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Bitrix24.Sign: caso de uso

Neste artigo, coletamos informações sobre a nova ferramenta Bitrix24.Sign e um bom exemplo de como trabalhar com ela.

A ferramenta será útil para empresas que trocam documentos com frequência com seus clientes e desejam tornar esse processo o mais rápido, simples e conveniente possível.

Para ler mais detalhadamente, consulte o artigo Bitrix24.Sign: visão geral.

O processo de assinatura de documentos consiste em várias etapas:

  1. O funcionário cria um documento, preenche os dados e envia para assinar.
  2. O diretor da primeira parte assina o documento.
  3. O documento assinado pela primeira parte é enviado ao cliente para assinatura.

A nova ferramenta Bitrix24.Sign é uma assinatura eletrônica, não digital. Cada país tem suas próprias leis e requisitos para o uso de assinaturas eletrônicas. Em alguns países, um acordo especial deve ser assinado com o cliente para usar uma assinatura eletrônica. Além disso, esse método de assinatura não é permitido para todos os tipos de documentos.

Portanto, se você não tiver certeza se o Bitrix24.Sign é adequado para assinar seu documento, consulte advogados. A confiança nessas assinaturas é de responsabilidade do indivíduo que aceita o documento.


Preparar e enviar um documento

Crie um documento. Clique em Assinar (Sign).

Exemplo: pode ser uma fatura ou um contrato.

Na próxima etapa, você pode solicitar ou adicionar elementos adicionais ao documento: detalhes da contraparte, data do documento, carimbos e assinaturas.

Especifique o e-mail ou o número de telefone celular do diretor de sua empresa e de sua contraparte. Desta forma, uma solicitação para assinar documentos será enviada a eles. Se todos os dados estiverem corretos, envie o documento para assinar.

Para ler mais detalhadamente, consulte o artigo Bitrix24.Sign: criar e enviar um documento eletrônico para assinar.

Assinar documento: diretor de sua empresa

Uma vez enviado, o documento vai para o diretor da sua empresa para assinatura. O diretor verifica o documento e carrega a assinatura e o selo nos campos destacados. Uma vez preenchido, o documento é assinado e enviado ao seu cliente.

Para ler mais detalhadamente, consulte o artigo Bitrix24.Sign: como o diretor da sua empresa assina um documento eletrônico?.

Assinar documento: seu cliente

Na próxima etapa, o documento é assinado pelo seu cliente. O cliente preenche todos os dados solicitados e também carrega sua assinatura.

Para ler mais detalhadamente, consulte o artigo Bitrix24.Sign: como o cliente assina um documento eletrônico?.

Assim que o cliente assinar o documento, será enviado um e-mail a todas as partes com um arquivo PDF e informações de que o documento foi assinado. Você pode visualizar ou baixar o documento imediatamente.

Além disso, você pode verificar se a contraparte não modificou os termos ou o valor do documento. Para isso, verifique a autenticidade do documento assinado através do nosso serviço online especial.

Para ler mais detalhadamente, consulte o artigo Bitrix24.Sign: como verificar a integridade de um documento eletrônico assinado?.

Com o tempo, o número de documentos pode aumentar. Use a visualização pipeline para que os funcionários possam ver qual documento está em processo de aprovação e os supervisores possam monitorar o trabalho dos subordinados.

Para ler mais detalhadamente, consulte o artigo Bitrix24.Sign: como controlar o processo de trabalho com documentos?.
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