As regras de automação e gatilhos no CRM ajudam a automatizar diferentes cenários de trabalho com clientes. As regras de automação realizam ações rotineiras: enviam e-mails e mensagens de chat, definem tarefas, criam documentos. Os gatilhos rastreiam as ações dos clientes e alterações no CRM: visualização de um e-mail, pagamento de uma fatura, alteração do valor dos campos em um formulário de CRM. Quando a ação especificada ocorre, o gatilho move o elemento do CRM para outro estágio.
Regras de automação em CRM
Gatilhos em CRM
Para configurar regras de automação e gatilhos, acesse a seção CRM, selecione o elemento desejado e abra a aba Regras de automação.
Nova interface para adicionar regras de automação e gatilhos
As regras de automação e gatilhos são categorizados em grupos dependendo das tarefas que resolvem. Neste artigo, falaremos sobre a automação do fluxo de trabalho.
Você pode configurar a conexão entre elementos do CRM e SPA com a ajuda deste grupo de regras de automação.
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Criar SPA
Quando um elemento do CRM atinge um determinado estágio, a regra de automação cria um novo elemento de SPA e preenche os campos obrigatórios nele. Por exemplo, quando um negócio passa para a fase "Assinatura do contrato", a regra de automação cria um elemento na SPA "Preparação do contrato". O departamento jurídico vê a nova aplicação e começa a preparar os documentos para o cliente.
Configurações da regra de automação "Criar SPA"
Tipo de item de CRM. Selecione o processo inteligente no qual a regra de automação criará o novo elemento.
Nome. Você pode adicionar informações do cartão do CRM ao nome de um novo elemento: nome do cliente, cargo, tipo de negócio, etc.
Criado por. Especifique o funcionário em nome do qual a regra de automação criará um novo elemento.
Pessoa responsável. Especifique o funcionário que será responsável pelo novo elemento.
Disponível para todos. Esta opção afeta as permissões de acesso ao novo elemento da SPA.
Permissões de acesso no CRM
A regra de automação criará um elemento no processo inteligente "Preparação do contrato". O nome do negócio será adicionado ao nome do elemento do processo inteligente. O chefe do departamento jurídico será responsável pelo elemento.
Pipeline. Se houver vários pipelines na SPA, selecione em qual deles você deseja criar o elemento.
Etapa. Selecione o estágio em que deseja criar o elemento.
Valor. Você pode transferir automaticamente o valor do negócio para o elemento da SPA.
Vincular ao item atual. O elemento da SPA terá um link para o elemento do CRM.
A regra de automação criará um elemento de processo inteligente no pipeline "Geral" na fase "Iniciar". O valor do contrato será copiado automaticamente do cartão de negócio.
Editar item da SPA
A regra de automação altera os valores dos campos dos elementos da SPA: adiciona observadores, altera o responsável ou o estágio. Por exemplo, quando um negócio passa para um estágio de sucesso, o elemento da SPA associado também passa para um estágio de sucesso. Este cenário é útil quando o negócio e o elemento da SPA devem ser concluídos ao mesmo tempo.
Configurações da regra de automação "Editar item da SPA"
Tipo de item SPA. Selecione um processo inteligente. A regra de automação alterará os valores dos campos dos elementos do processo.
Filtro de campo. É um campo obrigatório. Para fazer a regra de automação funcionar para o elemento da SPA vinculado a um negócio, configure um filtro. Selecione um campo e especifique seu valor.
Recomenda-se configurar um filtro pelo campo "ID", pois este valor é sempre único.
Configuramos um filtro por ID do elemento. Pegamos o valor do ID do campo personalizado "ID do elemento do SPA" no cartão de negócio.
Adicionar condição. A regra de automação alterará o valor do campo selecionado. Você pode selecionar vários campos.
A regra de automação irá alterar o valor do campo "Etapa"
Depois de selecionar um campo, especifique o valor que a regra de automação deve inserir nesse campo.
A regra de automação mudará o estágio do elemento de processo inteligente para o estágio "Bem-sucedido"
Obter informação do item da SPA
É uma regra de automação auxiliar que recebe informações dos campos do elemento da SPA e as repassa para outra regra de automação. Por exemplo, ela recebe dados sobre o valor e o número do contrato. Outra regra de automação envia um e-mail com esses dados ao cliente.
Regras de automação auxiliares em CRM
Configurações da regra de automação "Obter informações do item da SPA"
Vamos configurar a regra de automação "Obter informações do item da SPA":
Tipo de item de CRM. Selecione um processo inteligente. A regra de automação solicitará informações sobre este elemento do processo inteligente.
Selecionar campos. A regra de automação solicitará informações sobre o valor do campo selecionado. Se precisar selecionar vários campos, pressione Ctrl (Cmd no Mac) e destaque os campos desejados.
Filtro de campo. É um campo obrigatório. Configure um filtro para a regra de automação receber dados sobre o elemento da SPA vinculado ao negócio. Selecione um campo e especifique seu valor.
Recomenda-se configurar um filtro pelo campo "ID", pois este valor é sempre único.
Configuramos um filtro por ID do elemento. Pegamos o valor do ID do campo personalizado "ID do elemento do SPA" no cartão de negócio
Em seguida, vamos configurar uma regra de automação que enviará um e-mail ao cliente com valor da fatura e as informações da empresa. Vamos colocá-la no mesmo estágio.
Regras de automação para a comunicação com o cliente
Quando ambas as regras de automação tiverem executado as ações, o cliente receberá um e-mail. O texto conterá o valor da fatura e as informações da empresa.
Excluir SPA
A regra de automação exclui um elemento da SPA que não é mais necessário. A regra de automação é útil quando você cria muitos elementos de teste que precisam ser excluídos posteriormente. Por exemplo, quando um negócio de teste chega ao estágio final, a regra de automação exclui o elemento da SPA vinculado a ele.
Configurações da regra de automação "Excluir SPA"
Tipo de item de CRM. Selecione a SPA na qual deseja excluir o elemento.
ID do item de CRM. Especifique o ID do elemento da SPA. Este é um campo obrigatório.
Como saber o ID do elemento da SPA
A regra de automação irá deletar o elemento do processo inteligente "Preparação do Contrato", desde que seu nome contenha a palavra "teste". Vamos pegar o ID do elemento do processo inteligente do campo de negócio personalizado.
Como saber o ID do elemento da SPA
Cada elemento possui um ID exclusivo. Para descobrir o ID, especifique-o no campo personalizado do negócio usando a regra de automação "Modificar item".
Crie um campo personalizado. Abra o formulário de negócio e clique em Criar campo.
Campos personalizados
Crie uma regra de automação "Modificar item". Crie uma regra de automação Modificar item. A regra de automação inserirá o ID do elemento da SPA no campo personalizado do negócio. Quando uma regra de automação cria um elemento da SPA, outra regra de automação inserirá o ID desse elemento em um campo personalizado. O valor deste campo pode ser utilizado por outra regra de automação.
O campo personalizado "ID do elemento do SPA" pode ser ocultado no cartão de negócio. Clique no ícone de configurações (⚙️) próximo ao campo e selecione a opção Ocultar.
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