Em muitas empresas, há tarefas que se repetem com frequência, como preparar um relatório, aprovar um contrato ou revisar um texto publicitário. Se cada uma dessas tarefas for criada manualmente, algo pode passar despercebido: esquecer de anexar o arquivo necessário, não definir o prazo ou pular uma etapa no checklist.

Os modelos resolvem esse problema. Você configura a tarefa uma vez e a salva como modelo. Assim, a equipe cria tarefas a partir dele rapidamente, trabalhando com um padrão único. Isso economiza tempo e reduz o risco de erros no trabalho.

Quais são os benefícios dos modelos de tarefas:

• Para o supervisor, a garantia de que as tarefas estão formatadas corretamente: o modelo já contém todas as etapas, prazos e documentos atualizados. Não é necessário lembrar a cada vez o que é importante incluir, nem ter que verificar o responsável. O supervisor vê um processo previsível e obtém o resultado esperado sem precisar fazer ajustes ou enviar lembretes constantemente.
• Para o colaborador, a simplificação da execução da tarefa e a economia de tempo. A tarefa chega de forma clara e completa: o que fazer, em que ordem e até quando. Todos os arquivos, links e instruções estão reunidos em um só lugar. Não é preciso ficar esclarecendo detalhes; é possível iniciar o trabalho imediatamente e levá-lo até a conclusão com tranquilidade.
• Para o novo colaborador, a integração mais rápida ao processo: a tarefa já traz a sequência de ações, os documentos necessários e os responsáveis. Dá para começar a trabalhar sem fazer perguntas adicionais.

Por exemplo, no departamento de RH, ao contratar um novo colaborador, é preciso reunir documentos, liberar acessos e preparar os equipamentos. O modelo "Integração de Colaborador" organiza esse processo em uma única tarefa: checklist, instruções, links para os documentos e responsáveis já estão definidos. O especialista de RH só precisa acompanhar a tarefa seguindo o roteiro pronto, sem precisar memorizar nada.

É possível criar um modelo e ver a lista completa na seção Tarefas > Modelos.

Como trabalhar com modelos

Crie um modelo — é um rascunho no qual você adiciona antecipadamente a estrutura da tarefa, os responsáveis, os prazos e os materiais necessários. Assim, novas tarefas são criadas rapidamente e os colaboradores entendem de imediato o que precisa ser feito.
O que incluir no modelo

Crie uma tarefa a partir do modelo. Há três maneiras:

• Ao criar uma nova tarefa — no cartão, clique no bloco Modelos e selecione o desejado.
• Em uma tarefa existente — acesse qualquer tarefa, clique em ao lado do nome e selecione Criar usando modelo. Ao lado do modelo desejado, clique em Menu (≡) > Criar tarefa com base no modelo. Uma nova tarefa será criada no Bitrix24.
• Na seção Modelos — acesse Tarefas > Modelos. Ao lado do modelo desejado, clique em Menu (≡) > Criar tarefa com base no modelo.

Selecionamos um modelo ao criar uma nova tarefa

Navegamos até a lista de modelos na tarefa existente e criamos uma tarefa modelo a partir dessa lista

Selecionamos um modelo na lista geral

Ao criar a tarefa, o Bitrix24 transfere automaticamente tudo o que foi adicionado ao modelo: título, descrição, checklists, arquivos e outros elementos. Antes de atribuir a tarefa, é possível alterar qualquer detalhe — escolher outro responsável, ajustar a descrição, o prazo ou indicar o cliente desejado a partir do CRM. Se as alterações não forem necessárias apenas para uma tarefa, abra o modelo e edite-o; as configurações podem ser ajustadas a qualquer momento.

Exemplos de uso dos modelos:

• O supervisor de vendas abre o modelo "Preparar orçamento para o cliente" e atribui a tarefa a um gerente específico, vinculado ao negócio. Todos os arquivos e a estrutura necessários já estão prontos; basta selecionar o cliente nos elementos do CRM.
• O especialista de RH utiliza o modelo "Admissão de novo colaborador". Ao criar a tarefa, todas as etapas já estão organizadas no checklist, cada uma com seu responsável: assinar documentos, entregar equipamentos, criar o e-mail, adicionar ao chat do setor. Quando um novo colaborador entra na equipe, o especialista de RH só precisa informar o sobrenome dele na descrição da tarefa e atribuí-la ao supervisor.
• O gerente da equipe de vendas cria uma tarefa a partir do modelo "Revisão de contrato". O modelo já traz o responsável — o advogado, o prazo para revisão, o checklist com os pontos a serem verificados e o observador — o supervisor do setor. O gerente só precisa anexar o arquivo do contrato específico e indicar o cliente; a tarefa fica pronta imediatamente, e o advogado recebe tudo o que precisa para a revisão.

O que incluir no modelo

Inclua no modelo tudo o que deseja ver em cada tarefa criada a partir dele. Quanto mais completo for o modelo, menos dúvidas os colegas terão e mais fácil será trabalhar com as tarefas. O responsável não precisará ficar pedindo esclarecimentos, e o supervisor não terá que complementar a tarefa manualmente a cada vez.

Veja a seguir as configurações mais comuns adicionadas aos modelos para que as tarefas fiquem claras e prontas para execução.

Título — descreva resumidamente o objetivo da tarefa. Isso ajuda os colaboradores a entenderem do que se trata sem precisar abrir o cartão. Exemplo: "Estudar as instruções iniciais para começar a atuar", em vez de simplesmente "Instruções".

Descrição — pode conter um plano geral do trabalho ou uma lista do que precisa ser preenchido ao criar a tarefa. O modelo define o critério de formatação da tarefa e quais informações devem ser adicionadas a ela. Já no momento de criar uma tarefa específica, o colaborador complementa a descrição com os detalhes do seu caso.

Por exemplo, no modelo "Estudar as instruções iniciais para começar a atuar", é possível descrever o plano geral: quais seções da base de conhecimento devem ser estudadas, quais testes precisam ser realizados. Na tarefa em si, o supervisor adicionará os links atualizados para os documentos e atividades.

Responsável — indique o responsável no modelo para que as tarefas sejam atribuídas diretamente a uma pessoa específica. Se necessário, o responsável pode ser alterado antes de atribuir a tarefa; o modelo não será afetado.

A opção "Tarefa para novo colaborador" pode ser usada em modelos relacionados à integração ou ao início de uma nova função. Ela permite criar tarefas automaticamente para cada novo colaborador, sem necessidade de designação manual.

Prazo — defina em quanto tempo, após a criação, a tarefa deve ser concluída. Isso ajuda a planejar a carga de trabalho e cumprir os prazos. Por exemplo, para o modelo "Apresentar as instruções ao novo colaborador", o prazo é de 2 dias após a criação. Para o modelo "Preparar o contrato para o cliente", o prazo é de 3 dias, para que os materiais sejam alinhados com os advogados e o supervisor.

Participantes e observadores — adicione os colaboradores que participam da tarefa. Os participantes ajudam a executar partes específicas do trabalho, enquanto os observadores acompanham o andamento e podem intervir quando necessário. Por exemplo, na tarefa "Preparar a apresentação para o cliente", é possível adicionar o designer como participante para criar os slides, e o supervisor do setor como observador, para que ele veja o progresso e possa contribuir com o trabalho.

Tarefa recorrente — se as tarefas baseadas no modelo precisarem ser executadas com uma periodicidade definida, você pode configurá-las como recorrentes. Nesse caso, basta definir a recorrência, e o Bitrix24 criará as tarefas automaticamente. Por exemplo, a partir do modelo "Fazer pedido de materiais de escritório", a cada duas semanas é criada uma tarefa com os itens que precisam ser conferidos e solicitados.
Tarefas recorrentes: como automatizar processos repetitivos

Checklist — ajuda a estruturar o modelo da tarefa e distribuir o trabalho entre os participantes. É usado quando é necessário executar várias etapas sequenciais ou especificar quem é responsável por cada ação. Por exemplo, no modelo "Preparar o envio de e-mail marketing", o checklist pode conter as etapas de aprovação dos materiais; já na tarefa "Organizar um evento", é possível incluir subtópicos e marcar os responsáveis por cada etapa.
Listas de verificação