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Listas em grupos de trabalho

Gerenciamento de Registros ou Listas ajudam a gerenciar dados da base de registro. Diretórios de fornecedores, catálogos de produto, itens de despesa, etc.

Capacidades:

  • criação de campos de dados para qualquer tipo de objeto, incluindo arquivos;
  • configurações de acesso para cada lista;
  • filtros;
  • campos personalizados;
  • exportação;
  • número ilimitado de listas;
  • integração com processos empresariais;

Você pode criar várias listas no mesmo grupo de trabalho. Elas estarão disponíveis na seção Listas do seu grupo de trabalho.



Criar nova lista

Abra a seção Listas do grupo de trabalho e clique em Criar novo.

Se você não visualizar uma, certifique-se de que você ativou Listas dentro de Ações > Editar grupo de trabalho > Características.

O formulário de criação de nova lista é composto por 3 seções principais.

Configurações

Adicione o nome e a descrição da lista, carregue uma imagem.

Preste atenção na opção Ativar Processos de Negócios - ative-a caso você planeja executar fluxos de trabalho baseados nesta lista:

Títulos

Acesse a seção Títulos para editar nomes de seções elementos.

Por exemplo, você está criando uma lista de entregas. Neste caso, transforme Elementos em Entregas e Seções em Países.

Acesso

Configure permissões de acesso à lista na seção Acesso. Clique em Adicionar para incluir categorias de usuários, usuários, departamentos ou grupos na tela de permissões.

Em seguida, atribua uma permissão a cada um deles.

Aqui estão os níveis de acesso disponíveis:

  • Acesso negado - o usuário não conseguirá visualizar a lista.
  • Ler - permite visualizar os elementos e as seções da lista.
  • Ver no painel de controle - permite visualizar a lista.
  • Adicionar - permite adicionar novos elementos da lista.
  • Criar no painel de controle - permite adicionar novos elementos da lista e visualizá-los.
  • Editar - permite adicionar novos elementos e editar as seções da lista, bem como iniciar processos de negócio para os elementos da lista.
  • Edição limitada - permite adicionar novos elementos da lista e iniciar processos de negócios para eles. Ao contrário da permissão Editar, é proibído criar ou excluir as seções da lista.
  • Acesso total - permite realizar todas as ações descritas.

Salve as alterações.



Personalizar campos da lista

Para adicionar novos campos à lista, acesse Ações > Personalizar campos:

Na páginda de configurações de campos, clique em Adicionar campo:

Especifique o nome e o tipo do campo.

Há vários tipos de campos disponíveis:

  • lista;
  • arquivo;
  • data e horário;
  • link para funcionários, etc.

A opção Múltiplo permite inserir mais de um valor no campo.

A opção Exigido especifica que este campo deve ser preenchido quando adicionar um item da lista.

Caso você tenha escolhido tipo de campo da lista - uma nova guia aparecerá automaticamente. Adicione valores da lista nessa quia.

Você pode encontrar todos os campos da lista na página Configuração de campos.



Adicionar elementos e seções à lista

Use o botão Adicionar localizado acima da lista para criar novos elementos ou seções.

No menu Ações, você pode Mostrar ou Ocultar Seções quando precisar:



Visualização da lista e filtros

Para configurar as colunas da lista, clique na engrenagem localizada no canto superior esquerdo da lista.

A opção Aplicar para todos os usuários permite salvar as preferências de visualização da lista para todos os colaboradores da conta.

Filtro e pesquisa estão localizados acima da lista. Use a guia Adicionar Campo para adicionar campo da lista ao filtro. Você pode configurar e salvar seus próprios filtros ou usar preferências de filtro para todos os usuários da conta também.

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