No Bitrix24, é possível automatizar processos de RH com Soluções automatizadas, assinatura eletrônica para RH e fluxos de trabalho. Um fluxo de trabalho permite criar um caminho com várias ramificações e condições, incluindo a assinatura de documentos como uma das etapas.

Por exemplo, em uma Solução automatizada, você pode configurar um fluxo de trabalho que verifica se o colaborador assinou o consentimento para o tratamento de dados pessoais. Se ele assinou, o processo continua. Se não, um profissional de RH responsável receberá automaticamente uma Atribuição para descobrir o motivo. Em vez de uma Atribuição, você pode adicionar qualquer outra ação da lista ao fluxo de trabalho.

Como abrir o criador de fluxos de trabalho nas Soluções automatizadas

O administrador do Bitrix24 pode configurar as Soluções automatizadas, mas também pode conceder essas permissões a outros colaboradores.

1–4. Acesse a seção Automação > Soluções automatizadas e abra a Solução automatizada desejada. Em nosso exemplo, é Contratação de Colaboradores Remotos.
5. Clique em Regras de automação no canto superior direito.
6. Selecione Editar no criador de fluxos de trabalho na etapa em que a ação deve ser executada.

Como criar um fluxo de trabalho

Vamos montar um fluxo de trabalho com várias partes, por exemplo:

• adicionar e configurar a ação Assinar documento com o colaborador;
• adicionar uma condição para verificar o resultado da assinatura;
• configurar a ação caso o colaborador tenha assinado o documento;
• adicionar e configurar a ação Criar Atribuição caso o colaborador não tenha assinado o documento.

Adicionar e configurar a ação "Assinar documento com o colaborador".

1. Clique na seta abaixo do bloco Início no fluxo de trabalho.
2–3. Escolha CRM > Assinar documento com o colaborador.
4. Clique em Configurações (⚙️) para ajustar a ação.
5. Preencha os campos:

• Adicione um modelo de documento pronto ou crie um novo. Para selecionar um modelo já carregado, clique na linha com o nome do modelo, por exemplo, Consentimento para tratamento de dados pessoais. Para adicionar um novo, clique em Criar novo.
  Assinatura eletrônica para RH, modelos de documentos para empresas
• Substituir o arquivo para assinatura: se quiser usar o documento do modelo selecionado acima, deixe o campo em branco. Para carregar outro documento, clique nos três pontos (...) e escolha a origem: Bitrix24 Drive, campos do processo inteligente ou um arquivo criado por outras Regras de automação.
• Responsável: por exemplo, indique o gerente de RH, que receberá notificações sobre o status da assinatura.
• Colaboradores que assinarão o documento: clique nos três pontos (...) e selecione os colaboradores da lista.
• Quem assinará em nome da empresa.
• Quem aprovará.
• Quem preencherá.

6. Ative a opção Aguardar conclusão do fluxo de trabalho para esperar a assinatura do documento ou a criação da Atribuição.
7. Clique em Salvar.

Adicionar uma condição para verificar o resultado. Ela verificará se o colaborador assinou o documento e direcionará o processo para a ramificação correta.

1. Clique na seta abaixo da ação Assinar documento com o colaborador.
2. Selecione Estruturas de controle.
3. Clique em Condição.
4. As condições foram adicionadas.
5. Clique em Configurações (⚙️) ao lado de cada bloco Condição para renomeá-los.
6. Defina os nomes das condições, como Documento assinado e Documento não assinado. Isso ajudará a navegar melhor no processo.

Configurar a ação caso o colaborador tenha assinado o documento. Em nosso exemplo, a integração (onboarding) do novo colaborador na Solução automatizada continuará e avançará para uma nova etapa: Assinatura do contrato de trabalho.

1. Clique em Configurações (⚙️) no bloco Documento assinado.
2. Selecione o tipo de condição Verdadeiro. Isso significa que a ação "Assinar documento com o colaborador" foi concluída, ou seja, o colaborador assinou o consentimento para o tratamento de dados pessoais.
3. Salve as alterações.

Configurar a ação caso o colaborador não tenha assinado o documento. Se o colaborador não assinar o documento, o Bitrix24 criará uma Atribuição para o profissional de RH responsável. Nessa Atribuição, você pode solicitar que o gerente de RH descubra por que o colaborador se recusou a assinar o consentimento para o tratamento de dados pessoais.

1. Clique na seta abaixo do bloco Documento não assinado.
2–3. Selecione Notificações > Criar Atribuição.
4. Clique em Configurações (⚙️) no bloco Documento não assinado.
5–9. Configure os parâmetros da ação: indique o tipo de condição e a origem. Tipo de condição: Misto. Origem: Resultados adicionais > Assinar documento com o colaborador > Status do documento.
10. Salve as alterações.

Configurar a ação "Criar Atribuição". O gerente de RH a receberá se o colaborador não assinar o documento necessário.

1. Clique em Configurações (⚙️) na ação Criar Atribuição.
2. Preencha os campos da Atribuição: defina o título e a descrição, escolha o criador e o responsável, defina o prazo, etc.
3. Salve as alterações.
4. O fluxo de trabalho foi criado. Clique em Salvar.

Quando o cartão do colaborador na Solução automatizada avançar para a etapa Consentimento para tratamento de dados pessoais, o fluxo de trabalho será iniciado automaticamente. Ele verificará se o documento foi assinado: se sim, continuará a integração do colaborador; se não, criará uma Atribuição para o gerente de RH.