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Fluxo de trabalho de e-mail de CRM com resposta automática e acompanhamento

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Fluxo de trabalho de e-mail de CRM com resposta automática e acompanhamento

Quando um lead entra no seu CRM, qualquer número de ações pode ser acionado automaticamente pelo módulo de fluxos de trabalho Bitrix24 versátil e poderoso.

A resposta automática a leads recebidos é um elemento crucial no atual ambiente de negócios orientado para o cliente. Você quer que no final da interação inicial com a sua empresa o cliente sentisse que você já está trabalhando em suas necessidades. Mas, ao mesmo tempo, você não pode atender o telefone 24 horas por dia, e você não pode se alojar na sua caixa de entrada.

Por favor, observe que processos de negócio estão disponíveis apenas para os assinates dos planos Bitrix24 Standard & Profissional.


Aqui está um processo de negócios simples que:

1. envia um e-mail de resposta automática;

2. usa vários campos do lead para enviar e-mails diferentes;

3. define e, em seguida, verifica o status do lead;

4. envia um e-mail de acompanhamento após 7 dias se não houver alteração no status.


Aqui está uma visão do topo do fluxograma:

Auto-response 1.png

Como você pode ver, o bloco de condição classifica os leads de acordo com o tipo de lead e, em seguida, inicia o processo de envio de e-mail correspondente. Vale a pena notar que o mecanismo de fluxo de trabalho é iniciado а esquerda. Se a condição for atendida, (um valor "true" é retornado), o fluxo de trabalho segue a ramificação sem testar nenhum outro bloco.

Neste exemplo, o primeiro bloco está testando se o lead chegou a partir de um formulário CRM.

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Os leads de formulários CRM geralmente são "ricos em dados" - isto é, tais leads têm vários campos com valores que são significativos. Essa ramificação de condição pode ser separada subsequentemente, por exemplo, de acordo com o produto, em que o cliente está interessado, o site de onde o formulário veio ou quaisquer outros dados ou metadados do formulário.

O segundo bloco analisa o valor do campo "nome do lead e, se o campo tiver a palavra "message", o lead é considerado proveniente de um e-mail recebido, já que o sistema automaticamente denomina tais leads como sendo “from [an e-mail] message” (de uma mensagem de e-mail). Existem outras maneiras de determinar se o lead foi criado a partir de um e-mail recebido, mas as mensagens de e-mail recebidas têm apenas 3 ou 4 campos de dados que podem ser úteis para configurar uma resposta automática.

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Uma vez que o ramo de condição tenha sido escolhido, começa o processo de envio de e-mail. O número de ramos de condição que você pode decidir criar é questionável: respostas automáticas específicas são úteis, mas você deseja manter seu sistema gerenciável.

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  O bloco de ação que envia o primeiro e-mail é o seguinte. Você pode enviar outros e-mails ou notificações nesse estágio para agentes de vendas ou outros funcionários neste ou em qualquer outro ponto do processo. Ao usar o construtor disponível ao lado do campo Texto da mensagem, você pode personalizar a mensagem com os dados do lead (o nome do usuário não estará disponível em um lead criado a partir do e-mail recebido, mas a pessoa responsável poderia ser atribuída nas configurações de integração de e-mail).

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Depois de enviar a resposta automática, o processo usa um bloco Modifica o Documento para definir o status como “AutoProcessing”. Os status do lead são nomeados e gerenciados nas configurações do CRM na seção Listas de seleção.

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Depois, o fluxo de trabalho é pausado por 7 dias. Durante esses 7 dias, pode ocorrer algum evento, p.ex. uma ligação telefónica, que faz com que o lead avance ao longo do ciclo de vendas, de modo que não há necessidade de enviar um e-mail de acompanhamento automatizado após esses 7 dias. Se tal evento ocorrer, o agente de vendas irá alterar o status do lead ou, se calhar, até converter o lead. Em vez de enviar e-mails desnecessários, o fluxo de trabalho simplesmente verifica o status do lead e, se for algo diferente de AutoProcessing, o mesmo será encerrado.

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Depois disso, um segundo e-mail é enviado e o processo termina. Se mais de dois e-mails devem ser enviados, você pode utilizar outra série Pausa-Verificar Status-E-mail, ou um "Enquanto houver Loop" para enviar um determinado número de e-mails dentro de qualquer período de tempo, criando uma variável e adicionando 1 a ela com cada iteração.
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