Quando você está trabalhando em vários projetos ao mesmo tempo, é crucial garantir que todos avancem conforme planejado e sejam concluídos no prazo.
A intercambialidade também é fundamental. Caso um funcionário saia de férias ou saia do projeto, suas responsabilidades deverão ser transferidas para outro funcionário sem perda de tempo ou informações.
Além disso, é importante manter um histórico do projeto para que todos os arquivos e mensagens estejam disponíveis para uso futuro.
Vamos ver quais ferramentas você pode usar para gerenciar esses aspectos.
Tomemos como exemplo um cenário comum em muitas empresas: a organização de eventos, como conferências, exposições, festas corporativas ou atividades de team building.
Esses eventos geralmente são de responsabilidade tanto da equipe interna quanto de especialistas externos de uma agência de eventos.
Chat: o centro de comunicação
A equipe compartilha ideias e arquivos no chat, onde você também pode ver contadores de tarefas e reuniões.
Toda a comunicação ocorre no chat da collab: você pode enviar mensagens, atribuir tarefas, agendar reuniões e fazer videochamadas.
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Videochamadas: rápidas e ilimitadas
As videochamadas ajudam sua equipe a discutir os aspectos relacionados ao projeto.
As videochamadas em collabs são mais do que apenas conversas; elas são uma ferramenta para trabalhar de forma produtiva. Não se preocupe com restrições de horário: nossas ligações são gratuitas e ilimitadas. Além disso, você não precisa verificar a disponibilidade de todos; você pode ligar para todos os participantes da collab ao mesmo tempo e ver imediatamente quem está on-line.
Tarefas: da discussão à ação
Após uma discussão, são criadas tarefas como reservar um local, projetar recursos visuais ou gerenciar a logística.
As tarefas ajudam a consolidar acordos, atribuir responsabilidades e definir prazos. Elas mostram o andamento do projeto e os próximos passos. Mesmo que haja muitas tarefas, os participantes sempre poderão ver o que precisam fazer. O contador indicará qual tarefa precisa de sua atenção devido a um prazo se aproximando ou a um novo comentário.
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Calendário e reuniões: agendamento fácil
Agendar reuniões tendo em conta a disponibilidade de todos os participantes já não é um problema. O calendário da collab mostra os horários disponíveis compartilhados, permitindo planejar reuniões com apenas alguns cliques. Notificações e contadores irão lembrá-lo do próximo evento no chat com antecedência.
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Notificações: foque no que é importante
As notificações da collab são relacionadas apenas ao projeto. Os participantes respondem rapidamente a assuntos urgentes e os contadores indicam tarefas e eventos que requerem atenção imediata.
Arquivos: tudo que você precisa em um só lugar
É aqui que todos os arquivos da collab são armazenados.
Você pode encontrar facilmente qualquer arquivo, seja ele carregado em um bate-papo, tarefa, evento de calendário ou diretamente na seção "Arquivos".
Você pode coeditar um arquivo, como um documento ou uma planilha.
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Assinatura eletrônica
Documentos, como contratos e acordos, podem ser aprovados e assinados on-line diretamente desde uma collab.
A ferramenta Assinatura eletrônica do Bitrix24 é uma assinatura eletrônica, não digital. Cada país tem suas próprias leis e requisitos para o uso de assinaturas eletrônicas. Em alguns países, um acordo especial deve ser assinado com o cliente para usar uma assinatura eletrônica.
Depois de assinado por todas as partes, o documento ficará disponível nos arquivos da collab para ler e baixar, tanto no chat quanto na seção "Arquivos". O documento assinado estará disponível para todos os participantes.
Vamos dar uma olhada na collab a partir da perspectiva do convidado.
Os convidados podem usar quatro ferramentas: messenger, tarefas, arquivos e calendário.
A disponibilidade de determinadas ações depende das permissões de acesso configuradas pelo proprietário da collab.
Os convidados podem trabalhar com tarefas, participar de reuniões e gerenciar arquivos. Além do chat da collab, os convidados podem ingressar em bate-papos em grupo e canais.
Como acompanhar o progresso do trabalho?
O proprietário da collab, que geralmente também é o proprietário do projeto, pode controlar como os participantes trabalham nas tarefas e escolher o modo de visualização de tarefas apropriado:
Lista: fornece informações detalhadas sobre cada tarefa, como atividade, título, status e prazo, e permite classificar as tarefas por esses critérios.
Kanban: visualiza o fluxo de trabalho em colunas, mostrando as etapas de cada tarefa.
Prazo: organiza as tarefas em colunas de acordo com seus prazos.
Planejador: é semelhante ao Kanban e consiste em etapas que você mesmo cria.
Gantt: apresenta tarefas em uma grade de calendário, mostrando todos os projetos relacionados.
Calendário: ajuda a monitorar os prazos das tarefas e a carga de trabalho dos funcionários.
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Use o aplicativo móvel Bitrix24 para estar sempre em contato com sua equipe e não perder nada importante.
Seu projeto está sempre ao seu alcance. Todos os recursos da collab no aplicativo móvel permitem que você trabalhe não apenas em seu notebook ou computador, mas também em qualquer dispositivo móvel.
Ao finalizar o projeto
Parabéns! Mais um projeto concluído!
Todo o histórico de comunicação e os dados do projeto permanecem na empresa, tornando desnecessária a transferência de informações de outros serviços ou contas pessoais. Isso será útil para projetos futuros.
Os usuários externos podem ser despedidos ou adicionados a uma nova collab caso haja mais projetos planejados.
Agora você pode decidir: organize uma reunião para uma discussão final, discuta as conquistas e colete feedback sobre a colaboração. Se o projeto envolver um cliente, colete seus comentários e sugestões para melhorar futuras interações.