Os fluxos de trabalho automatizam tarefas diárias. Eles simplificam a aprovação de documentos na empresa, melhoram a comunicação com os clientes e auxiliam no controle das vendas. Por exemplo, você pode configurar a aprovação automática de faturas, envio de notificações aos clientes sobre o status de seus pedidos ou criação automática de tarefas para funcionários.
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Campos para controle de fluxo de trabalho
A lista contem principais informações sobre fluxos de trabalho: data da última atividade, funcionários que aprovaram o processo, status e prazo de execução.
Ativo. Esta é a data e hora das últimas alterações no fluxo de trabalho. Existem dois tipos de contadores neste campo:
- vermelho: completar a tarefa
- verde: ler os comentários
O contador na seção Fluxos de trabalho mostra o número total de contadores vermelhos e verdes.
Participantes (Participants). Esta coluna mostra os participantes do fluxo de trabalho e o tempo total gasto.
O tempo de execução de cada etapa é arredondado de acordo com regras matemáticas, e a duração só pode indicar uma unidade de tempo: segundo, minuto, hora, dia ou mês. Vejamos alguns exemplos:
- Se o processo durou 11 minutos e 15 segundos, a coluna indicará 11 minutos.
- Se o processo durou 57 segundos, esta é uma unidade de tempo e não precisa ser arredondada, portanto, a coluna mostrará 57 segundos.
Status. Esta coluna contem botões para executar o fluxo de trabalho. Caso o processo já tenha sido rejeitado, adiado ou encerrado, seu status será concluído.
Tempo (Time). É o tempo total de execução e o registro de fluxo de trabalho.
Uma coluna só pode conter uma unidade de tempo: segundo, minuto, hora, dia ou mês. No valor Total o tempo é arredondado apenas para cima. Por exemplo, se o fluxo de trabalho durou uma hora e um minuto, a coluna exibirá duas horas.
O registro de fluxo de trabalho mostra todas as ações, os participantes e a eficiência do fluxo de trabalho. Existem várias classificações de eficiência:
- Não há estatísticas (No statistics): o tempo médio de execução do processo é desconhecido, uma vez que nenhum processo de negócio semelhante foi concluído.
- Bem (Good): demorou menos tempo do que normalmente leva um processo médio desse tipo.
- Requer atenção (Requires attention): o tempo de execução é igual à média ou pode ser até três dias a mais.
- Demasiado lento (Too slow): o tempo de execução é quatro dias a mais que a média.
A precisão do tempo médio aumenta com o número de processos concluídos. O tempo de execução de cada fluxo de trabalho é calculado automaticamente e é mostrado como uma média para toda a empresa.
Otimização da estimativa para aprovação de Fluxos de trabalho
O tempo de execução no registro é contado desde o início do fluxo de trabalho até a sua conclusão e é arredondado para baixo.
O processo foi iniciado em 22 de maio de 2024 às 22h58 e foi concluído em 23 de maio de 2024 às 18h48. A duração total do processo é de 19 horas e 50 minutos. O arredondamento é para baixo e o registro indicará 19 horas.
Como completar uma atribuição em um fluxo de trabalho
As atribuições são ações executadas em um fluxo de trabalho. Elas podem ser sequenciais ou paralelas. Por exemplo, em um fluxo de trabalho para organizar um evento, primeiro você aprova o conceito e depois coordena a programação. A reserva do local e a coordenação dos convidados podem ser feitos em paralelo.
Atribuições sequenciais. Elas podem ser realizadas diretamente no cartão de processo. Abra o arquivo e revise a tarefa. Depois de concluí-la, a próxima será aberta.
Atribuições paralelas. Elas podem ser realizadas a partir do cartão do processo ou da Ata. Se desejar iniciar com uma tarefa específica, abra Ata (Journal), selecione a tarefa desejada e clique em Iniciar. Se a ordem não for importante, use o cartão do processo de negócio, como acontece com atribuições sequenciais.
Destaques
- Os fluxos de trabalho automatizam tarefas diárias. Eles simplificam a aprovação de documentos na empresa, melhoram a comunicação com os clientes e auxiliam no controle das vendas.
- A lista contem principais informações sobre fluxos de trabalho: data da última atividade, funcionários que aprovaram o processo, status e prazo de execução.
- O tempo de execução de cada fluxo de trabalho é calculado automaticamente e é mostrado como uma média para toda a empresa.
- Você pode completar atribuições sequenciais diretamente do cartão de processo. Se você quiser começar com uma tarefa paralela específica, abra Ata, selecione a tarefa necessária e clique em Iniciar.
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