Os Fluxos do Bitrix24 permitem coletar as tarefas de departamentos e projetos específicos e distribuí-las entre os responsáveis.

Acesse a seção Tarefas e projetos > Fluxos.

Há duas maneiras de adicionar um fluxo, criar um do zero ou selecionar um modelo pronto. Os modelos têm um nome, uma descrição e um modelo de tarefa para o fluxo. Clique em Novo fluxo ou selecione um modelo.

Em seguida, configure o fluxo.

Preencha as informações do fluxo

1. Adicione nome e descrição do fluxo.
2. No campo Usuários com permissão para adicionar tarefas ao fluxo, selecione funcionários que poderão ver o novo fluxo e atribuir tarefas nele.
3. Especifique o prazo dentro do qual os funcionários devem concluir as tarefas, seja em horas, dias ou meses. O mesmo prazo será aplicado automaticamente a todas as tarefas do fluxo.

Configure o fluxo

1. Escolha como distribuir as tarefas entre os colaboradores. Isso determinará quem e quando receberá uma nova tarefa:

• Fila de usuários — adicione os colaboradores à fila de distribuição de tarefas. A nova tarefa será automaticamente atribuída ao próximo colaborador da lista. Quando todos os colaboradores receberem uma tarefa, a distribuição recomeçará do primeiro da fila. Essa opção é ideal para equipes onde é importante distribuir a carga de trabalho de forma equilibrada.
• Atribuir manualmente — todas as tarefas são atribuídas a um colaborador específico. Se necessário, ele pode repassá-las aos colegas. Esse método é útil quando as tarefas precisam ser inicialmente recebidas por um coordenador ou supervisor, que decide a quem delegar o trabalho. Por exemplo, no fluxo do departamento de marketing, todas as tarefas são inicialmente recebidas pelo gerente de projetos, que as avalia e as distribui entre o designer, o redator e o especialista em mídia paga.
• Autoatribuir tarefas — os colaboradores escolhem as tarefas por conta própria, quando estão prontos para começar uma nova. Essa opção é adequada para equipes onde as tarefas são distribuídas com base no princípio de escolha livre, sem atribuição rígida de responsáveis. Por exemplo, no fluxo "Departamento Jurídico", as tarefas são criadas por todos os colaboradores da empresa. Os advogados abrem a lista e escolhem a próxima tarefa quando têm disponibilidade para atender a uma nova solicitação.
• Baseado em regras de automação — as tarefas são criadas e atribuídas automaticamente por meio das regras de automação ou fluxos de trabalho. O responsável é definido nas configurações: pode ser um colaborador específico ou o valor de um campo do CRM, como "Responsável pelo negócio" ou "Criador do lead". Os parâmetros da tarefa — projeto, prazo e outros campos — são definidos nas configurações do fluxo. Por exemplo, ao mover um negócio para o estágio "Contrato", a regra de automação cria uma tarefa no fluxo "Revisão Jurídica" e a atribui a um advogado responsável pela análise de contratos.

2. Configure opções adicionais para as tarefas, como permitir que os responsáveis ​​alterem o prazo, ativar alerta de ponto médio ou enviar tarefas para aprovação ao criador.
3. Selecione um projeto para o fluxo.
4. Permita que seus colegas criem tarefas no fluxo usando um modelo.

Configure controle

1. Especifique um administrador para controlar o fluxo. Ele receberá notificações sobre mudanças nas tarefas e poderá editar as configurações.
2. Configure notificações sobre mudanças nas tarefas do fluxo. Elas avisarão o administrador sobre a sobrecarga da equipe e baixo desempenho.
3. Clique em Criar fluxo.

Você também pode editar, desativar, excluir ou fixar um fluxo. Clique em Menu (≡) e escolha a ação apropriada. A opção Disativar pausa temporariamente a operação do fluxo, e os colegas não poderão definir tarefas nele. O fluxo pode ser reativado mais tarde.