As tarefas no Bitrix24 são uma ferramenta para planejar, delegar e acompanhar o trabalho da equipe. Elas ajudam a registrar atividades, atribuir responsáveis e acompanhar o progresso em um só lugar.

Criar tarefas é mais prático do que depender da memória, de chats ou de e-mails: as tarefas não se perdem e cada uma tem um responsável e um prazo. A equipe tem uma visão completa do trabalho, desde pequenas atividades até grandes projetos. As tarefas reduzem o trabalho rotineiro do gestor e ajudam a concentrar a atenção na estratégia, sem precisar acompanhar cada detalhe.

Por que criar tarefas

Quando as atividades são atribuídas pessoalmente, por chat ou por telefone, é fácil perdê-las de vista. Por exemplo:

• O vendedor esqueceu de validar o contrato com o advogado a tempo → o cliente recebeu o documento mais tarde → o projeto começou com atraso.
• O gestor atribuiu uma atividade verbalmente ao vendedor, sem definir um prazo → o vendedor se esqueceu dela → houve atraso na entrega e os prazos do projeto foram comprometidos.

No Bitrix24, o trabalho com tarefas fica centralizado: cada tarefa tem um responsável, um prazo e um status. O gestor sempre sabe quem é responsável pelo trabalho, em que etapa a tarefa está e até quando ela deve ser concluída.

As tarefas ajudam os gestores a:

• Registrar o que foi combinado. Assim, ninguém se esquece do que precisa ser feito. Por exemplo, se você pedir a um colaborador que prepare um relatório, todos os detalhes ficam na tarefa: o que fazer, como fazer e até quando.
• Manter o foco nas prioridades. Os prazos ajudam a definir prioridades para que a equipe trabalhe no que é importante e não perca tempo com atividades secundárias.
• Organizar o trabalho em equipe. Todos os envolvidos podem consultar as informações da tarefa em um só lugar: distribuição de responsabilidades, prazos, comentários e arquivos.
• Simplificar a comunicação. O chat e os arquivos ficam vinculados à tarefa, para que os colaboradores mantenham o contexto e encontrem as informações necessárias mais rapidamente.
• Delegar atividades. O gestor pode atribuir atividades à equipe com a segurança de que serão realizadas. Isso libera tempo para decisões estratégicas e ajuda a desenvolver as habilidades da equipe.
• Acompanhar o progresso. É possível ver quanto já foi feito e quanto falta para alcançar o resultado. Isso ajuda a ajustar o processo a tempo.
• Planejar a carga de trabalho. O gestor vê quantas tarefas cada colaborador possui e pode distribuir o trabalho de forma equilibrada, evitando sobrecargas.
• Avaliar a eficiência. É possível analisar a execução das tarefas, avaliar os KPIs e identificar gargalos que tornam o trabalho mais lento.
• Gerenciar projetos. Tarefas grandes podem ser divididas em subtarefas ou listas de verificação. Isso facilita o acompanhamento de processos complexos, desde a integração de novos colaboradores até o lançamento de um produto.

Quando criar uma tarefa

Crie uma tarefa quando:

• For importante registrar o prazo de conclusão para evitar atrasos e descumprimento de prazos. Por exemplo: “Validar com o designer o layout final do banner até 24 de setembro”.
• Você atribuir trabalho a colegas para delegar e reduzir sua própria carga de trabalho. Por exemplo: “Verificar e atualizar os dados de contato do cliente até amanhã”.
• For preciso distribuir as responsabilidades entre os envolvidos para deixar claro quem faz o quê. Por exemplo, o profissional de marketing prepara a apresentação e o assistente administrativo reserva a sala de reuniões: ambos são adicionados à tarefa.
• O trabalho tiver várias etapas, para acompanhar o progresso em cada uma delas. Por exemplo: “Lançar uma campanha publicitária: aprovar o orçamento → preparar os criativos → configurar a segmentação → testar os anúncios → lançar a campanha”.
• A atividade não precisar ser realizada imediatamente, para não depender da memória nem esquecer nada. Por exemplo: “Encomendar os materiais gráficos para a conferência até o fim do mês”.

Quais informações são essenciais em uma tarefa

Uma tarefa clara deixa evidente o resultado esperado. Para contribuir com o negócio, as tarefas precisam ser compreensíveis, específicas e fáceis de acompanhar. Há quatro informações essenciais sem as quais uma tarefa perde a eficiência.

Nome: é a primeira informação que o responsável vê. O nome ajuda a entender o que precisa ser feito e a distinguir a tarefa das demais. Quanto mais curto e preciso for o nome, mais fácil será entender a atividade sem perder tempo com explicações.

Um bom nome de tarefa deve:

• conter uma ação, indicando o que precisa ser feito, por exemplo, “preparar”, “verificar” ou “criar”;
• ser específico, refletindo o objetivo da tarefa, e não apenas um tema geral;
• ser conciso, sem incluir detalhes desnecessários que podem ficar na descrição da tarefa.

Veja exemplos para diferentes áreas de negócio:

Vendas:

• Exemplo ruim: “Ligar para os clientes”
• Exemplo bom: “Ligar para 15 clientes da base de leads mornos e agendar reuniões”

RH:

• Exemplo ruim: “Vaga”
• Exemplo bom: “Preencher a vaga de gerente de compras”

Compras/operações:

• Exemplo ruim: “Pedido”
• Exemplo bom: “Fazer o pedido de 50 conjuntos de uniformes para o departamento de logística”

Descrição: apresenta o contexto e os detalhes da tarefa. Explique o que precisa ser feito, por quê e qual deve ser o resultado. Se faltarem informações, o trabalho pode demorar mais ou o resultado pode ser diferente do esperado.

Use o CoPilot para melhorar o texto: ele ajuda a acrescentar detalhes e reescrever no estilo desejado.
O CoPilot em Tarefas

Para tarefas simples, escreva orientações breves. Para tarefas complexas, forneça um contexto detalhado:

• Tarefa simples: “Pagar a fatura nº 123 da empresa Flores Ltda., no valor de R$ 5.000,00, até as 17h do dia 15 de setembro.”
• Tarefa complexa: “Preparar uma apresentação para o cliente Alfa.
  Objetivo: renovar o contrato.
  Público: diretoria.
  Pontos principais: casos de sucesso, economia de 20% e suporte técnico 24 horas por dia, 7 dias por semana.
  Contato: João Silva, do departamento de marketing.”

Responsável: selecione o colaborador que vai realizar a tarefa. Cada tarefa tem apenas um responsável.

• Colaboradores do seu departamento. Defina o responsável desde o início para deixar claro quem responde pelo resultado. Considere a carga de trabalho dos colegas para que as tarefas sejam concluídas no prazo. Para isso, use os filtros de tarefas. Por exemplo, se um colaborador já tiver 15 tarefas ativas, é melhor atribuir a atividade a um colega com uma carga de trabalho menor.
  
• Colegas de outros departamentos. É comum que as tarefas envolvam colegas de outros departamentos, como designers, advogados ou contadores. Nesses casos, atribua a tarefa diretamente ao colaborador adequado. Se não souber a quem atribuí-la, selecione o gestor do departamento para que ele distribua o trabalho entre a equipe.
  Estrutura da empresa, nova interface e recursos
  

  Para tarefas padronizadas, é prático usar um fluxo, uma lista de tarefas compartilhada do departamento. Os colegas adicionam tarefas ao fluxo, e elas são distribuídas entre os responsáveis. Por exemplo, se os advogados recebem pedidos frequentes de revisão de contratos, essas tarefas entram no fluxo do departamento jurídico e não se perdem. O gestor acompanha a carga de trabalho e os colaboradores recebem suas atividades sem confusão nem mensagens desnecessárias.
  Começar a trabalhar com os Fluxos Bitrix24

• Trabalho em equipe. Se várias pessoas estiverem envolvidas na tarefa, adicione-as como participantes. Por exemplo, o profissional de marketing escreve o texto e o designer cria o layout.

Prazo: é a data e a hora até as quais a tarefa deve ser concluída. Sem um prazo, a tarefa perde prioridade e pode ser esquecida: sua execução é adiada e acaba demorando mais. O prazo ajuda os responsáveis a manter a disciplina e os gestores a distribuir a carga de trabalho e acompanhar o resultado.

O Bitrix24 lembra o responsável da tarefa um dia antes do prazo e destaca a tarefa quando ela está atrasada. Isso permite identificar o problema rapidamente e agir: avisar o responsável, envolver colegas ou alterar o prazo.

Cenários de trabalho com tarefas

As informações básicas, como nome, descrição, responsável e prazo, tornam a tarefa clara. Mas o dia a dia envolve situações diferentes, desde uma atividade simples, como “ligar para o cliente”, até um projeto complexo com equipe e várias etapas.

No Bitrix24, é possível atender a diferentes cenários: destacar tarefas urgentes, dividir atividades complexas em etapas, envolver colegas de outros departamentos, atribuir trabalho a um prestador de serviços ou configurar tarefas recorrentes. Isso ajuda a adaptar a tarefa a cada situação, preservar os detalhes e acompanhar o progresso em qualquer etapa.

Tarefas importantes ou urgentes

Em qualquer negócio, há tarefas que precisam ser concluídas até uma data específica. Pode ser uma urgência que exige ação imediata ou um trabalho com prazo fixo. Por exemplo:

• preparar uma proposta comercial para um cliente estratégico até o fim do dia;
• alterar os preços da loja on-line até a manhã seguinte;
• preparar os documentos fiscais até o dia 25;
• preparar um comunicado à imprensa para o lançamento de um produto;
• comprar equipamentos até a data de início de um novo colaborador.

Se essas tarefas não forem marcadas como importantes ou urgentes, elas podem passar despercebidas entre as demais, e a empresa corre o risco de perder dinheiro e clientes.

Como criar essas tarefas:

Defina o prazo. Mesmo que seja “até o fim da semana”, é importante registrá-lo.

Marque a tarefa como importante para destacá-la das demais.

Configure lembretes para ajudar o responsável a concluir a tarefa no prazo. Por exemplo, se um relatório precisa ser entregue amanhã até as 19h, você pode configurar um lembrete para amanhã às 9h e outro para uma hora antes do prazo.

A tarefa urgente aparece destacada na lista

Tarefa complexa ou extensa com várias etapas

Se uma tarefa envolver várias ações, será mais fácil realizá-la quando estiver dividida em etapas. Por exemplo:

• Receber um novo colaborador: preparar o posto de trabalho → apresentar o escritório → apresentar as normas internas → assinar os documentos → realizar o treinamento inicial.
• Preparar um produto para venda: fotografar → preparar a descrição → publicar no site → verificar a exibição.
• Lançar uma campanha publicitária: aprovar o briefing → preparar os criativos → configurar a segmentação → testar → lançar.

Sem uma estrutura, é fácil esquecer alguma coisa. Nesse caso, o gestor terá que lembrar a equipe de cada etapa separadamente.

Como criar essas tarefas:

Adicione uma lista de verificação para estruturar a tarefa e não deixar nada passar. Você pode usá-la de diferentes maneiras:

• Como uma lista de conferência para não esquecer etapas importantes, por exemplo, verificar os documentos antes de enviá-los ao cliente;
• Como uma sequência de ações para realizar a tarefa por etapas, por exemplo, reunir os materiais, validar e aprovar.

Assim, o responsável consegue planejar melhor o trabalho e o gestor vê imediatamente o que já foi feito e o que ainda está em andamento.

Atribua etapas específicas aos participantes. Na lista de verificação, é possível indicar quem é responsável por cada item. Por exemplo, o designer prepara as imagens, o profissional de marketing escreve a descrição, o desenvolvedor cria o layout da página do site e o responsável pela tarefa acompanha todo o processo. Isso agiliza a execução e evita concentrar a carga de trabalho em um único colaborador.

Anexe arquivos e documentos para que a equipe trabalhe com materiais atualizados e não perca tempo procurando por eles.

Configure lembretes se as etapas forem realizadas em momentos diferentes. Isso ajuda o colaborador a não adiar a execução e poupa o gestor de enviar lembretes adicionais.

Trabalho em equipe em uma tarefa

Muitas tarefas envolvem várias pessoas ao mesmo tempo. Uma escreve o texto, outra prepara o design e uma terceira verifica o resultado. Sem uma distribuição clara de funções, o trabalho pode virar uma confusão: etapas são esquecidas, prazos não são cumpridos e o gestor precisa manter tudo na memória.

No Bitrix24, é possível atribuir funções para que o trabalho avance com clareza e sem confusão:

Defina o responsável, a pessoa que responde pelo resultado. Mesmo que várias pessoas estejam envolvidas, a responsabilidade final sempre fica com uma única pessoa.

Adicione participantes para que cada colaborador realize sua parte da tarefa. O trabalho pode ocorrer em paralelo, quando os colegas realizam as etapas ao mesmo tempo, ou em sequência, quando uma pessoa começa após a conclusão da etapa anterior. Nos dois casos, o gestor acompanha o progresso geral e sabe em qual etapa a equipe está.

Adicione observadores, colaboradores que não executam a tarefa, mas precisam acompanhar o processo ou o resultado. Por exemplo, um profissional de RH acompanha a tarefa de integração de um novo colaborador para garantir que todas as etapas sejam concluídas.

Os observadores veem todos os comentários, arquivos e alterações. Eles podem abrir a tarefa e consultar os detalhes a qualquer momento, sem interromper os responsáveis com perguntas sobre o andamento. Isso reduz as mensagens desnecessárias e economiza o tempo da equipe.

O que mais incluir na tarefa:

Use listas de verificação para dividir a tarefa em etapas específicas e atribuí-las aos participantes. Isso ajuda cada pessoa a entender exatamente o que precisa fazer e permite que o gestor acompanhe o progresso e tenha a segurança de que nenhuma etapa será esquecida.

Anexe arquivos para reunir os materiais e documentos necessários em um só lugar. Os colaboradores trabalham apenas com versões atualizadas, e o gestor tem a segurança de que a equipe não perde tempo procurando contratos, layouts ou instruções nem comete erros por usar informações desatualizadas.

Configure lembretes. É possível configurá-los para cada pessoa envolvida na tarefa. Os lembretes ajudam os responsáveis e participantes a concluir suas etapas no prazo. Para os observadores, eles servem para acompanhar o resultado da tarefa e intervir quando necessário.

Tarefas recorrentes

Muitos processos incluem atividades que precisam ser realizadas regularmente, como preparar relatórios, pagar contas, verificar equipamentos e publicar conteúdo. Se essas tarefas forem criadas manualmente, é fácil esquecer algo, deixar de entregar um relatório ou atrasar um pagamento.

No Bitrix24, essas tarefas podem ser configuradas como recorrentes para serem criadas automaticamente de acordo com uma programação. Isso economiza o tempo do gestor, reduz o risco de erros e garante que processos importantes sejam realizados no prazo.

Exemplos de tarefas recorrentes:

• Relatório semanal de vendas: toda segunda-feira, o vendedor prepara os dados e o gestor recebe o resultado no prazo.
• Pagamentos recorrentes: o contador recebe uma tarefa para pagar contas ou salários, o que ajuda a evitar atrasos e multas.
• Manutenção de equipamentos: uma vez por mês, o técnico verifica os aparelhos de ar-condicionado ou faz o backup dos servidores, evitando falhas na empresa.
• Publicação de conteúdo: o profissional de marketing prepara postagens ou e-mails de acordo com um cronograma, reduzindo o risco de perder a data de publicação.

Como criar essas tarefas:

Crie um modelo de tarefa para orientar o trabalho dos colaboradores. Defina as pessoas envolvidas, anexe os arquivos necessários e adicione ferramentas complementares. Clique em Modelos de tarefas e tarefas recorrentes e configure a frequência de repetição. Isso ajuda a executar os processos recorrentes seguindo o mesmo procedimento, sem perder tempo com explicações desnecessárias.
Quais recursos de tarefas ajudam a dar conta de tudo e não perder detalhes

Configure a frequência de repetição da tarefa: diária, semanal, mensal ou de acordo com uma programação personalizada. Defina a data a partir da qual as tarefas serão criadas automaticamente e até quando elas devem ser criadas. Isso ajuda os colaboradores a seguir uma programação clara e dá ao gestor a segurança de que os processos recorrentes serão realizados no prazo.

Por exemplo, você pode configurar a tarefa “Preparar o relatório de vendas” para ser criada toda sexta-feira às 12h, de 1º de dezembro a 19 de junho.