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Bitrix24.Sign: criar e enviar um documento eletrônico para assinar

Bitrix24.Sign é uma ferramenta poderosa que permite criar documentos e enviá-los à sua contraparte para assinatura em alguns minutos.

A ferramenta Bitrix24.Sign é uma assinatura eletrônica, não digital. Cada país tem suas próprias leis e requisitos para o uso de assinaturas eletrônicas. Em alguns países, um acordo especial deve ser assinado com o cliente para usar uma assinatura eletrônica. Além disso, esse método de assinatura não é permitido para todos os tipos de documentos.

Portanto, se você não tiver certeza se o Bitrix24.Sign é adequado para assinar seu documento, consulte advogados. A confiança nessas assinaturas é de responsabilidade do indivíduo que aceita o documento.

Há duas maneiras de começar a trabalhar com o Bitrix24.Sign: escolher um documento do CRM, ou criar um novo, conforme explicado a seguir.


Como criar um documento eletrônico

Para adicionar um novo documento para assinatura, navegue até a seção Bitrix24.Sign e clique em Assinar.

Selecione o formato do documento e carregue um arquivo do seu computador para editar. Você também pode usar um documento carregado anteriormente. Para fazer isso, escolha um modelo e clique em Continuar.

Preencha os campos:

  • Pessoa a assinar como remetente (sua parte): insira o nome do funcionário que assinará o documento em seu nome.
  • Remetente: é preenchido por padrão com os dados da sua empresa. Se você tiver várias empresas, selecione aquela que você precisa.
    Informações da minha empresa
  • Destinatário: selecione um contato do CRM que assinará o documento.

Depois que esses campos estiverem preenchidos, clique em Continuar.

Clique em Editar para adicionar detalhes extras ao seu documento. Use os blocos à direita: Remetente, Destinatário e Comum.

Remetente

As informações da sua entidade legal serão inseridas no documento. Você pode preenchê-las antecipadamente ou no momento da assinatura.

Uma assinatura e um carimbo serão solicitados a um funcionário da sua empresa no momento da assinatura.

Destinatário

Informações, assinatura e carimbo serão solicitados ao cliente no momento da assinatura.

Comum

  • Texto: adicione qualquer texto ao documento, por exemplo: objeto do contrato, condições de pagamento, data da procuração, etc.
  • Data: especifique a data de assinatura do contrato, prazo de entrega, data de pagamento, etc.
  • Número: será exibido o número do documento especificado durante sua criação.
  • Campo do CRM: você pode inserir qualquer informação salva no cartão de Contato ou solicitá-la ao cliente. Por exemplo, data de nascimento, posição, etc.

Coloque o cursor na seção necessária do seu documento, selecione um elemento à direita e clique em Inserir. Em seguida, personalize a localização dos carimbos e assinaturas no documento.

Além disso, especifique a cor da assinatura no modo de edição. Esta cor será exibida em seu documento final e certificado de autenticidade.

Você pode solicitar não só a assinatura, mas também informações, carimbo e qualquer outra informação no formulário de contato. Para adicionar um campo do formulário de contato, clique em Inserir ao lado do campo do CRM. Em seguida, marque o campo da lista e clique em Selecionar.

Quando seu cliente receber um documento para assinatura, ele verá quais campos precisam ser preenchidos.

Qualquer informação do bloco Destinatário que você adicionou ao documento será solicitada ao cliente.

Mova o elemento para a parte específica do documento onde pretende inserir os dados. Use o editor para configurar a fonte, os limites e muito mais.

Depois de adicionar as informações necessárias ao documento, clique em Salvar.


Como enviar um documento para assinatura

Antes de enviar o documento, verifique os contatos do responsável da sua empresa e da contraparte. Em seguida, escolha como enviar a solicitação de assinatura do documento para cada parte:

  • por e-mail
  • por SMS

Se algum dado precisar ser editado, clique no botão Editar ao lado do documento. Se tudo estiver pronto, clique no botão Enviar para assinatura.

Após o envio do documento, o formulário de processo inteligente usual é criado, onde cada etapa será refletida.


Destaques:

Use Bitrix24.Sign para criar documentos e enviá-los à sua contraparte para assinatura em algumas etapas:

  1. Carregue um documento para assinar ou selecione um dos modelos usados anteriormente.
  2. Adicione detalhes extras ao seu documento usando três blocos no modo de edição: Remetente, Destinatário e Comum.
  3. Insira os elementos necessários, como assinatura e carimbo, e personalize seu tamanho e localização.
  4. Verifique os contatos do responsável da empresa e da contraparte antes de enviar o documento.
  5. Escolha como enviar um pedido de assinatura de documentos: por e-mail ou por SMS.
  6. Envie o documento para assinatura clicando no botão correspondente.

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