No Bitrix24, cada tarefa pode ter um autor, um responsável, participantes e observadores. Essas funções definem o papel de cada um na tarefa, mas não limitam o que eles podem fazer com ela. Por padrão, se todos têm acesso total, qualquer um pode alterar ou até excluir tarefas, o que pode causar erros e atrasos no trabalho.

É aí que entram as permissões de acesso. Elas determinam, de fato, quem pode editar tarefas e modelos, e quem deve se limitar a criar e executar atividades. Com elas, você evita alterações acidentais e mantém a organização do time.

Por padrão, apenas o administrador do Bitrix24 pode configurar as permissões de acesso, mas ele pode conceder esse direito a outros colaboradores. Para fazer isso, vá em Tarefas e Projetos > Mais > Permissões de Acesso.

Escolher as funções padrão

Nas permissões de acesso a tarefas, existem três funções com conjuntos de permissões predefinidos:

• Acesso total - por padrão, essa função é exclusiva do administrador do Bitrix24, mas ele pode atribuí-la a outros. Quem tem essa função pode executar qualquer ação nas tarefas, além de gerenciar as próprias permissões de acesso.
• Supervisor - essa função é atribuída automaticamente aos chefes dos departamentos na estrutura da empresa. Eles podem gerenciar as tarefas do seu departamento, mas não podem configurar funções e permissões. Supervisores sempre veem as tarefas de seus subordinados, mesmo que esse direito esteja desativado nas configurações gerais.
• Colaborador - essa função é atribuída automaticamente a todos os colaboradores. Com ela, os usuários trabalham apenas em suas próprias tarefas e não veem as tarefas dos colegas.

Criar e configurar suas próprias funções

Se as funções padrão não atenderem às suas necessidades, você pode copiá-las, editá-las ou criar novas.

Criar uma nova função. Crie uma função do zero para ajustar as permissões de acesso aos processos da sua empresa.

1-2. Clique em Criar função e defina um nome para ela.
3. Configure as permissões necessárias usando os botões de alternância.
4. Clique em Salvar.

Copiar uma função. Isso ajuda a criar uma nova função com permissões semelhantes a uma existente, evitando configurar tudo do zero.

1. Clique em Copiar função e escolha a função desejada na lista.
2. Defina o nome da nova função.
3-4. Ajuste as permissões de acesso e clique em Salvar.

Configurar as permissões de acesso

Nas configurações de cada função, você pode definir permissões para as diferentes ferramentas da seção Tarefas e Projetos.

Tarefas - as permissões aqui definem o que os colaboradores podem fazer com as tarefas em geral.

Permissões para responsáveis:

• Editar tarefa - alterar título, descrição, prazos e outros parâmetros da tarefa. O supervisor sempre pode editar as tarefas de seus subordinados, independentemente desta configuração.
• Delegar tarefa - transferir a tarefa para outro colaborador. O supervisor sempre pode delegar tarefas a subordinados. Nos demais casos, a delegação só é possível se houver permissão para atribuir tarefas a esses colaboradores.
• Adicionar participante - incluir participantes adicionais na tarefa. Para isso, é necessário ter permissão para atribuir a tarefa ao colaborador escolhido.
• Alterar responsável - designar outro responsável. Por padrão, é possível escolher um colaborador do mesmo departamento. Para nomear um supervisor ou colaborador de outro departamento, é preciso ter permissão para atribuir tarefas a eles.
• Editar listas de verificação - modificar e remover itens do checklist. Marcar itens como concluídos é possível independentemente desta configuração.
• Adicionar novos itens à lista de verificação - incluir novos itens e editar os próprios itens. Itens criados por outros participantes não podem ser alterados.

Permissões para criadores:

• Editar tarefa concluída - modificar uma tarefa depois que o responsável a concluiu.
• Excluir tarefas - remover tarefas que o próprio colaborador criou.

Permissões dentro do próprio departamento:

• Atribuir tarefas a colaboradores do próprio departamento - designar tarefas para colegas do mesmo departamento.
• Atribuir tarefas ao chefe do próprio departamento - designar tarefas ao supervisor direto.
• Ver todas as tarefas no próprio departamento - ver as tarefas dos colaboradores e do supervisor. A permissão vale para todos os departamentos nos quais o usuário atua.
• Editar tarefas disponíveis no próprio departamento - modificar tarefas do departamento que já estão disponíveis para visualização.
• Editar tarefas concluídas disponíveis no próprio departamento - alterar tarefas já concluídas do departamento que estão disponíveis para visualização.
• Excluir tarefas disponíveis do próprio departamento - remover tarefas do departamento que estão disponíveis para visualização.

Permissões para outros departamentos:

• Atribuir tarefas a chefes de outros departamentos - designar tarefas para supervisores de outras áreas.
• Atribuir tarefas a colaboradores de outros departamentos - designar tarefas para colaboradores de outras áreas.
• Ver todas as tarefas em outros departamentos - ver as tarefas de colaboradores de outros departamentos, mesmo sem participar delas.
• Editar tarefas disponíveis em outros departamentos - modificar tarefas de outros departamentos que já estão disponíveis para visualização.
• Editar tarefas concluídas disponíveis em outros departamentos - alterar tarefas já concluídas de outros departamentos para as quais você tem acesso de visualização.
• Excluir tarefas disponíveis em outros departamentos - remover tarefas de colegas de outros departamentos para as quais você tem acesso de visualização.

Permissões gerais:

• Exportar tarefas acessíveis - extrair a lista de tarefas disponíveis para um arquivo.
• Importar tarefas - carregar tarefas no Bitrix24 a partir de um arquivo.

Modelos de tarefas - as permissões definem o que os colaboradores podem fazer com os modelos. Isso ajuda a manter um padrão de trabalho uniforme e proteger os modelos contra alterações acidentais.
Modelos de tarefas

• Criar modelos de tarefas - criar novos modelos com as configurações desejadas.
• Ver modelos do próprio departamento - ver os modelos criados por colaboradores do mesmo departamento.
• Ver modelos de outros departamentos - ver os modelos de colegas de outros departamentos.
• Editar modelos do próprio departamento - modificar modelos de colegas do mesmo departamento.
• Editar modelos de outros departamentos - modificar modelos de outros departamentos para os quais há acesso de visualização.
• Excluir modelos acessíveis - remover modelos disponíveis para visualização.

Fluxos - são usados para reunir em um só lugar tarefas do mesmo tipo vindas de diferentes colaboradores. Nas permissões de acesso, você define quem pode criar novos fluxos. Geralmente, essa função é dada a supervisores ou colaboradores responsáveis pela organização dos processos.
Começar a trabalhar com os Fluxos Bitrix24

Regras de automação - automatizam ações em tarefas pessoais, como envio de notificações ou criação de tarefas. Por padrão, qualquer colaborador pode configurar regras de automação, mas, se necessário, você pode limitar esse direito. Isso evita confusões e ações automáticas indesejadas nas tarefas.
Regras de automação e gatilhos em tarefas

Permissões de Acesso - determinam quem pode alterar as configurações de permissões em tarefas. Por padrão, apenas o administrador do Bitrix24 tem essa permissão, mas ele pode concedê-la a outros.

Adicionar colaboradores

Clique no Mais (+) abaixo do nome da função. Escolha a quem atribuir esta função:

• Recentes - exibe colaboradores, departamentos e grupos que você pesquisou recentemente em qualquer seção do Bitrix24.
• Grupos - grupos de usuários predefinidos pelo sistema e que não podem ser alterados. Por exemplo: Supervisores, Supervisores adjuntos, etc.
• Meus grupos - selecione um grupo ou projeto específico.
• Colaboradores e departamentos - escolha um usuário ou um departamento inteiro da estrutura da empresa.
• Pesquisa - você pode encontrar qualquer colaborador digitando seu nome na barra de busca.