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Regras de automação para Tarefas

Uma regra de automação é uma sequência de ações executadas automaticamente quando uma tarefa passa para um estado específico.

Com a ajuda de regras de automação, você pode agilizar o trabalho da empresa, aumentar a eficiência dos funcionários e organizar a execução de grandes tarefas e projetos.

A automação de tarefas está disponível apenas para assinantes do plano Professional do Bitrix24.

Como configurar regras de automação de tarefas?

Vá para a seção Tarefas e Projetos e abra a aba Regras de automação.

As regras de automação podem ser configuradas para Projetos, bem como para tarefas nas visualizações Kanban e Planejador.

A seguir veremos como criar uma regra de automação simples que ajudará a aumentar a eficiência dos funcionários.

Exemplo: quando a tarefa está quase atrasada (ou seja, faltam 24 horas para o vencimento), o responsável receberá uma mensagem no Feed.

Primeiro, crie um novo estágio para este tipo de tarefa.

Em seguida, abra a aba Regras de automação e adicione o gatilho Quase atrasada para o estágio criado. A tarefa entrará automaticamente nesse estágio quando houver menos de 24 horas antes do prazo.

Um gatilho é uma condição ou uma ação que aciona o processamento de estágio. Quando um gatilho é acionado, a tarefa é levada ao estágio necessário, que por sua vez aciona a regra de automação apropriada.

Descrição dos gatilhos de tarefas

  • Status alterado – assim que o status da tarefa for alterado para o status especificado (por exemplo, "em andamento"), esse gatilho o moverá para o estágio necessário.
  • Quase atrasada – o gatilho funciona quando faltam 24 horas para o prazo da tarefa.
  • Atrasada – o gatilho é acionado quando a tarefa não é concluída a tempo.

Em seguida, adicione a regra de automação Adicionar mensagem ao Feed que será aplicada quando a tarefa entrar no estado especificado.

Salve a configuração.

Como funciona?

Quando faltarem menos de 24 horas para concluir a tarefa no prazo, o funcionário receberá uma notificação no Feed e com certeza ele não esquecerá sua tarefa.


Descrição das regras de automação em tarefas

Para funcionário

  • Adicionar mensagem ao Feed – funcionários especificados receberão mensagens em seus Feeds.
  • Alterar a pessoa responsável – a tarefa será atribuída a outro funcionário.
  • Alterar etapa – a tarefa será movida para outro estágio.
  • Alterar status – a tarefa mudará de status.
  • Criar item de lista - a regra de automação criará um novo item da lista.
  • Editar variável - a regra de automação altera uma variável específica e adiciona o valor de uma constante, outra variável ou o valor de um campo de uma tarefa a ela. Se você deseja especificar um valor arbitrário, selecione a opção Valor personalizado.
  • Editar item da lista - a regra de automação altera os campos no item de lista especificado.
  • Editar tarefa - a regra de automação modifica a tarefa: altera o prazo, adiciona observadores etc.
  • Excluir tarefa - regra de automação exclui a tarefa atual.
  • Gerar código - a regra de automação gera um código em ordem alfabética: uma linha do comprimento necessário de números, letras, etc. Por exemplo, você pode usá-lo como um código PIN, enviá-lo via SMS ou e-mail para um funcionário.
  • Informação do funcionário - essa regra de automação permite substituir informações sobre um funcionário em uma tarefa. Após a criação da regra de automação Informações do funcionário, outras regras de automação poderão selecionar dados dos funcionários e inseri-los em um documento ou tarefa.
  • Ler item da lista - esta regra lê o elemento e seus dados.
  • Operações matemáticas - a regra de automação modifica a variável, mas grava o resultado da operação matemática no valor. Quatro operações matemáticas básicas estão disponíveis: adição, subtração, multiplicação e divisão.
  • Notificação – o funcionário receberá uma notificação no Bitrix24.
  • Enviar e-mail – O e-mail será enviado para o endereço de e-mail indicado.
  • Ler campos de tarefa - a regra de automação lê os campos da tarefa. Depois que essa regra de automação for criada, outras regras de automação poderão selecionar dados do campo e inseri-los em um documento ou tarefa.
  • Tarefa – uma nova tarefa será criada.

Regras de automação personalizada

  • WebHook – é uma forma de interação do Bitrix24 com serviços de terceiros. Para configurar o acionador, você deve especificar o endereço do manipulador e os parâmetros a serem transmitidos. Você obterá mais detalhes sobre esta tecnologia no artigo sobre o assunto.
  • Bitrix24.Market – você pode baixar as ações da regra de automação no catálogo de aplicativos.
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