À medida que a empresa cresce, as tarefas se tornam maiores e mais complexas. Já não é possível alcançar um objetivo em uma única etapa e acompanhar todo o trabalho de uma só vez. Se for difícil definir os prazos de uma tarefa, delegá-la a outro colaborador ou avaliar e aprovar o resultado, vale a pena dividi-la em partes gerenciáveis. Isso ajuda a:

• planejar grandes volumes de trabalho com mais precisão,
• identificar gargalos com antecedência,
• distribuir responsabilidades,
• entender exatamente como cada parte contribui para o resultado.

No Bitrix24, você pode dividir tarefas de duas maneiras: usando subtarefas ou listas de verificação.

Quando dividir uma tarefa em partes

É preciso dividir o trabalho quando seu volume é grande demais para uma única tarefa. Nesses casos, fica difícil:

• estimar prazos realistas,
• entender o andamento do trabalho,
• distribuir o trabalho entre as pessoas,
• perceber atrasos a tempo.

Ao dividir a tarefa, você transforma um grande objetivo em um conjunto de ações concretas, que podem ser executadas, verificadas e concluídas individualmente.

A tarefa é grande e se estende por um longo período. Por exemplo, lançar um site envolve mais de uma ação. O trabalho inclui protótipo, design, desenvolvimento das páginas, inserção de conteúdo e lançamento. Dividir a tarefa ajuda a registrar as etapas e identificar exatamente em qual delas o trabalho está, sem depender apenas do status geral “Em andamento”.

Um mesmo objetivo envolve várias etapas. Por exemplo, preparar um relatório para um cliente: coletar dados, conferir os números, montar a apresentação e aprovar a versão final. Se as etapas não forem registradas, é fácil esquecer alguns passos ou se lembrar deles tarde demais.

Diferentes colaboradores ou departamentos trabalham na tarefa. A empresa precisa abrir uma nova filial. É impossível contemplar tudo em uma única tarefa: é necessário selecionar, contratar e treinar colaboradores, preparar documentos e aprovar os primeiros planos de vendas.

Sem essa divisão, fica difícil gerenciar a tarefa: há muito trabalho, a sequência das ações não está clara e os prazos mudam constantemente. Ao dividir o trabalho, você cria uma estrutura com tarefas separadas para cada ação. Cada tarefa tem um responsável e um prazo, as tarefas podem ser executadas em paralelo e o gestor acompanha o progresso geral, em vez de relatórios isolados.

Quando criar subtarefas

As subtarefas são necessárias quando um objetivo envolve várias partes independentes e cada uma precisa ter seu próprio resultado. Cada parte se torna uma tarefa separada, com responsável e prazo próprios. As subtarefas ajudam a visualizar quem é responsável por cada parte, em que etapa o trabalho está e onde surgem atrasos.

Use subtarefas quando:

• diferentes colaboradores ou equipes executam a tarefa,
• cada parte precisa entregar um resultado específico, além de ser marcada como concluída,
• as etapas têm durações diferentes e precisam de prazos próprios,
• o trabalho precisa ser verificado e aprovado separadamente da tarefa principal.

Por exemplo, para organizar um evento corporativo, é preciso escolher o local, aprovar o cardápio, encomendar a decoração e preparar a programação. Todas essas atividades são subtarefas de um mesmo objetivo. Cada subtarefa tem seu próprio responsável, prazo e resultado.

Como criar uma subtarefa:

1–3. Vá até Tarefas e projetos > Tarefas e abra o formulário da tarefa.
4–5. Clique em Subtarefas e crie uma nova tarefa. Se a tarefa já existir, você pode selecioná-la na lista.
6. Na nova tarefa, preencha os campos principais: nome, descrição, responsável e prazos.
7. Clique em Criar.
Tarefas no Bitrix24, como criar e configurar

Todas as subtarefas aparecem no formulário da tarefa principal. Para acessar rapidamente o bloco com elas, clique no botão Subtarefas. No formulário de cada subtarefa, aparece apenas a tarefa principal.

Tarefa principal com subtarefas

Subtarefa com acesso à tarefa principal

Quando adicionar listas de verificação

Uma lista de verificação é útil quando uma pessoa ou uma pequena equipe executa a tarefa e ela envolve várias ações simples. Nesse caso, a tarefa continua tendo um único resultado.

Nessas situações, criar uma subtarefa para cada ação torna a estrutura mais complexa do que o necessário. A lista de verificação ajuda a registrar todos os passos e identificar rapidamente o que já foi feito e o que ainda não foi iniciado.

Por exemplo, a tarefa “Preparar uma publicação para as redes sociais” envolve os seguintes passos:

• escrever o texto,
• escolher a imagem,
• agendar a publicação,
• verificar como a publicação é exibida.

Todas essas ações levam a um único resultado: o post publicado. Portanto, uma lista de verificação é suficiente.

Adicione uma lista de verificação no formulário da tarefa:

1. Clique em Listas de verificação nas tarefas.
2. Adicione os itens e descreva o que precisa ser feito.
3–4. Se precisar da ajuda de colegas para executar os itens, adicione participantes. Clique em e selecione um colaborador. Por exemplo, o designer prepara a imagem, o profissional de marketing revisa o texto e o responsável pela tarefa acompanha a publicação e responde pelo resultado completo.