Lição 2. Configuração de fluxos

Abaixo estão vários exemplos de operações e tarefas rotineiras que a maioria das empresas enfrenta:

• Criação, auditoria e aprovação de documentos (departamento jurídico);
• Criação de assets visuais para marketing (designers gráficos);
• Melhorias e manutenção do site (departamento de desenvolvimento web);
• Compra de suprimentos de materiais (departamento de suprimentos);
• Reembolso de despesas de viagens de negócios (departamento de contabilidade).

Como você pode ver, há muitas tarefas e operações que simplesmente requerem otimização e devem ser abordadas.

Tomemos como exemplo o processo de aprovação de contratos de vendas e outros documentos legais para criar nosso primeiro Fluxo no Bitrix24. Tudo o que precisamos fazer é seguir estes 4 passos fáceis.

Passo 1. Criar um fluxo
Clique no botão “NOVO FLUXO” e preencha os campos:

• um nome curto, mas descritivo, para facilitar a localização do seu fluxo;
• uma descrição adequada para explicar para que serve esse fluxo.

NOME – Aprovação de documentos
DESCRIÇÃO - Aprovação e auditoria de diversos documentos legais, como contratos de vendas, contratos de serviços, etc.

Aqui também precisamos decidir quem poderá adicionar tarefas ao fluxo (todos os funcionários ou pessoas selecionadas) e definir o tempo planejado para conclusão das tarefas. Quando uma tarefa é adicionada ao fluxo, seu prazo será calculado e definido automaticamente com base no tempo planejado para conclusão.

Você também pode desativar a opção “Pular feriados e finais de semana”. Porém, no nosso caso, o departamento jurídico trabalha de segunda a sexta, das 9h às 17h, então deixamos esta opção habilitada e clicamos em PRÓXIMO.

Passo 2. Definir preferências de fluxo
Aqui, precisamos adicionar pessoas à equipe de fluxo e escolher como queremos que as tarefas sejam atribuídas, seja através da fila ou manualmente. Há uma terceira opção que estará disponível em breve: autoatribuir tarefas. Com esta opção, os usuários poderão escolher as tarefas pendentes assim que concluírem as tarefas atuais.

Existem também algumas opções adicionais que você pode modificar, como:

• Permitir que o responsável possa alterar o prazo (porém, como a aprovação de documentos legais é um processo estritamente regulamentado, desabilitaremos esta opção);
• Ativar alerta de ponto médio (um lembrete extra pode ser útil, por isso deixaremos esta opção ativada);
• Enviar tarefa ao criador para aprovação (esta também é uma opção útil, por isso vamos ativá-la).

Se houver um projeto em andamento ao qual você gostaria de vincular esse fluxo, você também poderá adicioná-lo nesta etapa.
Por fim, existe uma opção muito útil chamada “Criar tarefas apenas usando modelo”. No nosso caso, isso poderia realmente simplificar o processo, então vamos ativá-la também.

Passo 3. Criar modelos de tarefas
Os modelos de tarefas são uma ótima maneira de facilitar a vida de quem atribui tarefas a especialistas em seus fluxos. Os modelos ajudam a evitar muitas perguntas desnecessárias e idas e vindas inúteis.

No nosso exemplo, poderia ser algo assim:

• Por favor, forneça as seguintes informações:
• Nome do contrato: …
• Comprador: …
• Quantia: …
• Período: …
• Informação adicional:
• Anexe o contrato em formato DOCX:

Passo 4. Configuração final
Além do proprietário do fluxo (ou seja, a pessoa que criou o fluxo e gerencia as tarefas dentro dele), você também pode configurar um administrador do fluxo. Esta opção é útil em situações em que você, como proprietário do fluxo, deseja delegar as operações diárias a outra pessoa, uma vez que o administrador do fluxo também tem acesso às configurações do fluxo.

Algumas configurações adicionais que devemos mencionar são:

• Notificar se o número de tarefas pendentes exceder um determinado valor;
• Notificar se o número de tarefas em andamento exceder um determinado valor;
• Notificar se a eficiência ficar abaixo de um determinado valor percentual;
• Podemos personalizar todos esses valores de acordo com nossas preferências, o que adiciona um nível adicional de precisão ao nosso processo de gerenciamento de fluxo de trabalho.

Análise BI — EM BREVE!
O acesso à Análise BI permitirá analisar a carga de trabalho de vários departamentos e avaliar a produtividade da sua equipe. Você poderá ver se há muitas tarefas ou identificar funcionários que podem não ser tão eficientes quanto o resto da equipe.

Você pode criar vários fluxos para o mesmo departamento. Por exemplo, além de aprovar documentos, nosso departamento jurídico também pode realizar consultas sobre diversos assuntos jurídicos, o que justifica um fluxo separado. Agora, você deve ser capaz de criá-lo em apenas alguns minutos.

Se você não tiver certeza de que tipo de fluxo precisa agora, recomendamos criar um fluxo por departamento e deixá-lo funcionar por algumas semanas. Até então, você terá acumulado experiência e analisado dados suficientes para entender quais mudanças precisam ser feitas.

Experimente e crie seu primeiro fluxo agora para vê-lo em ação!