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Processos Empresariais para aprovação de documentos

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Vamos dizer que você está pronto para fazer o upload de uma nova versão de um modelo de contrato para a Biblioteca de Documentos na sua intranet. Este novo modelo de contrato será usado por seus funcionários fazer contratos com novos clientes, fornecedores, etc. Como acordos e contratos são documentos muito delicados, você precisa ter certeza de que tudo está impecável com a linguagem e a estrutura da nova versão do modelo de contrato.


Você deseja que esta nova versão seja aprovada pelo Departamento Jurídico e/ou pelos Executivos, antes de ser publicada na sua intranet. O mesmo vale para documentos que já haviam sido carregados mas precisam ser aprovados a cada modificação.

Você pode criar um novo fluxo de trabalho (chamamos de modelo de Processo Empresarial) que será utilizado cada vez que um novo documento for carregado ou um documento existente for modificado. Haverá uma, duas ou mais pessoas envolvidas no seu PE: uma pessoa que envia o novo documento, uma pessoa que revisa ou aprova o documento, e talvez alguém mais no meio.

Com o PE ativado, nem um único documento carregado ou alterado nesta Biblioteca de Documentos passará despercebido. Processos Empresariais irão garantir que os seus documentos passem por determinadas fases de aprovação antes de serem publicados na intranet.

Criar um Processo Empresarial simples para aprovação de documentos

Vamos ver como criar um novo PE a partir do zero. Vamos criar uma estrutura modesta para o modelo PE que incluirá apenas poucas etapas. Abaixo está um conjunto de imagens que ilustram como criar um modelo PE simples passo a passo.

01. Primeiro, precisamos navegar até a Biblioteca de Documentos, onde queremos que nossos documentos (ou outros dados) sejam pré-moderados usando o módulo de Processos Empresariais. Se PEs ainda não estão ativados nesta Biblioteca de Documentos específica, teremos que ativá-los em configurações do Drive da Empresa>configurar processos empresariais.




02. Como estamos criando um novo modelo PE a partir do zero, devemos selecionar um tipo de PE para a nossa futura estrutura PE. Há dois tipos de Processos Empresariais: processos sequenciais e processos direcionados por status (learn mais sobre tipos de PA). O que precisamos para o nosso novo modelo PE de Aprovação de Documentos é um processo sequencial. Um processo empresarial sequencial é geralmente usado para processos com um ciclo de vida limitado e predefinido. Um exemplo típico disso é a criação e a aprovação de um documento de texto (isto é, carregado --> enviado para aprovação --> aprovado --> publicado).



03. Devemos nos certificar de selecionar as opções Autorun adequadas para o nosso PE. Quando adicionado - PE será efetuado cada vez que um documento é carregado nesta Biblioteca de Documentos. Quando alterado - PE será efetuado cada vez que um documento existente for modificado. Neste exemplo, precisamos de ambos.



04. Quando terminarmos a descrição do modelo PE, uma nova janela é aberta. Aqui, podemos usar o Editor de Processo Empresarial. O Editor PE é um criador de fluxograma simples em que (predeterminados) blocos de funções podem ser arrastados e soltos. Cada bloco de funções tem configurações que são configuradas de acordo com as necessidades do processo. Precisamos apenas de algumas delas. Vamos começar com o bloco de funções Aprovar Documento.



05. Quando solto na estrutura, podemos clicar na pequena engrenagem localizada no canto superior direito do bloco de funções e acessar as configurações do bloco de funções. Aqui, selecionamos pessoas que devem aprovar o documento enviado, escolhemos se queremos ou não que todos eles aprovem o documento ou um voto/decisão será suficiente, e adicionamos o texto da mensagem que será exibido no log PE etc. Para selecionar os dados que são relevantes para o documento (quem criou, quando foi criado, link para o arquivo etc), podemos utilizar os botões com três pontos "..." encontrados ao lado de alguns campos de dados.



06. Ok, concluímos o bloco de funções Aprovar Documento, agora vemos que há dois caminhos que o nosso documento pode seguir dependendo da decisão tomada pelas pessoas que o aprovam. Se aprovado, queremos que o nosso documento seja publicado na Biblioteca de Documentos. Se rejeitado, não queremos que este documento esteja disponível para outros. Para essas ações, vamos arrastar e soltar mais dois blocos de funções em nossa estrutura PE: Publicar Documento e Excluir Documento. Os nomes dos blocos correspondem às ações que efetuam.



07. Estamos quase acabando a estrutura PE agora. Podemos clicar no botão Salvar e retornar à Biblioteca de Documentos, onde ativamos o nosso módulo PE (Drive da Empresa). Vamos fazer o upload de um novo documento denominado DRAFT.docx. Como você pode ver, setas circulares e um ponto de exclamação apareceram ao lado do nome do documento, indicando que o PE está em andamento.



A pessoa responsável (a que precisa aprovar este documento) também irá receber uma notificação de Fluxo de Trabalho (veja o indicador no menu à esquerda, que mostra o número do fluxo de trabalho e tarefas PE).



08. Agora, podemos iniciar o Fluxo de Trabalho - uma nova janela de informações do fluxo de trabalho será aberta - aqui, podemos Aceitar ou Recusar o novo documento (antes disso, também podemos compartilhar comentários ou abrir o documento) . Vamos clicar em Aceitar e ver o que acontece a seguir.



09. Cada documento (ou arquivo), que tenha sido colocado em um ou mais processos empresariais, tem seu próprio Log PE, que pode ser encontrado em Fluxos de Trabalho>Arquivos>Concluído>na página de informações PE:





10. Certo, está tudo bem com o nosso documento: ele foi aprovado e, agora, publicado na Biblioteca de Documentos. Se você navegar com o cursor do mouse até o arquivo, você verá uma janela pop-up com o status - "Concluído".



11. Vamos fazer um pequeno upgrade na nossa estrutura PE. Caso um documento não seja aprovado, queremos que a pessoa que enviou o documento receba uma mensagem correspondente via Web Messenger. Precisamos voltar à Biblioteca de Documentos > Configurações > Processo Empresarial > [nome PE]. Agora, devemos arrastar e soltar o bloco de funções Notificação ao Usuário em algum lugar no caminho que é utilizado para documentos rejeitados.



12. Para alterar as configurações e adicionar um texto de notificação, precisamos clicar no ícone de engrenagem. Isso nos leva ao bloco de funções Configurações, onde podemos selecionar remetente(s) e destinatário(s), bem como qualquer texto desejado. Para o campo do destinatário, vamos utilizar o botão de três pontos "?" para selecionar o usuário que enviou o documento. O remetente pode ser encontrada na categoria "Propriedade do Documento" e será representado por uma linha de código especial - {=Documento:CRIADO_POR}. Também podemos escolher um tipo de notificação: notificação personalizada ou do sistema. Agora, podemos salvar o bloco de funções propriedades.



13. Agora, vamos fazer o upload de um novo documento e rejeitá-lo. Vemos que o remetente recebeu uma notificação via Web Messenger dizendo que o documento não pode ser aprovado. Além disso, vemos que este documento não aparece na Biblioteca de Documentos (ele foi excluído).



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