As Tarefas no Bitrix24 são um espaço unificado que ajuda a organizar o trabalho da equipe: delegar pequenas atribuições e gerenciar grandes projetos. Aqui, os colaboradores discutem detalhes no bate-papo da tarefa e registram os resultados.

Com as Tarefas, você pode acompanhar o processo de trabalho dos colaboradores, controlar prazos e distribuir responsabilidades. Por exemplo, um supervisor criou a tarefa "Lançar campanha publicitária". Na tarefa, a meta é descrita, os prazos e os responsáveis são definidos. O profissional de marketing e o designer discutem ajustes no bate-papo da tarefa e anexam os materiais necessários. O supervisor vê em que etapa a tarefa está, sem mensagens extras ou reuniões.
Novas tarefas no Bitrix24

Como simplificar e acelerar o trabalho com tarefas

As Tarefas são um conjunto de ferramentas que ajudam a manter o processo sob controle, trabalhar em sintonia e concluir tudo no prazo. Esses recursos tornam o trabalho da equipe transparente: o supervisor vê o progresso, os participantes entendem suas funções e a informação não se perde entre bate-papos e e-mails.

Listas de verificação. Crie uma lista de etapas para ver quais já foram concluídas. Você pode adicionar subitens à lista de verificação, designar responsáveis para eles e anexar arquivos.
Listas de verificação em tarefas, como criar e trabalhar com elas

Marcadores. Use marcadores prontos ou crie os seus para agrupar tarefas por tópicos comuns. Isso permite filtrar tarefas e encontrar rapidamente as que você precisa.
Como usar marcadores em tarefas e projetos

Lembretes. Configure lembretes de tarefas como notificações no Bitrix24 ou mensagens por E-mail. Assim, você pode executar tarefas no prazo e cumprir os prazos. Qualquer participante pode adicionar um lembrete para si ou para colegas - o responsável, quem criou a tarefa ou um participante. Isso pode ser feito ao criar e editar uma tarefa.
Como configurar lembretes em tarefas do Bitrix24

Rastreamento de tempo. Inicie o cronômetro quando começar a trabalhar em uma tarefa para rastrear quanto tempo você gastou nela.
Rastreamento de tempo em tarefas

Resultado da tarefa. Marque o resultado do trabalho para que o supervisor não precise procurá-lo na conversa. Para isso, adicione um relatório na seção "O resumo do status da tarefa é obrigatório" ou envie uma mensagem no bate-papo da tarefa e marque-a como resultado.
O resumo do status da tarefa

Modelos. Para atribuições que se repetem com frequência, crie um modelo com a estrutura desejada da tarefa, funções, prazo e materiais. Por exemplo, para preparar um relatório ou aprovar um contrato. Isso permite criar novas tarefas rapidamente, e os colaboradores entendem imediatamente o que precisa ser feito.
Modelos de tarefas

Como encontrar a tarefa que precisa

O Bitrix24 possui filtros que permitem encontrar rapidamente as tarefas que você precisa.

• Campo de pesquisa: pesquise tarefas utilizando frases ou palavras-chave presentes no título ou na descrição.
• Funções: filtre as tarefas com base na sua função: em andamento, auxiliando, criadas por mim ou seguindo.
• Filtros: crie seus próprios filtros ou use filtros predefinidos, como em andamento, concluída, adiada, atrasadas e quase atrasadas.
Pesquisa e filtros em tarefas

Como trabalhar com os modos de visualização

Existem cinco modos de trabalho com tarefas.

• Lista: todas as tarefas reunidas em um só lugar. É conveniente para acompanhar alterações e classificar tarefas pelos parâmetros desejados.
• Prazos: mostram quando as tarefas precisam ser executadas. Isso ajuda no planejamento e distribuição da carga de trabalho.
• Planejador: ajuda a classificar tarefas pelos seus critérios: prazos, prioridade, status e assim por diante.
• Calendário: permite acompanhar os prazos das tarefas e ver o panorama da carga de trabalho em diferentes períodos.
• Gantt: grade de calendário que mostra quanto tempo cada tarefa levará e quando deve ser concluída.
Como trabalhar com Tarefas em Modo Lista
Trabalhando com tarefas no modo Prazo
Como trabalhar com tarefas no modo Planejador
Visualização Calendário em Tarefas
Gráfico de Gantt e como vincular tarefas

Como automatizar tarefas

Configure regras de automação e gatilhos para criar automaticamente novas tarefas, adicionar participantes e rastrear prazos.

Regras de automação executam ações rotineiras: enviam notificações, criam tarefas, adicionam participantes. Gatilhos rastreiam mudanças, como a proximidade do prazo final, e atualizam o status da tarefa.
Regras de automação e gatilhos em tarefas

Como configurar permissões de acesso

As permissões de acesso ajudam a definir quais ações os colaboradores poderão executar com tarefas, modelos e regras de automação. Você pode criar funções com o conjunto necessário de permissões, por exemplo, permitir edição ou proibir exclusão de tarefas, e atribuí-las a colaboradores ou grupos de trabalho específicos.
Permissões de acesso nas tarefas

Tarefas em outras ferramentas Bitrix24

As Tarefas no Bitrix24 estão conectadas a outras ferramentas. Se um supervisor deu uma atribuição em um bate-papo, você pode criar uma tarefa imediatamente com base nessa mensagem. O texto da mensagem se tornará a descrição da tarefa, você será o responsável e os participantes do bate-papo serão os observadores.

Trabalho em equipe. Você pode criar uma tarefa no Messenger, calendário, Feed, grupo de trabalho e projeto.
Criar tarefas a partir de postagens no Feed
Criar uma tarefa ou reunião a partir de uma mensagem de chat

CRM. As tarefas no CRM ajudam a simplificar a comunicação entre departamentos. Por exemplo, o departamento de vendas pode criar uma tarefa para os advogados prepararem os documentos para um cliente. Os gerentes de vendas verão os status das tarefas no kanban, sem abrir o cartão do CRM.
Trabalhar com tarefas no CRM