As regras de automação e gatilhos na Assinatura eletrônica são projetadas para simplificar e agilizar o processo de assinatura de documentos com seus clientes.

As regras de automação cuidam de tarefas rotineiras, como enviar e-mails para clientes e atribuir tarefas para a preparação de documentos. Já os gatilhos monitoram as ações dos clientes e as mudanças nos elementos, como a assinatura de documentos pela sua empresa e pelo cliente, e a alteração de campos. Quando uma ação é detectada, o gatilho move o elemento para a etapa correspondente.

Por exemplo, quando o diretor da sua empresa assina um documento, o gatilho move o elemento para a etapa "Documento enviado ao cliente", e a regra de automação envia o contrato para o cliente assinar.
Regras de automação e gatilhos no Bitrix24

Como adicionar regras de automação e gatilhos

1-2. Acesse a seção Assinatura eletrônica e abra a aba Regras de automação.
3. Clique em Criar.
4. Escolha a etapa na qual deseja configurar a regra de automação ou gatilho.
5. Abra a categoria necessária de regras de automação e gatilhos. Eles estão agrupados para resolver tarefas específicas: comunicação com o cliente, elaboração de documentos, pagamento, entre outros.
6. Clique em Adicionar ao lado da regra de automação ou gatilho desejado. Para adicionar várias regras de automação de uma vez, mantenha pressionada a tecla Ctrl (Cmd no Mac) e selecione as desejadas.

Os grupos de regras de automação e gatilhos na Assinatura eletrônica são os mesmos que na seção CRM, mas com um conjunto menor de ferramentas. Por exemplo, no grupo "Documentos" na seção Assinatura, há apenas gatilhos, enquanto no CRM há regras de automação e gatilhos.
Regras de automação em CRM: Documentos
Gatilhos: documentos

Como configurar regras de automação e gatilhos

Ao adicionar uma regra de automação ou gatilho, é necessário configurá-lo.

Configurações das regras de automação. Todas as regras de automação têm configurações padrão:

• Execução - a regra de automação será acionada após as anteriores ou independentemente de outras regras de automação.
• Horário - a regra de automação executará a ação imediatamente ou após algum tempo.
• Condição - a regra de automação será acionada não para todos os elementos, mas apenas para determinados. Por exemplo, apenas se o valor no documento for superior a R$ 50 mil.
  Condições nas regras de automação

As demais configurações dependem da regra de automação específica. Por exemplo, na regra de automação "Enviar e-mail ao cliente", é necessário: indicar o endereço do remetente, o assunto e o texto do e-mail, entre outros.

Quando o elemento atinge uma determinada etapa, a regra de automação envia um e-mail ao cliente, por exemplo, com o contrato, fatura ou orçamento.
Regras de automação de comunicação com o cliente

Configurações dos gatilhos. Os gatilhos também têm campos padrão:

• Condição - o gatilho será acionado não para todos os elementos, mas apenas para determinados. Por exemplo, apenas para elementos pelos quais um colaborador específico é responsável.
• Nome do gatilho - altere o nome padrão se precisar configurar vários gatilhos. Isso ajudará a encontrar rapidamente o gatilho necessário na página de configuração.
• Alterar etapa como - por padrão, o gatilho altera a etapa em nome do colaborador responsável pelo elemento. Você pode escolher outro usuário.
• Permitir a mudança para a etapa anterior - o gatilho poderá mover o elemento para a etapa anterior. Por exemplo, moverá o documento da última etapa para a primeira.

As demais configurações dependem do gatilho específico.