As tarefas ajudam a organizar a execução do trabalho em equipe. Com a ajuda desta ferramenta, os funcionários planejam seu trabalho e os gerentes podem monitorar o desempenho de seus colaboradores e gerenciar projetos.
Como trabalhar com tarefas
Suponhamos que a sua empresa organize um evento. A preparação, para eles é um processo complexo, desde a escolha do local e pedido do serviço de buffet, até a contratação de pessoal e a criação do cenário ou decoração. Diferentes funcionários estão envolvidos na preparação do evento, por isso é importante controlar e coordenar o processo.
Organize e crie uma tarefa - vá para Tarefas e projetos > Tarefas e clique em Criar.
O título e a descrição da tarefa
No título, indique a ideia principal, isso permitirá que você navegue rapidamente entre outras tarefas. Na descrição, explique detalhadamente para o responsável o que precisa ser feito.
Faça uma lista de verificação
Divida uma tarefa grande em tópicos, para que os funcionários entendam por onde começar e, porque assim, será mais fácil para que você monitore sua implementação.
Adicionar funcionários a uma tarefa
Nas tarefas, os funcionários são divididos em várias funções:
| Pessoa responsável | Funcionário ou o diretor/dono da empresa. Se as pessoas responsáveis forem adicionadas durante a criação da tarefa, uma tarefa separada será criada para cada um, sendo que esta será copiada para o diretor também. |
| Criado por | É o funcionário que atribuiu a tarefa. Ele confirma, acompanha e controla sua implementação. |
| Participantes | Os funcionários envolvidos em uma tarefa. Uma tarefa pode ter apenas um responsável, mas podem haver vários co-executores. |
| Observadores | Os funcionários que monitoram o andamento de uma tarefa e também podem deixar comentários. |
Como definir uma tarefa em nome de outro funcionário
Se você for o administrador do portal, poderá atribuir uma tarefa em nome de outro funcionário, basta selecionar outros funcionários e nomeá-los como o responsável e o criador da tarefa.
Especifique a data de vencimento da tarefa
No campo Prazo, insira a data e a hora de vencimento da tarefa. Especifique a data de início e a duração da tarefa, e o sistema calculará automaticamente a data de conclusão. Isso ajuda a determinar rapidamente o planejamento de tempo e fica mais fácil acompanhar o andamento da tarefa.
Configurações adicionais na guia Opções
As seguintes configurações estão disponíveis na guia Opções:
Passe o mouse sobre o ícone de ponto de interrogação ao lado de cada opção para ler sua descrição detalhada.
Configurar uma tarefa na guia Mais
Para um trabalho detalhado com tarefas, defina configurações especiais. Clique na guia Mais, e selecione as opções necessárias para a tarefa:
Após o término de todas as configurações, clique no botão Adicionar tarefa.
