Quando o volume de tarefas cresce, é fácil se perder: onde está o arquivo certo, quem é o responsável pela próxima etapa e o que já foi concluído. As tarefas no Bitrix24 não são apenas uma lista de afazeres, mas um conjunto de ferramentas que ajudam a manter o processo sob controle, alinhar a equipe e cumprir todos os prazos.

Essas funcionalidades tornam o trabalho da equipe transparente: o gestor vê o progresso, os participantes entendem suas funções e as informações não se perdem entre chats e e-mails.

Por exemplo, você está se preparando para lançar uma nova campanha publicitária. É preciso criar o conceito, redigir os textos, preparar os layouts e ativar os anúncios.

• Sem as tarefas do Bitrix24, tudo rapidamente vira um caos: o briefing se perde nas conversas, o designer espera os materiais, o redator não sabe os prazos, e o gestor perde tempo pedindo esclarecimentos.
• Com as tarefas do Bitrix24, o processo se torna transparente. O gestor cria uma tarefa e a vincula ao projeto "Campanha Primavera 2025". Na descrição, ele define o objetivo e o prazo; na lista de verificação, as etapas: ideação, textos, layouts, ativação. Cada item é atribuído ao seu responsável, e os materiais e o plano de mídia são anexados à tarefa. A equipe vê o progresso geral, e o gestor tem uma visão real da situação, sem precisar ficar perguntando.

Assim, as tarefas no Bitrix24 transformam uma simples atribuição em um processo gerenciável, com estrutura clara, responsabilidade definida e resultado documentado.

Neste artigo, mostramos como os recursos de tarefas ajudam a equipe a trabalhar em harmonia e levar o trabalho até o resultado final.

Prazo final para concluir as tarefas no tempo certo

O prazo final indica a data em que a tarefa deve ser concluída. Ele ajuda o responsável a definir prioridades corretamente e entender o que fazer primeiro. Para o gestor, é uma forma de ver se a equipe está no prazo: quais tarefas já estão "urgentes", onde há risco de atraso e quem pode precisar de ajuda. Os prazos, combinados com a quantidade de tarefas por colaborador, permitem avaliar a carga geral e reagir a tempo.

Para que os prazos sejam realistas e claros para todos, no Bitrix24 é possível impedir o adiamento ou configurar quem e como pode alterá-los:

• permitir que o colaborador mude o prazo por conta própria, totalmente ou com restrições: definir até que data ele pode adiar o prazo ou quantas vezes isso é permitido;
• ativar a opção "Solicitar motivo para alteração do prazo" para entender por que o prazo está sendo adiado.

Essa configuração ajuda a manter a transparência e a responsabilidade sem a necessidade de lembretes constantes. O gestor vê as alterações de prazos e pode ajustar o planejamento a tempo, enquanto os colaboradores gerenciam suas tarefas e não perdem os prazos, caso eles sejam rígidos.

Por exemplo, no departamento de marketing, o gestor cria a tarefa "Preparar banners para a campanha publicitária" com prazo final em 15 de outubro e permite alterá-lo uma única vez, com indicação do motivo. O designer adia o prazo em um dia devido ao atraso na aprovação do layout e adiciona um comentário. O gestor não precisa perguntar o motivo, pois ele já fica visível na tarefa.

No departamento jurídico, há a tarefa "Revisar o contrato" com prazo final em 10 de outubro. O gestor permite adiar o prazo apenas até 20 de outubro. Isso ajuda a manter o processo sob controle: os colaboradores podem ajustar os prazos, mas sem postergar a tarefa indefinidamente.

Arquivos e documentos para ter sempre as versões atualizadas

O texto da tarefa nem sempre transmite todos os detalhes. Arquivos com layouts, instruções ou contratos ajudam o responsável a entender exatamente o que precisa ser feito e qual deve ser o resultado.

No novo cartão da tarefa, há um bloco exclusivo "Arquivos". Ele é compartilhado por todos, pois qualquer participante pode fazer upload de um arquivo, e ele aparece imediatamente nessa lista. Assim, todos os materiais ficam à vista e facilitam o trabalho colaborativo, já que não é preciso procurá-los no e-mail ou no mensageiro.

Se for preciso discutir algo rapidamente, é possível enviar o arquivo direto no chat da tarefa.

Por exemplo:

• O gerente anexa a minuta do contrato, e o advogado revisa o documento direto na tarefa. Todas as edições e versões ficam salvas em um só lugar, portanto não é necessário reenviar o arquivo por e-mail.
• O designer faz o upload do banner na tarefa "Preparar layout publicitário", e o gerente pode verificar o arquivo pronto imediatamente e enviá-lo ao cliente.

Se você anexar um arquivo criado no Bitrix24, ele estará disponível em outras ferramentas, como no Drive e em projetos. Quando o arquivo é alterado no Drive, a nova versão aparece automaticamente na tarefa e vice-versa. Para os arquivos, é possível ativar o compartilhamento e disponibilizá-los para colegas ou parceiros externos.

Assim, a equipe trabalha sempre com os materiais atualizados e não perde tempo procurando os arquivos necessários.

Listas de verificação para não perder nenhum detalhe

A lista de verificação ajuda a estruturar a tarefa e acompanhar sua execução. Ela transforma uma tarefa grande em uma sequência clara de etapas, mostra o progresso e ajuda a não esquecer detalhes importantes.

Como usar as listas de verificação:

• Para um trabalho por etapas, quando a tarefa é composta por várias fases. Por exemplo, o profissional de marketing adiciona uma lista de verificação à tarefa "Preparar o disparo de e-mail": reunir os materiais, aprovar o texto, validar o layout e enviar a campanha.
• Para distribuir pequenas tarefas dentro de uma maior, quando várias pessoas trabalham em uma mesma tarefa ou é preciso dividir bem as responsabilidades. Na lista de verificação, é possível adicionar subitens, atribuir responsáveis e anexar arquivos. Por exemplo, na tarefa de organizar um evento, podem ser adicionados subitens como "Convidar participantes", "Preparar o local", "Criar a apresentação" e designar um responsável para cada etapa.

Assim, o responsável tem mais facilidade para planejar o trabalho, e o gestor consegue ver o que já foi feito e o que ainda está em andamento.

Lembretes para não esquecer nada

Os lembretes ajudam a concluir as tarefas no prazo e evitar atrasos. Podem ser configurados para qualquer participante, seja responsável, participante ou observador. Para os responsáveis, os lembretes indicam quando começar a tarefa ou concluir uma etapa. Para o criador, ajudam a verificar o resultado no momento certo, sem necessidade de cobranças manuais constantes.

Por exemplo, o gerente define um lembrete para si mesmo três dias antes do prazo final, para ter tempo de preparar a proposta para o cliente; e para o gestor, um dia antes da conclusão, para verificar se o gerente está no prazo.

Resultados para registrar os desfechos do trabalho

Os resultados ajudam a documentar o desfecho da tarefa e mantê-lo em um único local. O responsável pode anexar um arquivo, relatório, apresentação ou descrever resumidamente o que foi feito.

Para evitar que a tarefa seja encerrada de forma meramente formal, é possível ativar a opção "Resultados". Nesse caso, o Bitrix24 lembrará de adicionar o desfecho e não permitirá concluir a tarefa enquanto o resultado não for registrado. Assim, o gestor vê imediatamente como o trabalho terminou, e a equipe não perde o desfecho no chat.

Projetos para ter uma visão geral

O projeto reúne tarefas que levam a um mesmo objetivo. Todas as atribuições e materiais ficam em um só lugar, de modo que os participantes entendem o contexto geral e se orientam mais rapidamente no trabalho. Em cada projeto, é possível configurar seu próprio quadro Kanban com etapas para acompanhar o andamento do trabalho de forma prática. A equipe move as tarefas entre as colunas, e é possível ver o que já foi feito, o que está em andamento e quais tarefas exigem atenção.

Por exemplo, no lançamento de um novo produto, as tarefas de design, marketing, testes e vendas fazem parte de um único projeto. O gestor vê em que etapa cada parte se encontra e, se houver algum atraso, ele pode identificá-lo rapidamente e fazer os ajustes necessários.
Como criar um projeto no Bitrix24