O rastreamento de tempo nas tarefas ajuda a entender quantas horas o trabalho realmente leva. Isso é importante para calcular pagamentos, identificar a sobrecarga da equipe ou estimar com mais precisão o tempo necessário para as tarefas.

Sem o rastreamento de tempo, tudo se baseia em impressões: a tarefa “demorou muito”, o funcionário “parece estar sobrecarregado” e o projeto “ficou mais caro”. Sem números, fica difícil gerenciar o trabalho.

Por que usar o rastreamento de tempo

O rastreamento de tempo nas tarefas ajuda a entender o custo do trabalho, comparar o tempo planejado com o tempo realmente gasto e identificar onde a equipe está sobrecarregada.

Calcular pagamentos com base nas horas efetivamente trabalhadas. Uma empresa contrata freelancers para fazer melhorias no site. O contrato prevê o pagamento por hora. Os prestadores de serviço informam no relatório: “10 horas na semana”. Mas não fica claro em quais tarefas trabalharam e quanto tempo dedicaram a cada uma.

Quando os prestadores de serviço registram o tempo diretamente nas tarefas, é possível ver:

• quantas horas foram gastas em cada tarefa,
• quem trabalhou em cada atividade,
• pelo que exatamente a empresa está pagando.

O pagamento fica transparente, com base em dados reais, em vez de relatórios genéricos.

Entender quanto custa uma tarefa ou um projeto. Quando várias pessoas trabalham em uma tarefa, é difícil avaliar o custo real sem o rastreamento de tempo.

O rastreamento de tempo mostra:

• quantas horas toda a equipe dedicou ao trabalho,
• quais etapas levaram mais tempo,
• quais tarefas estão custando caro demais.

Isso é especialmente útil em trabalhos por projeto e com pagamento por entrega.

Comparar o tempo planejado com o tempo realmente gasto. Em uma agência, um designer recebe regularmente tarefas de criação de banners. Normalmente, uma tarefa desse tipo leva cerca de uma hora, mas, por causa de ajustes e aprovações, cada banner acaba levando de duas a três horas. O designer trabalha mais e a equipe fica sobrecarregada, mas isso passa despercebido: o tempo realmente gasto não é registrado em lugar nenhum.

Quando o designer começa a registrar o tempo nas tarefas, o gestor passa a ver a situação real e pode:

• reservar mais tempo para tarefas semelhantes,
• alterar as prioridades,
• redistribuir a carga de trabalho da equipe.

Identificar a sobrecarga da equipe com antecedência. Um funcionário assume tarefas com base em uma estimativa de prazo. Parece que vai conseguir concluir tudo, mas, no fim da semana, percebe que precisará adiar várias tarefas para a semana seguinte.

O tempo planejado nas tarefas mostra a carga de trabalho com antecedência. Se já houver oito horas de trabalho planejadas para o dia, fica claro que, para incluir novas tarefas, será necessário:

• adiá-las,
• atribuí-las a outro responsável,
• ou alterar as prioridades.

Como ativar o rastreamento de tempo nas tarefas

O criador da tarefa pode ativar o rastreamento de tempo diretamente na tarefa. Depois disso, é possível informar o tempo planejado e registrar o tempo realmente gasto.

O rastreamento de tempo pode ser ativado a qualquer momento: ao criar a tarefa ou durante o trabalho.
Rastreamento de tempo em tarefas

1–3. Acesse Tarefas > Tarefas e abra o formulário da tarefa.
4. Clique em Rastreamento de tempo.

Como informar o tempo planejado

O tempo planejado é uma estimativa de quanto tempo a tarefa deve levar. Ele pode ser informado pelo criador.

O tempo planejado é importante:

• para o responsável, que precisa planejar o trabalho,
• para o gestor, que precisa visualizar a carga real de trabalho da equipe,
• para todos os envolvidos, que precisam ter a mesma compreensão da dimensão da tarefa.

Como definir o tempo planejado:

1–3. Acesse Tarefas e projetos > Tarefas e abra o formulário da tarefa.
4–5. Clique em Rastreamento de tempo e informe o tempo aproximado necessário para concluir a tarefa.

Como registrar o tempo realmente gasto

Se houver várias pessoas envolvidas na tarefa, elas podem registrar o tempo simultaneamente. O tempo realmente gasto é somado, permitindo ver quanto tempo toda a equipe dedicou à tarefa.

Por exemplo, vários funcionários trabalham em uma tarefa: um designer, um desenvolvedor front-end e um gerente. Cada um dedica uma hora, mas, sem o rastreamento de tempo, não fica claro quanto tempo foi gasto.

Quando todos os envolvidos registram o tempo na tarefa, é possível consultar:

• o total de horas gastas pela equipe, no campo Rastreamento de tempo,
• as horas gastas por cada funcionário, clicando no campo Rastreamento de tempo.

Você pode iniciar o rastreamento de tempo pelo formulário da tarefa ou pela lista de tarefas.

Pelo formulário. Você pode registrar o tempo usando os botões:

• Iniciar: começar a contagem do tempo.
• Pausa: pausar a contagem do tempo.
• Parar: a tarefa será encerrada e o rastreamento de tempo será interrompido para todos os funcionários.

Pela lista de tarefas. Você pode iniciar e pausar o rastreamento de tempo nas visualizações Prazos, Lista e Planejador. Passe o mouse sobre o cartão e clique em para começar a executar a tarefa ou em para pausar o cronômetro.
Como registrar o tempo trabalhado na tarefa

Se você esqueceu de iniciar o rastreamento de tempo ou trabalhou offline, pode adicionar o tempo manualmente à tarefa. Esses registros serão incluídos no histórico e contabilizados no tempo total da tarefa.
Como adicionar ou alterar o tempo manualmente