Ao utilizar as regras de automação e gatilhos, você pode configurar diferentes cenários para trabalhar com as suas tarefas, como: criá-las automaticamente, adicionar novos participantes e acompanhar prazos.

As regras de automação podem realizar ações rotineiras como: enviar notificações, definir tarefas e adicionar participantes. A ação ocorre quando uma tarefa passa para o estágio desejado. Os gatilhos rastreiam mudanças nas tarefas: prazos próximos, mudanças no status. Quando ocorre uma mudança, o gatilho move a tarefa para outro estágio. E, as regras de automação e gatilhos podem operar no mesmo estágio.

Onde criar regras de automação e gatilhos

No menu principal à esquerda, clique em Tarefas e Projetos e clique no botão de Automação.

O Bitrix24 possui algumas seções onde você pode criar regras de automação para tarefas.

Planejador - aqui estão todas as tarefas das quais você participa e você pode configurar qualquer script de automação, pois eles apenas vão funcionar nas suas tarefas. Os funcionários com as devidas permissões de acesso podem configurar regras de automação para suas tarefas facilmente.
Como trabalhar com tarefas no modo Planejador
Permissões de acesso nas tarefas

Projetos - você pode automatizar o trabalho nas tarefas também relacionadas aos seus projetos. Para cada projeto, as regras de automação e os gatilhos devem ser configurados separadamente.

Status - exibe o estágio em que a tarefa se encontra: aguardando execução, em andamento, aguardando controle, adiada ou concluída. As regras de automação monitoram mudanças no status das tarefas em que você participa e executam ações. Quando uma tarefa muda para o status “em andamento”, a regra de automação cria um bate-papo para discussão e, quando a tarefa é “concluída”, ela reporta sua finalização em um post no Feed.

Para selecionar a seção desejada, clique no botão Planejador.

Como criar regras de automação e gatilhos

Clique no botão Criar ou + adicionar no estágio desejado.

Para que você encontre rapidamente as regras de automação ou gatilhos mais adequados às necessidades da sua empresa, nós os classificamos em grupos:

• Para funcionário - aqui estão todas as regras de automação que podem ser utilizadas ​​em tarefas.
• Regras de automação personalizadas - aqui estão as regras de automação e gatilhos instalados no Market, ou seja, quando aplicativos de parceiros Bitrix24 expandem capacidades das automações padrão para tarefas.
• Gatilhos - os gatilhos utilizados para rastrear prazos e alterações registradas nas tarefas.
  Bitrix24 Market, descubra soluções prontas para aprimorar suas ferramentas
  Como configurar gatilhos em suas tarefas

Como configurar regras de automação e gatilhos

Todas as regras de automação e gatilhos têm as mesmas opções de configuração:

• Executar - a regra de automação vai aguardar o funcionamento de regras anteriores ou vai funcionar em paralelo.
• Horário - quando a regra de automação vai executar a ação necessária: imediatamente ou após algum tempo.
• Condição - Define se a regra de automação ou gatilho deve funcionar para todas as tarefas ou apenas para algumas. Por exemplo, apenas para tarefas importantes ou atrasadas.
  Regras de automação: como funcionam as condições?
• Permitir a mudança para o status anterior - se você habilitar esta opção, o gatilho poderá mover a tarefa para o estágio anterior, por exemplo, do último para o primeiro. Mas, esta configuração está disponível apenas para os gatilhos.

As configurações restantes dependem do caso de uso. Por exemplo, em uma regra de automação para enviar um e-mail, é necessário especificar o assunto e o texto do e-mail, e em uma regra de automação para criar uma tarefa, você precisa selecionar os participantes.

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