Na Assinatura eletrônica para RH, foi incorporado um bot de Recursos Humanos. A principal função do bot é automatizar o processo de assinatura de documentos.
O bot de RH irá notificá-lo sobre:
- um novo documento para assinar,
- mudanças no status do documento.
O bot de RH funcionará automaticamente quando você enviar um documento para assinatura. Quando alguma ação for necessária, uma mensagem será enviada no chat do Bitrix24 para cada um dos participantes da assinatura: o iniciador, o aprovador, o editor de campo, o representante da empresa ou os funcionários que assinam o documento.
Por exemplo, o iniciador e o funcionário que assina o documento, receberão uma mensagem sobre o documento assinado, enquanto apenas o iniciador receberá uma notificação sobre o cancelamento da assinatura.
Este artigo irá guiá-lo sobre as mensagens enviadas pelo bot de RH.
Tipos de mensagens do bot de RH
Aprovar documento. O aprovador, geralmente o diretor da empresa, verifica se todo o conteúdo do documento está correto e o aprova. O documento é então repassado para a próxima etapa, seja para quem o preenche ou para um representante da empresa. O bot irá notificá-los sobre isso no chat do Bitrix24.
Revisar e preencher o documento. O gerente de RH completa o documento. O documento é então enviado ao representante da empresa para assinatura. O bot notificará o representante sobre isso.
Assinar documento. O representante da empresa receberá esta mensagem primeiro. Após assinar o documento, o bot de RH enviará uma mensagem aos funcionários signatários.
Os funcionários receberão uma mensagem do bot no chat do Bitrix24. Eles poderão abrir o documento, lê-lo e assiná-lo.
Documento assinado. Quando o documento for assinado por ambas as partes, o iniciador da assinatura e o funcionário receberão uma mensagem a respeito.
O iniciador pode baixar o documento no cofre da empresa, e o funcionário pode baixá-lo em seu perfil pessoal na seção Documentos assinados.
Como buscar e baixar documentos assinados eletronicamente
Você pode cancelar a assinatura do documento. O bot de RH irá informá-lo sobre isso se:
- o aprovador, editor de campo ou representante da empresa cancelou a assinatura do documento por qualquer motivo,
- o funcionário se recusou a assinar o documento.
Assinatura cancelada. Quando um dos participantes, seja o aprovador, editor de campo ou representante da empresa, cancela a assinatura por qualquer motivo, o bot de RH notificará o iniciador da assinatura no chat do Bitrix24. O bot indicará o nome da pessoa que cancelou a assinatura e o título do documento.
O funcionário recusou assinar o documento. Caso o funcionário se recuse a assinar o documento, o iniciador receberá uma mensagem no chat do Bitrix24 em nome do referido funcionário.
Para saber por que o documento não pôde ser assinado, entre em contato diretamente com o funcionário mencionado na mensagem ou com um especialista de RH.
Personalização do bot de RH
Para que o bot de RH se associe apenas com a sua empresa, você pode personalizar seu perfil, alterando o avatar, nome e cargo. Isso pode ser feito pelo administrador do Bitrix24.
- Vá para o perfil do bot de RH clicando no nome dele no chat.
- Preencha os campos do seu perfil: nome, sobrenome, cargo.
- No seu avatar, clique em Carregar uma foto > Carregar do drive.
- Selecione uma nova foto ou imagem e clique em Salvar.
Destaques
- Na Assinatura eletrônica para RH, foi incorporado um bot de Recursos Humanos. A principal função do bot é automatizar o processo de assinatura de documentos.
- O bot de RH irá notificá-lo sobre um novo documento para assinar e alterações no status do documento.
- Quando alguma ação for necessária, uma mensagem será enviada no chat do Bitrix24 para cada um dos participantes da assinatura: o iniciador, o aprovador, o editor de campo, o representante da empresa ou os funcionários que assinam o documento.
- O administrador do Bitrix24 pode alterar avatar, nome e cargo do bot.
- O bot de RH não pode responder perguntas. Para saber os detalhes da assinatura, entre em contato com a pessoa correspondente.
