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Como criar uma tarefa

As tarefas ajudam a organizar a execução do trabalho em equipe. Com a ajuda desta ferramenta, os funcionários planejam seu trabalho e os gerentes podem monitorar o desempenho de seus colaboradores e gerenciar projetos.

O trabalho com tarefas também é possível na versão móvel. Saiba mais a respeito, lendo o artigo Tarefas no aplicativo móvel do Bitrix24.

Como trabalhar com tarefas

Suponhamos que a sua empresa organize um evento. A preparação, para eles é um processo complexo, desde a escolha do local e pedido do serviço de buffet, até a contratação de pessoal e a criação do cenário ou decoração. Diferentes funcionários estão envolvidos na preparação do evento, por isso é importante controlar e coordenar o processo.


Organize e crie uma tarefa - vá para Tarefas e projetos > Tarefas e clique em Criar.

O título e a descrição da tarefa

No título, indique a ideia principal,  isso permitirá que você navegue rapidamente entre outras tarefas. Na descrição, explique detalhadamente para o responsável o que precisa ser feito.

Verifique que esta é uma tarefa de Alta prioridade. Portanto, o funcionário vai entender que a tarefa requer uma solução urgente, logo, é mais importante.

Faça uma lista de verificação

Divida uma tarefa grande em tópicos, para que os funcionários entendam por onde começar e, porque assim, será mais fácil para que você monitore sua implementação.

Leia mais detalhadamente a respeito no artigo Listas de verificação em Tarefas.

Adicionar funcionários a uma tarefa

Nas tarefas, os funcionários são divididos em várias funções:

Pessoa responsável Funcionário ou o diretor/dono da empresa. Se as pessoas responsáveis ​​forem adicionadas durante a criação da tarefa, uma tarefa separada será criada para cada um, sendo que esta será copiada para o diretor também.
Criado por É o funcionário que atribuiu a tarefa. Ele confirma, acompanha e controla sua implementação.
Participantes Os funcionários envolvidos em uma tarefa. Uma tarefa pode ter apenas um responsável, mas podem haver vários co-executores.
Observadores Os funcionários que monitoram o andamento de uma tarefa e também podem deixar comentários.
Para observadores, o modo silencioso na tarefa é definido automaticamente e, o contador de comentários ao vivo não fica exposto. Leia mais sobre notificações em tarefas no artigo Como funcionam as mensagens ping em tarefas.

Como definir uma tarefa em nome de outro funcionário

Se você for o administrador do portal, poderá atribuir uma tarefa em nome de outro funcionário, basta selecionar outros funcionários e nomeá-los como o responsável e o criador da tarefa.

Se a tarefa for criada por um funcionário, ele pode escolher outro criador, mas nesta tarefa ele sempre será descrito como responsável.

Especifique a data de vencimento da tarefa

No campo Prazo, insira a data e a hora de vencimento da tarefa. Especifique a data de início e a duração da tarefa, e o sistema calculará automaticamente a data de conclusão. Isso ajuda a determinar rapidamente o planejamento de tempo e fica mais fácil acompanhar o andamento da tarefa.

Configurações adicionais na guia Opções

As seguintes configurações estão disponíveis na guia Opções:

  • Permite que o responsável altere o prazo.
  • Pular fins de semana e feriados.
  • Verifique a tarefa após a conclusão.
  • Adicione aos seus favoritos.
  • Adicione o plano ao dia de trabalho.
  • Os prazos são determinados pelo tempo das subtarefas.
  • Encerre automaticamente uma tarefa quando as subtarefas forem concluídas (e vice-versa).
  • Passe o mouse sobre o ícone de ponto de interrogação ao lado de cada opção para ler sua descrição detalhada.

    Quando a opção O resumo do status da tarefa é obrigatório está marcada, o funcionário responsável não poderá fechá-la sem um comentário com os resultados. Leia mais no artigo Resumo do status da tarefa.

    Configurar uma tarefa na guia Mais

    Para um trabalho detalhado com tarefas, defina configurações especiais. Clique na guia Mais, e selecione as opções necessárias para a tarefa:

  • Projeto - permite associar uma tarefa projeto.
  • Rastreamento de tempo — permite o rastreamento do tempo para concluir uma tarefa.
  • Lembrar sobre uma tarefa - permite adicionar um lembrete sobre uma tarefa.
  • Repetir tarefa - Criando modelos de tarefas, opção para definir as configurações de repetição de uma tarefa.
  • Gantt - Aqui você pode adicionar uma tarefa predecessora.O que é um gráfico de Gantt e como usá-lo?
  • CRM - permite adicionar elementos de CRM à tarefa.
  • Definir como subtarefa - aqui você pode vincular uma subtarefa.
  • Marcadores - crie tags para pesquisa fácil e filtragem por tarefas.
  • Tarefas dependentes - Permite adicionar Campos personalizados às tarefas.

  • Após o término de todas as configurações, clique no botão Adicionar tarefa.


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