Na Assinatura eletrônica para RH, foi incorporado um bot de Recursos Humanos. A principal função do bot é automatizar o processo de assinatura de documentos.
O bot de RH irá notificá-lo sobre:
- um novo documento para assinar,
- mudanças no status do documento.
Quando alguma ação for necessária, uma mensagem será enviada no chat do Bitrix24 para cada um dos participantes da assinatura: o iniciador, o aprovador, o editor de campo, o representante da empresa ou os funcionários que assinam o documento.
Por exemplo, o iniciador e o funcionário que assina o documento, receberão uma mensagem sobre o documento assinado, enquanto apenas o iniciador receberá uma notificação sobre o cancelamento da assinatura.
Este artigo irá guiá-lo sobre as mensagens enviadas pelo bot de RH.
Tipos de mensagens do bot de RH
Aprovar documento. O aprovador, geralmente o diretor da empresa, verifica se todo o conteúdo do documento está correto e o aprova. O documento é então repassado para a próxima etapa, seja para quem o preenche ou para um representante da empresa. O bot irá notificá-los sobre isso no chat do Bitrix24.
Revisar e preencher o documento. O gerente de RH completa o documento. O documento é então enviado ao representante da empresa para assinatura. O bot notificará o representante sobre isso.
Assinar documento. O representante da empresa receberá esta mensagem primeiro. Após assinar o documento, o bot de RH enviará uma mensagem aos funcionários signatários.
Os funcionários receberão uma mensagem do bot no chat do Bitrix24. Eles poderão abrir o documento, lê-lo e assiná-lo.
Documento assinado. Quando o documento for assinado por ambas as partes, o iniciador da assinatura e o funcionário receberão uma mensagem a respeito.
O iniciador pode baixar o documento no cofre da empresa, e o funcionário pode baixá-lo em seu perfil pessoal na seção Documentos assinados.
Como buscar e baixar documentos assinados eletronicamente
Você pode cancelar a assinatura do documento. O bot de RH irá informá-lo sobre isso se:
- o aprovador, editor de campo ou representante da empresa cancelou a assinatura do documento por qualquer motivo,
- o funcionário se recusou a assinar o documento.
Assinatura cancelada. Quando um dos participantes, seja o aprovador, editor de campo ou representante da empresa, cancela a assinatura por qualquer motivo, o bot de RH notificará o iniciador da assinatura no chat do Bitrix24. O bot indicará o nome da pessoa que cancelou a assinatura e o título do documento.
O funcionário recusou assinar o documento. Caso o funcionário se recuse a assinar o documento, o iniciador receberá uma mensagem no chat do Bitrix24 em nome do referido funcionário.
Para saber por que o documento não pôde ser assinado, entre em contato diretamente com o funcionário mencionado na mensagem ou com um especialista de RH.
Personalização do bot de RH
Para que o bot de RH se associe apenas com a sua empresa, você pode personalizar seu perfil, alterando o avatar, nome e cargo. Isso pode ser feito pelo administrador do Bitrix24.
- Vá para o perfil do bot de RH clicando no nome dele no chat.
- Preencha os campos do seu perfil: nome, sobrenome, cargo.
- No seu avatar, clique em Carregar uma foto > Carregar do drive.
- Selecione uma nova foto ou imagem e clique em Salvar.
Destaques
- Na Assinatura eletrônica para RH, foi incorporado um bot de Recursos Humanos. A principal função do bot é automatizar o processo de assinatura de documentos.
- O bot de RH irá notificá-lo sobre um novo documento para assinar e alterações no status do documento.
- Quando alguma ação for necessária, uma mensagem será enviada no chat do Bitrix24 para cada um dos participantes da assinatura: o iniciador, o aprovador, o editor de campo, o representante da empresa ou os funcionários que assinam o documento.
- O administrador do Bitrix24 pode alterar avatar, nome e cargo do bot.
- O bot de RH não pode responder perguntas. Para saber os detalhes da assinatura, entre em contato com a pessoa correspondente.