuída e que os prazos estão atualizados, e pode escolher outro responsável ou ajustar o prazo com antecedência. O trabalho segue o cronograma, sem interrupções nem lembretes manuais.

As tarefas recorrentes vão além da automação. Elas ajudam a tornar o trabalho da empresa previsível e fácil de gerenciar.

• Nada fica esquecido. Mesmo que a pessoa esteja ocupada com outras atividades, o Bitrix24 criará a tarefa no momento certo e enviará um lembrete.
• Os processos seguem o cronograma. O gestor não precisa criar manualmente as mesmas tarefas a cada vez.
• A equipe fica livre de atividades repetitivas. Menos ações manuais significam mais tempo para tarefas importantes.
• A equipe trabalha de forma organizada. As tarefas recorrentes ajudam a desenvolver a disciplina no trabalho: as atividades são realizadas conforme o cronograma, sem atrasos nem correria.

Quando automatizar a criação de tarefas

A automação de tarefas recorrentes ajuda a evitar esquecimentos e torna os processos previsíveis. As tarefas são criadas automaticamente a partir de um modelo de tarefa, com os participantes e os períodos de repetição definidos. O gestor não precisa enviar lembretes sobre as tarefas que se repetem, e os colaboradores as recebem no momento certo e sabem o que precisam fazer.

As tarefas recorrentes são úteis quando as mesmas atividades se repetem com determinada frequência. Automatize a criação de tarefas se alguma destas situações fizer parte do seu trabalho:

A tarefa se repete conforme um cronograma, diariamente, semanalmente ou mensalmente. Por exemplo:

• Vendas: “Verificar negócios em aberto no CRM” toda sexta-feira.
• Marketing: “Preparar relatório de publicidade” no primeiro dia útil do mês.
• Administração do escritório: “Comprar materiais de escritório e de consumo” uma vez por mês.

É preciso verificar a qualidade e as condições de operação regularmente. Isso inclui inspeções recorrentes, manutenção preventiva e auditorias. Por exemplo:

• Produção: “Verificar os equipamentos e registrar os resultados da manutenção” a cada duas semanas.
• TI: “Verificar os backups do sistema” todo sábado.

É importante acompanhar todas as comunicações e solicitações. Quando o fluxo de solicitações é constante, é fácil deixar algo passar. Por exemplo:

• Atendimento ao cliente: “Verificar solicitações não resolvidas e fazer o fechamento da semana” toda sexta-feira.
• RH: “Verificar os resultados da integração de novos colaboradores” toda segunda-feira.

É preciso manter documentos e modelos atualizados. As leis mudam, e as regras internas são atualizadas. Por exemplo, uma tarefa para a equipe jurídica: “Revisar e atualizar os modelos de contrato” a cada três meses.

É necessário conferir dados de diferentes sistemas. Isso garante que os relatórios sejam consistentes e que o gestor tenha uma visão real da situação. Por exemplo, uma tarefa para o departamento financeiro: “Conferir os saldos das contas bancárias e a movimentação financeira” toda semana.

Como funcionam as tarefas recorrentes

Você configura a tarefa recorrente uma única vez, informando a descrição, o prazo de execução, a pessoa responsável, as condições de repetição e quaisquer outros detalhes. Depois disso, as tarefas são criadas automaticamente conforme o agendamento: todos os dias, semanas, meses ou anos. O Bitrix24 copia a estrutura da tarefa original: listas de verificação, arquivos, subtarefas e participantes. Assim, a equipe mantém um ritmo estável de trabalho, o gestor não precisa enviar lembretes manualmente e os processos seguem sem interrupções.

Por exemplo, na produção, uma tarefa chamada “Verificar os equipamentos e atualizar o registro de manutenção” é criada automaticamente a cada duas semanas. O colaborador registra a conclusão no Bitrix24, e o gestor acompanha o histórico de inspeções, sem controles manuais nem planilhas.

Como configurar uma tarefa recorrente

Na tarefa recorrente, você define o agendamento, o responsável, o prazo de execução e outros parâmetros. A partir daí, as tarefas serão criadas automaticamente com essas configurações.

Parâmetros principais. Preencha os campos da tarefa: nome, descrição, responsável e outros. Se necessário, adicione detalhes, como arquivos, uma lista de verificação e lembretes. Todos esses parâmetros serão exibidos em cada nova tarefa.
Como atribuir tarefas corretamente no Bitrix24

Repetições. Configure a frequência com que a tarefa deve ser criada:

• Frequência de repetição: diariamente, semanalmente, mensalmente ou anualmente. Por exemplo, uma tarefa chamada “Verificar novas solicitações no CRM” é criada automaticamente toda semana para o gerente de vendas.
• Intervalo: o espaço entre as repetições, como em dias alternados, a cada duas semanas, a cada dois meses e assim por diante. Por exemplo, a cada duas semanas, o gestor recebe a tarefa “Verificar as tarefas do departamento”, o que facilita o acompanhamento e o planejamento regulares.
• Dias específicos: escolha uma data ou um dia da semana, como toda quarta-feira, no dia 20 de cada mês ou em 15 de abril.

Data de início das repetições. Por padrão, as tarefas recorrentes começam a ser criadas logo após a configuração, mas você pode definir uma data de início. Por exemplo, o profissional de marketing planeja lançar uma nova campanha publicitária em 1º de novembro e configura a criação da tarefa “Verificar os criativos e os textos dos anúncios” a partir dessa data. As tarefas não serão criadas antes de 1º de novembro: elas começarão a ser criadas exatamente conforme o agendamento. Isso é útil para planejar o início do trabalho com antecedência, sem precisar memorizar a data.

Data de término. Se as tarefas forem necessárias apenas até determinado momento, você poderá definir uma data para encerrar as repetições. Isso ajuda a manter os processos atualizados e evita a criação de tarefas desnecessárias. É possível encerrar a repetição de uma tarefa de acordo com diferentes condições:

• Por data. Por exemplo, se os relatórios forem necessários apenas até o fim do ano, informe 31 de dezembro.
• Por número de repetições. Por exemplo, se uma ação de marketing durar três semanas, defina três repetições. Depois disso, as tarefas deixarão de ser criadas.
• Sem limites. Para processos contínuos, a tarefa será criada automaticamente até que você interrompa a repetição manualmente.

Prazo da tarefa. Informe quanto tempo após a criação a tarefa deve ser concluída. O responsável verá imediatamente quando precisa terminar o trabalho. Por exemplo, para a tarefa “Preparar relatório de vendas”, você pode definir o prazo de dois dias após a criação. O gerente vê a data exata no formulário da tarefa e organiza seu tempo para preparar o relatório sem correria.

Após a criação de uma tarefa recorrente, o Bitrix24 salva automaticamente um modelo de tarefa com todas as condições e detalhes: descrição, participantes, arquivos, listas de verificação e agendamento. O modelo permite criar novas tarefas corretamente, conforme as suas configurações. Você pode editá-lo a qualquer momento:

• Alterar o agendamento ou remover as repetições.
• Alterar as condições da própria tarefa: descrição, prazos, participantes e outros parâmetros.

Isso é útil quando as condições de trabalho mudam, o processo é temporariamente interrompido ou é preciso adicionar novos materiais.

Por exemplo, no departamento de marketing, o modelo da tarefa “Verificar as campanhas publicitárias” pode ser excluído na baixa demanda. Quando começa um novo período de maior atividade, as tarefas recorrentes são configuradas novamente e passam a ser criadas automaticamente conforme o agendamento.

Na contabilidade, o modelo “Entregar relatórios contábeis” é atualizado no início do ano caso os prazos de entrega mudem ou novos formulários sejam adicionados. Assim, as tarefas são criadas com prazos e arquivos atualizados, e o contador não perde os prazos de entrega por causa de informações desatualizadas.
Tarefas recorrentes, como criar e configurar

No modelo, você pode alterar os parâmetros da tarefa e das repetições