O agendamento online é uma ferramenta para marcar compromissos com especialistas, reservar equipamentos e recursos. Com ela, é possível acompanhar a disponibilidade dos colaboradores, enviar lembretes aos clientes sobre os compromissos e armazenar os dados no CRM. Este artigo reúne respostas para as perguntas mais frequentes sobre o agendamento online.

Para que serve o agendamento online

O agendamento online ajuda a automatizar o processo de recebimento de solicitações. Os clientes escolhem o horário e o serviço desejado por meio de um formulário ou entram em contato com um atendente, que registra o compromisso no calendário. A empresa tem acesso à agenda atualizada, evita conflitos de horários e períodos ociosos, enquanto os colaboradores são liberados de tarefas repetitivas, como atendimento telefônico.

Essa ferramenta é útil para diversos segmentos de negócios, como:

• Centros médicos — agendamento de consultas, diagnósticos e procedimentos.
• Salões de beleza — agendamento de cortes de cabelo, maquiagem e outros serviços.
• Locação de espaços — aluguel de coworkings, estúdios fotográficos e outros.
• Locação de equipamentos — aluguel de veículos e maquinário especializado.
• Serviços de consultoria — consultas jurídicas e outros tipos de assessoria.

O que são recursos

Recursos são todos os elementos necessários para a prestação de um serviço: especialistas, espaços, equipamentos, entre outros. Para cada recurso, é possível definir o tipo, o horário de funcionamento e a duração do agendamento. Por exemplo, um recurso pode ser:

• Em um centro médico — um médico e uma sala com equipamentos.
• Em uma academia — um treinador e uma sala de atividades.
• Em uma oficina mecânica — um box, um mecânico e um elevador.
• Em um coworking — uma sala de reuniões.
• Em uma locadora — veículos e outros meios de transporte.

Como o cliente pode agendar um serviço

O cliente pode agendar um serviço de duas formas:

Por meio do atendente. Quando o cliente entra em contato por telefone ou mensagem, o atendente escolhe o horário e registra o compromisso na agenda. Por exemplo, o administrador de uma clínica agenda uma consulta para o paciente, ou o atendente de uma oficina reserva um horário para reparos.

Por meio de um formulário de CRM. No Bitrix24, é possível configurar um formulário de agendamento online para que os clientes escolham o horário e o serviço desejado. Existem três tipos de formulários de CRM:

• Seleção automática de recurso — o formulário sugere automaticamente o próximo horário disponível e o especialista. Ideal para casos em que o cliente precisa de atendimento rápido e não tem preferência por um profissional específico. Por exemplo, um cliente com dor de dente pode ser atendido por qualquer dentista de plantão.
• Selecionar entre recursos disponíveis — o cliente visualiza todos os horários disponíveis em uma data específica e escolhe o mais conveniente. Indicado para situações em que a data e o horário são prioritários. Por exemplo, em uma oficina, o cliente pode reservar um horário para troca de pneus.
• Selecionar entre todos os recursos — o cliente seleciona o profissional, a data e o horário do atendimento. Esse formato é útil quando o cliente prefere um profissional específico. Por exemplo, em um salão de beleza, o cliente pode agendar com seu cabeleireiro de confiança.

Quais lembretes podem ser configurados

No agendamento online, é possível configurar lembretes automáticos para o cliente e o gerente:

• Novo agendamento — o cliente recebe uma mensagem com a data, o horário e o serviço logo após a confirmação do agendamento.
• Confirmação de agendamento — o cliente recebe um link para confirmar a reserva, e o gerente é notificado caso o cliente não confirme.
• Lembrete de agendamento — o cliente recebe um lembrete sobre o agendamento com antecedência, como na manhã do dia do compromisso.
• Lembrete em caso de atraso do cliente — o cliente recebe uma mensagem, e o gerente é notificado sobre o atraso.

Esses lembretes ajudam a reduzir o número de faltas e períodos ociosos. Os clientes são lembrados de seus compromissos, diminuindo o risco de esquecimentos, enquanto os gerentes conseguem identificar possíveis cancelamentos e agir rapidamente.
Agendamento on-line, personalizar modelos de mensagens para clientes

É possível agendar vários clientes no mesmo horário?

O agendamento online oferece a opção de overbooking, permitindo que dois clientes sejam agendados no mesmo horário. Caso um deles cancele ou remarcar, o outro permanece na agenda. Essa funcionalidade é útil em situações de cancelamentos frequentes, garantindo que a agenda não fique vazia, os colaboradores permaneçam ocupados e a empresa não perca tempo nem clientes.
Gerenciar vários compromissos ao mesmo tempo

Como agendar um cliente quando a agenda está cheia

Quando todos os horários estão ocupados, é possível adicionar o cliente a uma lista de espera. Caso haja um cancelamento, o atendente pode oferecer o horário disponível para quem já deixou uma solicitação e está aguardando. Isso evita períodos ociosos na agenda e ajuda a reter clientes.

Por exemplo, uma academia pode usar a lista de espera para treinos personalizados, enquanto uma clínica pode utilizá-la para consultas médicas.
Agendamento on-line: como adicionar um cliente à lista de espera

É possível agendar clientes diretamente do CRM?

Clientes já cadastrados no CRM podem ser agendados de duas formas:

No cartão do CRM. Acesse a seção CRM e selecione o elemento desejado, como um contato ou negócio. Na linha do tempo, clique em Agendamento online e escolha o horário para o recurso necessário.
Agendamento on-line, agende um horário no cartão do CRM

Na seção de Agendamento online. Ao criar um novo agendamento, clique em Adicionar cliente. No campo Nome do contato, comece a digitar o nome do cliente e selecione-o na lista. O agendamento será automaticamente vinculado ao CRM e aparecerá no cartão do cliente.