Lição 1. Fluxos. Visão geral

Introdução
Se você é chefe de departamento ou gerente geral, aqui estão algumas questões para refletir:

• Quantas tarefas sua equipe está realizando atualmente?
• Dessas tarefas, quantas você classificaria como “típicas” ou “repetitivas”? Como você as está gerenciando?
• Se alguém da sua equipe não cumprir o prazo, qual você acha que é o motivo subjacente?

Se achar difícil responder imediatamente, você pode precisar de uma ferramenta especial para ajudá-lo com isso.
Tomemos como exemplo um departamento típico de uma empresa, como o departamento jurídico, de marketing ou de desenvolvimento web. Eles geralmente têm que lidar diariamente com muitas solicitações (tarefas) recebidas de outros departamentos. Naturalmente, a diretoria da empresa precisa controlar e gerenciar o fluxo de tarefas. Caso contrário, pode se tornar um caos, onde será difícil saber quem está fazendo o quê.
Mas o maior risco é que você não consiga realmente resolver a situação se não souber qual é o problema subjacente. Pode ser uma carga de trabalho desigual, muitas tarefas em geral, responsabilidade pessoal de alguém ou uma combinação de todos os fatores acima. E é aí que os Fluxos do Bitrix24 entram em ação.

Fluxos no Bitrix24
Os fluxos são uma ferramenta de gerenciamento de tarefas simples e conveniente no Bitrix24. Eles permitem combinar tarefas do mesmo tipo, distribuí-las uniformemente entre os membros da equipe e rastrear vários parâmetros, como prazos, status da tarefa e até mesmo a posição atual da tarefa na fila. Esta ferramenta também simplifica o processo de atribuição de uma tarefa, já que você nem precisa escolher o responsável: o sistema fará isso automaticamente para você.

Outra grande vantagem dos Fluxos é que você pode configurar um modelo para atribuir tarefas, o que elimina a necessidade de esclarecimentos e ajuda a economizar tempo extra.

Principais benefícios dos Fluxos
Resumindo, usando fluxos no Bitrix24, você pode:

• Eliminar o caos e colocar ordem no seu processo de gerenciamento de tarefas. A configuração é super fácil e não requer conhecimentos técnicos;
• Obter uma visão clara da carga de trabalho do seu departamento e dos seus funcionários para gerenciá-la com mais eficiência;
• Identificar gargalos e atrasos monitorando a eficiência do trabalho em tempo real;
• Regular o fluxo de tarefas recebidas, manual ou automaticamente;
• Fornecer dados concretos sobre a carga de trabalho de qualquer departamento.

Identificando gargalos
Por último, mas não menos importante, os Fluxos do Bitrix24 permitem que você e a diretoria da empresa avaliem a eficiência de um determinado departamento e, caso esteja abaixo do esperado, identifiquem possíveis motivos com base em estatísticas concretas, em vez de adivinhar e corrigir o problema.