Na rotina de trabalho, alguns funcionários executam as mesmas tarefas repetitivamente, por exemplo, no caso de um contador que envia relatórios a cada três meses ou no caso de um gerente de vendas que envia relatórios regularmente.

Para não perder tempo recriando essas tarefas, o Bitrix24 possui uma ferramenta de modelos de tarefa.

Usando esta ferramenta, você pode criar tarefas do mesmo tipo e com a mesma descrição, seus participantes, prazos e, pode definir a frequência de sua repetição.

Para criar um modelo de tarefa, clique em Tarefas e projetos > Mais > Modelos.

Você vai visualizar uma lista com todos os modelos de tarefas existentes. Para criar um novo modelo, clique no Criar.

Em seguida, você pode editar o modelo como uma tarefa comum: pode inserir o título e uma breve descrição utilizando as ferramentas de edição, pode indicar a prioridade e adicionar os Participantes e os Observadores.

Como especificar um prazo de modelo de tarefa

No campo Prazo, especifique o período em que a tarefa deve ser concluída, por exemplo, em 10 dias e clique em Salvar.

O modelo de tarefa foi criado e você pode visualizá-lo quando quiser criar uma nova tarefa ao clicar em Modelos de tarefa, selecione o modelo criado por você.

Você vai notar que Bitrix24 aplicou automaticamente a configuração de data ao criar uma nova tarefa.

Emitir permissões de modelo de tarefas

Você pode definir permissões para que esse modelo de tarefa seja utilizado pelos seus colegas.

Para fazer isso, abra o modelo de tarefa e clique em Mais > Permissões de acesso.

Clique em Adicionar e selecione o funcionário a quem você deseja conceder essa permissão de acesso e determine o tipo de permissão: Somente leitura ou acesso total.

Como trabalhar com modelos em tarefas

Você pode criar tarefas com base em modelos prontos diretamente da seção de Tarefas e Projetos.

No primeiro caso, ao visualizar uma tarefa, clique em Adicionar > Criar tarefa usando modelo e selecione o modelo com o qual deseja trabalhar.

No segundo caso, na lista de tarefas, clique na seta ao lado do botão Criar e selecione Tarefa usando modelo. E para visualizar todos os modelos disponíveis, clique em todos os modelos.

Como repetir uma tarefa

Para que a tarefa seja repetida automaticamente com certa frequência, habilite a opção Repetir Tarefa.

Aqui você pode definir o período de repetição - dia, semana, mês, ano.

Defina o tempo em que as repetições devem parar.As seguintes configurações de período estão disponíveis para você:

Sem data de término: a repetição nunca vai parar.

data de término: o sistema irá parar de repetir a tarefa no dia especificado.

Concluir após...interações: o número especificado de tarefas será criado, e após alcançar o número estipulado por você, a repetição será interrompida.

Como vincular subtarefas

Você tem várias opções para vincular a um modelo de subtarefa.

Abra a seção Mais em sua tarefa modelo e selecione Subtarefa. Em seguida, clique em Modelo > Adicionar.

Na lista suspensa, você pode escolher a qual modelo vincular a subtarefa.

Vá para a lista de tarefas e clique no pequeno menu ao lado do nome da tarefa. E então, selecione Adicionar subtarefa para modelo.

Ao abrir um modelo de tarefa já finalizado, clique no botão Adicionar subtarefa no canto superior direito.

Como adicionar uma tarefa a um novo funcionário

Para definir automaticamente uma tarefa para um novo funcionário, abra o modelo de tarefa que deseja e clique em Opções > Modelo de tarefa para um novo empregado.

Observe que esta opção só pode ser selecionada pelo administrador do portal para um modelo recém-criado.

Ações com um modelo de tarefa pronto

Com um modelo de tarefa pronto, você pode executar várias ações:

Criar tarefa neste modelo

Adicionar submodelo

Copiar modelo

Excluir

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