A abordagem para a gestão de tarefas está evoluindo: as equipes agora discutem, planejam e tomam decisões diretamente nos chats. Por isso, redesenhamos as tarefas no Bitrix24 para nos adaptarmos a essa nova realidade.

Agora, uma tarefa não é apenas um cartão com campos e comentários, mas um espaço integral onde todo o trabalho converge: discussões, ações e resultados. O chat integrado tornou-se o centro de comunicação e gestão do processo, permitindo que as equipes realizem chamadas, compartilhem arquivos e tomem decisões sem perder o contexto ou tempo alternando entre ferramentas.

Atualizamos o cartão de tarefa para refletir essa nova realidade, onde a comunicação se tornou não apenas parte do trabalho, mas sua principal ferramenta. A seguir, explicamos o que mudou e como isso agiliza o trabalho.

Novo cartão de tarefa: tudo em um só lugar

O cartão de tarefa agora é mais visual e fácil de usar, com as informações organizadas em blocos como descrição, participantes, arquivos, listas de verificação e resultados. Esse formato permite entender rapidamente o que precisa ser feito e focar na execução.

Agora inclui um chat integrado. Aqui você encontrará todo o contexto da conversa: pode ver as últimas alterações, fazer chamadas, esclarecer detalhes e tomar decisões rapidamente sem sair da tarefa.
Chats dentro das tarefas

Vantagens do novo cartão:

• Criação rápida de tarefas: adicione apenas o essencial (descrição, prazo, responsável e lista de verificação). Os demais blocos permanecem ocultos para manter o cartão compacto e funcional.
• Design uniforme: o cartão tem o mesmo visual ao ser criado e ao ser trabalhado, o que facilita a navegação e economiza tempo.
• Comunicação ágil: o chat integrado acelera as discussões e decisões, oferecendo feedback imediato e evitando atrasos.
• Colaboração com arquivos: um espaço dedicado para documentos dentro da tarefa permite que todos os participantes compartilhem e acessem facilmente os arquivos necessários. Além disso, os documentos podem ser discutidos diretamente no chat.
• Controle de prazos e disciplina: as novas tarefas são criadas com um prazo padrão de cinco dias úteis. O criador pode definir quem pode modificar o prazo e sob quais condições (por exemplo, limitando as alterações ou solicitando uma justificativa).
• Resultados claros: um bloco específico para resultados permite registrar tanto os finais quanto os intermediários. Assim, o responsável e os colegas podem visualizar o progresso e fornecer feedback rapidamente.

Chats dentro das tarefas

O chat integrado tornou-se o centro de comunicação da equipe. Aqui, os membros colaboram, combinam resultados, visualizam mudanças e mantêm um histórico completo de interações. Graças ao formato familiar de chat, trabalhar em tarefas é mais rápido e confortável: todas as ações são realizadas em uma única janela, sem necessidade de alternar entre ferramentas.

No chat de tarefas, você pode:

• Discutir detalhes: comunique-se com seus colegas diretamente na tarefa, sem necessidade de abrir chats ou abas adicionais. Tudo acontece em tempo real: faça perguntas, receba respostas e tome decisões rapidamente, o que acelera a execução e reduz atrasos.
• Realizar chamadas: inicie chamadas de áudio ou vídeo diretamente do chat da tarefa para discutir e decidir rapidamente. Após a chamada, o CoPilot Follow-Up gerará automaticamente uma transcrição e um resumo com os pontos principais.
  
• Compartilhar arquivos: envie documentos, imagens e outros materiais para que seus colegas tenham acesso imediato ao que precisam.
• Acompanhar mudanças: cada ação, como alterações no prazo ou no status da tarefa, é registrada no chat, permitindo um acompanhamento claro do progresso.
• Destacar informações importantes: fixe ou salve nos favoritos as mensagens importantes para acessá-las facilmente mais tarde.
• Manter o contexto: todo o histórico de discussões, ações e chamadas é salvo em um único lugar, garantindo que a equipe sempre trabalhe com informações atualizadas.

Os comentários do antigo cartão de tarefa estão disponíveis no chat em modo de leitura.

Todos os chats de tarefas em um só lugar

Adicionamos uma nova seção chamada Chats de tarefas, que não é apenas uma lista de chats, mas uma ferramenta para se comunicar e gerenciar tarefas diretamente do messenger.

• Trabalhe em um formato familiar: como em qualquer mensageiro, à esquerda você verá a lista de tarefas com as últimas mensagens, e à direita, o chat da tarefa selecionada.
• Responda instantaneamente: discuta as tarefas diretamente no chat. As novas mensagens aparecem automaticamente na lista, então você não precisa abrir cada tarefa para verificar atualizações. Basta selecionar o chat e responder onde for necessário.
• Acesse rapidamente as tarefas ativas: todas as tarefas nas quais você participa estão reunidas em uma lista. Os chats com novas mensagens são posicionados no topo, como em um mensageiro, para que você saiba onde sua resposta é esperada. Para abrir a tarefa, basta clicar no link na parte superior do chat.
• Acompanhe o progresso: os responsáveis podem monitorar atualizações, os supervisores revisar múltiplas discussões e os observadores se manterem informados sobre as mudanças.

Você pode acessar a lista de chats de tarefas a partir de Messenger > Bate-papos de tarefas ou de Tarefas e projetos > Bate-papos de tarefas.

Chats de tarefas na seção de Messenger

Chats de tarefas na seção de Tarefas e projetos

Contadores e notificações: para não perder nenhuma mudança

O novo sistema de notificações combina os contadores de tarefas e os alertas no chat, garantindo que você não perca eventos importantes, como novas mensagens, alterações no prazo, itens concluídos da lista de verificação e mais.

O que acontece quando há uma mudança na tarefa?

1. Uma nova mensagem é enviada ao chat da tarefa e uma notificação é gerada, como em um mensageiro. Na lista de chats, aparece um contador.
2. Na seção de Tarefas e projetos, um contador é ativado indicando onde há atualizações não lidas.

Como acompanhar as mudanças?

• Observe os contadores na seção de Tarefas e projetos ou na aba Tarefas do messenger. Eles mostram o número total de novos eventos e destacam as tarefas com atualizações.
• Abra a lista de chats de tarefas para revisar sequencialmente todas as novas mensagens e mudanças.

Notificações de acordo com o papel na tarefa:

• Responsáveis e participantes: recebem notificações de todas as mudanças em suas tarefas.
• Criadores de tarefas: recebem alertas sobre eventos-chave, como a conclusão da tarefa, lista de verificação concluída ou resultados anexados.
• Observadores: veem notificações sobre mudanças de status, como a criação ou conclusão de uma tarefa.

Se um colaborador for mencionado no chat, ele também receberá uma notificação e verá um contador.

Contadores na seção de Tarefas e projetos

Contadores nos chats de tarefas

As novas tarefas não são apenas uma atualização, mas um formato completamente renovado de trabalho. Tudo o que é necessário para concluir uma tarefa está reunido em um único lugar. O chat integrado tornou-se o centro de gestão, onde a equipe discute detalhes, toma decisões e visualiza mudanças em tempo real. Isso acelera o trabalho e garante que o Bitrix24 ajude a levar as tarefas a bom termo.