Uma collab é um espaço desenvolvido para colaborar com equipes externas e clientes. Aqui você pode criar e assinar documentos eletrônicos junto com os participantes. Os convidados têm a opção de assinar do seu celular.
A Assinatura eletrônica para RH do Bitrix24 é uma assinatura eletrônica, não digital. Cada país tem suas próprias leis e requisitos para o uso das assinaturas eletrônicas. Em alguns países, um acordo especial deve ser assinado com o funcionário para usar uma assinatura eletrônica. Além disso, esse método de assinatura não é permitido para todos os tipos de documentos.
Portanto, se você não tiver certeza se a Assinatura eletrônica do Bitrix24 é adequada para assinar seu documento, consulte advogados.
Se você é funcionário ou criador da collab, revise a seção Como os funcionários podem trabalhar com documentos eletrônicos em uma collab.
Se você é um convidado, consulte a seção Como os convidados pode assinar documentos eletrônicos em uma collab.
Como os funcionários podem trabalhar com documentos eletrônicos em uma collab
Vá para a seção Messenger > Collabs e selecione a collab necessária. Clique no ícone de Clipe de papel e selecione Documentos para assinatura.
Preparar um documento
Escolha um modelo existente ou carregue um novo arquivo. Preencha os seguintes campos:
- Remetente: indique o nome do funcionário que vai assinar o documento em nome da sua empresa.
- Informações da sua empresa: preencha os dados da sua empresa com todos os detalhes necessários.
- Destinatário: adicione os dados do convidado da collab com quem você deseja assinar o documento ou selecione um contato do CRM.
Ajuste a posição da assinatura e dos carimbos e adicione detalhes adicionais, como o número do contrato.
Enviar o documento
Revise os dados e envie o documento para assinatura. Uma notificação será enviada para o bate-papo da collab. Primeiro, o documento deve ser assinado pelo funcionário responsável da sua empresa e, em seguida, pela contraparte. Uma vez assinado por todas as partes, o documento aparecerá no chat e nos arquivos da collab.
Assinatura eletrônica: criar e enviar um documento eletrônico para assinar
Assinatura eletrônica: como o diretor da sua empresa assina um documento eletrônico?
Como os convidados pode assinar documentos eletrônicos em uma collab
Quando o diretor da empresa assina o documento, você receberá um SMS ou um e-mail. Para assinar o documento, siga o link do SMS ou abra o e-mail.
Preencha os campos e assine o documento de uma dessas maneiras:
- Criar do nome: escreva seu sobrenome e iniciais para criar a assinatura.
- Assinar de forma manuscrita: use o mouse ou assine diretamente de um tablet ou celular.
- Carregar imagem: tire uma foto da sua assinatura e carregue-a do seu computador ou celular.
Depois de assinado, o documento será mostrado no chat da collab.
Assinatura eletrônica: como o cliente assina um documento eletrônico?
Destaques
- Em uma collab, você pode criar e assinar documentos eletrônicos com os funcionários e prestadores de serviços externos.
- O processo de assinatura consiste em três etapas: primeiro, o funcionário cria e envia o documento; em seguida, ele é assinado pelo diretor da empresa; finalmente, é enviado ao contratista externo ou cliente para sua assinatura.
- Os documentos assinados podem ser encontrados nos arquivos da collab.
Artigos recomendados: