Etapas e atribuições no Kanban da RPA

Autor: Ana Laura L.

Última atualização: 28 de dezembro de 2022

Ao trabalhar com Kanban na RPA, cada elemento do fluxo deve passar da primeira etapa à última, o que significa a conclusão do fluxo.

Exemplo: aprovação de um documento ou férias.

Para iniciar a configuração, vá para a página Automação > abra a página Automação de Processo Robótico (RPA) > Todos os processados > clique no fluxo que deseja configurar.

Configuração de etapas

As etapas do Kanban de um fluxo de RPA não são diferentes das etapas de CRM. Eles são as etapas pelas quais o elemento se move. A primeira etapa marca o início do fluxo, e a último, o final.

Exemplo: a maioria dos fluxos internos de uma empresa requer aprovação dos gestores, então você pode criar uma etapa para cada aprovação. Para uma solicitação de férias, podem ser as etapas Aprovação do supervisor e Aprovação do contador.

As etapas podem ser configuradas: adicionadas, editadas ou excluidas. Para isso, clique na engrenagem e escolha a opção Configurações da etapa.

Se você deseja configurar apenas uma etapa e não todo o kanban, passe o mouse sobre a etapa e clique no ícone de lápis. Em seguida, selecione a opção desejada: edite a cor, o nome ou exclua o excesso de etapa.

No controle deslizante que se abre, você pode editar as etapas, adicionar novas ou excluir as que não precisa.

Para alterar o nome, passe o mouse sobre a etapa e clique no lápis quando ele aparecer.
Para alterar a cor, restaurar o nome original ou excluir a etapa, clique no ícone apropriado.

Observe que você não poderá excluir a primeira etapa porque o fluxo é iniciado nela. Você também não poderá excluir a última etapa bem-sucedida ou adicionar uma segunda etapa bem-sucedida, pois só pode haver uma.

Salve as alterações.

Configurações de atribuições

Atribuições são ações que um funcionário deve executar em uma etapa específica do fluxo.

Exemplo: revisar informações ou aprovar férias.

Clique em Adicionar atribuição.

Não é possível adicionar atribuição à primeira etapa.

Escolha a atribuição necessária. Existem quatro tipos de atribuições:

Aprovar ou recusar
Solicitar informações
Revisar informações
Mover para a etapa

Exemplos de atribuições: o chefe deve aprovar/rejeitar o pedido; o funcionário deve fornecer documentos ao departamento de contabilidade; o contador deve revisar os documentos apresentados.

Em seguida, consideraremos a configuração de uma atribuição no exemplo do modelo Aprovar ou recusar.

Um controle deslizante com duas guias será aberto: Geral e Mostrar campos.

Especifique o nome e o texto da atribuição. Em seguida, escolha a fila de gerentes que poderão executar esta atribuição. Tem várias opções acessíveis:

Fila do usuários: adicione à lista de funcionários que precisam processar a atribuição. Escolha uma das seguintes opções: qualquer um dos listados, qualquer, tudo na fila ou tudo.
Supervisores do funcionário: neste caso, não é necessário selecionar gerentes específicos, eles serão determinados automaticamente.

Se necessário, você pode pular usuários ausentes ou nomear usuários de reserva. Se a opção Supervisores do funcionário for selecionada, você também poderá indicar quem será o aprovador final. Para ler como a opção funciona, clique no ponto de interrogação.

Na seção Botões, selecione a cor e o nome dos botões, bem como a etapa para a qual o elemento irá após o funcionário responsável concluir a atribuição.