No Bitrix24, você pode gerenciar centralmente as caixas de e-mail dos usuários: visualizar a lista de caixas conectadas, adicionar novas, configurar permissões de acesso e verificar se o e-mail está vinculado ao CRM. Isso ajuda a manter o controle do e-mail corporativo, evitar a perda de mensagens e ajustar configurações rapidamente.

Funções padrão:

• Administrador: pode visualizar a lista de todas as caixas de e-mail e modificar suas configurações. Também pode conceder permissões a outros usuários.
• Supervisor: pode visualizar as caixas de e-mail de seus subordinados, mas não modificar suas configurações.

Para acessar a gestão das caixas de e-mail, vá para a seção E-mail > Gestão de caixas de e-mail dos colaboradores.

Configurar a lista de caixas de e-mail

Na seção Gestão de caixas de e-mail dos colaboradores, é exibida a lista completa de caixas conectadas. Você pode personalizar as colunas da tabela para mostrar apenas os dados necessários, como o nome do usuário, endereço da caixa de e-mail e data da última sincronização.

Clique em Configuração (⚙️) no canto superior direito da tabela para ajustar as colunas. Selecione os campos que deseja exibir e salve as alterações.

Usar filtros

Se sua empresa possui muitas caixas de e-mail conectadas, buscar manualmente a que você precisa pode ser ineficiente. Os filtros ajudam a encontrar rapidamente os dados sem precisar revisar toda a lista. Por exemplo, você pode exibir apenas as caixas com integração ao CRM habilitada ou aquelas que não foram sincronizadas recentemente.

Campos disponíveis para filtrar:

• Endereço de e-mail: endereço de e-mail, como carina.almeida@minhaempresa.com.
• Nome: nome da caixa de e-mail definido pelo usuário, como "Caixa principal" ou "Caixa de backup".
• Proprietário de caixa de correio: sobrenome do usuário ao qual a caixa está conectada.
• Última sincronização: última vez que os e-mails foram baixados para o Bitrix24.
• No CRM: indica se a integração com o CRM está ativada para essa caixa.
• Acesso por: quem pode trabalhar com essa caixa de e-mail.
• Responsáveis (CRM): sobrenomes dos usuários para os quais os leads e contatos no CRM são distribuídos.
• Espaço em disco (MB): mostra quanto espaço os e-mails e anexos ocupam.
• Nome do remetente: nome e sobrenome que aparecem no campo De.

Configurar a caixa de e-mail

Você pode editar as configurações, iniciar a sincronização, verificar o número de e-mails não lidos e conectar novas caixas de e-mail.

Editar. Altere os parâmetros de conexão, atualize a senha, modifique o nome do remetente ou ative configurações adicionais, como a conexão com o CRM.
Configurações de e-mail no Bitrix24

Clique em Menu (≡) > Editar caixa de correio ao lado da caixa que deseja modificar ou selecione Gerenciar na coluna Gerenciar caixas de correio.

Sincronizar. Os e-mails no Bitrix24 são baixados automaticamente em intervalos regulares, que dependem da atividade do usuário. É considerada atividade manter uma aba do navegador aberta, o aplicativo de desktop do Bitrix24 ou o aplicativo móvel do Bitrix24, bem como qualquer interação do usuário.
Frequência de sincronização de e-mails recebidos

Você pode sincronizar sua caixa de entrada manualmente se perceber que ela não foi atualizada há algum tempo. Clique em Menu (≡) > Sincronizar agora ou no ícone de sincronização na coluna Última sincronização.

Ver e-mails não lidos. O contador de e-mails não lidos aparece ao lado do endereço da caixa de e-mail. Por exemplo, se houver muitos e-mails não lidos, um supervisor pode perguntar a um colaborador por que ele não está processando os e-mails recebidos.

Conectar caixas de e-mail. Você pode conectar uma ou várias caixas de e-mail. Para conectar várias caixas ao mesmo tempo, elas devem ter o mesmo domínio de e-mail e as mesmas configurações de SMTP e IMAP.
Conectar várias caixas de correio no Bitrix24

Configurar permissões de acesso. Defina quem pode visualizar a lista de caixas conectadas, acessá-las ou modificar suas configurações. Por exemplo, um responsável pode visualizar as caixas de seus colegas, mas não alterar suas configurações.