No Bitrix24, você pode enviar e-mails para seus clientes diretamente a partir do cartão do elemento do CRM. O histórico de e-mails é armazenado no cartão do cliente, facilitando a busca rápida de qualquer e-mail.

Por que os e-mails não são salvos automaticamente no CRM?

Se os e-mails não são salvos automaticamente no CRM, mas o funcionário pode fazê-lo manualmente, verifique a configuração da caixa de correio.

1. Vá para a seção de E-mail > Configurações.
2. Abra Configurações da caixa de correio.
3. Clique em Configurar pastas para sincronização.
4. Verifique o campo Mover spam para a pasta (Move spam to folder). Se a caixa de entrada estiver selecionada, os e-mails não serão salvos automaticamente no CRM.
5. Escolha outra pasta para o spam. Assim, os e-mails recebidos serão salvos no CRM.

Quem pode gerar leads e negócios a partir de e-mails?

Se a integração com o CRM estiver ativada nas configurações da caixa de correio, leads ou negócios são criados automaticamente.

Se a integração estiver desativada, um funcionário com acesso à caixa de correio pode salvar manualmente o e-mail no CRM. Para isso, na lista de e-mails recebidos, clique em CRM ao lado do e-mail desejado.

É possível vincular um e-mail a outro negócio?

Para vincular um e-mail a outro negócio, o funcionário precisa de permissões de acesso para modificar esses negócios. Essas permissões podem ser configuradas pelo administrador do Bitrix24 ou por um funcionário com permissões para alterar as configurações do CRM.
Permissões de acesso baseadas em funções no CRM

1. Abra o negócio ao qual o e-mail está vinculado. Na linha do tempo, ao lado do e-mail, clique em Abrir.
2. Clique em Mais > Alterar negócio.

Se você não vir o botão Alterar negócio, não poderá vincular o e-mail a outro negócio. Isso acontece após converter um lead em negócio, pois o e-mail fica vinculado a ambos.

O campo "Documentos Conectados" está inativo, portanto o negócio não pode ser alterado

Quem pode ser responsável por um e-mail em um cartão do CRM?

O responsável por um e-mail em um cartão do CRM é o funcionário responsável pelo elemento. Todas as tarefas e atividades relacionadas ao e-mail são atribuídas automaticamente a ele (1).

Quando você salva um e-mail no CRM, uma entrada é adicionada à linha do tempo junto com a atividade agendada. O avatar do funcionário que conectou a caixa de correio aparece ao lado desta entrada, e ele pode modificar a configuração da integração do e-mail com o CRM (2).

Por que um e-mail mostra horários diferentes no E-mail e no CRM?

Os horários podem variar dependendo de:

• quando o e-mail foi recebido,
• quando o e-mail foi registrado no CRM,
• quando uma atividade foi gerada a partir do e-mail no CRM.

Quando o e-mail foi recebido. Vá para a seção de E-mail e abra o e-mail necessário. A hora de recebimento aparece no canto superior direito.

Quando o e-mail foi registrado no CRM. Consulte a linha do tempo do cartão do CRM.

Quando uma atividade foi gerada a partir do e-mail no CRM. A atividade programada mostra a hora de entrada no CRM e, se estiver concluída, a hora de finalização.

Exemplo de atividade concluída no cartão do CRM

Por que um funcionário não consegue ver um e-mail no cartão do CRM?

Apenas os funcionários com permissões de acesso podem ver os elementos vinculados ao e-mail. Por exemplo, se um e-mail estiver vinculado a um negócio e um contato, mas o funcionário não tiver acesso ao contato, ele não verá o e-mail no cartão do negócio.

Os administradores do Bitrix24 e funcionários autorizados podem configurar essas permissões de acesso.
Permissões de acesso baseadas em funções no CRM

Como funciona a opção "Encaminhar e-mails de clientes existentes para gerentes de CRM atribuídos"?

Se um e-mail vier de um cliente já registrado no CRM, ele poderá ser anexado ao cartão existente. Para fazer isso, use a opção Encaminhar e-mails de clientes existentes para gerentes de CRM atribuídos.

Se na fila de distribuição de leads e contatos houver uma pessoa responsável atribuída, o novo e-mail desse cliente será adicionado ao cartão do CRM existente.

Se não houver um responsável atribuído, um novo lead será gerado para cada e-mail daquele cliente e será atribuído a um dos funcionários na fila. Isso resultará em vários cartões de clientes com diferentes gerentes aparecendo no CRM.

Por que um e-mail não é salvo no CRM?

Erro. Ao tentar salvar manualmente um e-mail no CRM, aparece a mensagem “Erro ao salvar e-mail”.

Causa. E-mails recebidos ou enviados entre usuários da sua conta Bitrix24 não podem ser salvos no CRM. É possível vincular ao CRM apenas e-mails de clientes.

Por que não é possível enviar um e-mail a partir do cartão do negócio

Problema. Não é possível enviar um e-mail a partir do cartão do negócio - o botão está inativo.

Causa. Do negócio é possível enviar e-mail apenas para contato ou empresa vinculados a esse negócio.
Como enviar e-mails a partir do cartão do CRM

Solução. Adicione um contato ou empresa ao negócio a partir do CRM ou crie novos.

Adicionar cliente do CRM. No campo Cliente, selecione contato ou empresa da lista. Verifique se o campo E-mail do cliente está preenchido.

Criar novo contato.

1-2. Selecione Mais > E-mail.
3. No campo Para, clique em Adicionar.
4. Escolha Adicionar novo contato de e-mail.
5-6. Indique o nome e e-mail do cliente. Clique em Salvar.

Depois disso, você poderá enviar o e-mail do cartão do negócio. Esse cliente será adicionado ao CRM, mas não ao negócio. Para vinculá-lo ao negócio, selecione-o no campo Cliente.

Por que ao responder um e-mail recebido a atividade no cartão do CRM não é concluída?

A atividade não é fechada automaticamente para permitir que você continue a conversa caso precise retornar ao assunto mais tarde.

Para concluir a atividade, use uma das opções:

• Concluir manualmente a atividade - se a conversa sobre esse assunto estiver finalizada.
• Criar uma nova atividade a partir do e-mail recebido - se planeja continuar o trabalho com o cliente sobre esse e-mail.

Por que duplicatas de contatos podem ser criadas ao enviar e-mail do cartão do CRM?

Duplicatas não são criadas se você enviar e-mail para um contato que já existe no CRM, mesmo que ele não esteja vinculado ao cartão atual.

Duplicatas são criadas se você enviar para um e-mail da lista de contatos do e-mail (marcado com ). Nesse caso, o CRM considera o endereço como novo e cria duplicata, mesmo que o e-mail já exista em outro cartão.

No campo “Para” é selecionado um contato do CRM (ícone verde) e um contato da lista de endereços (ícone azul)

Para evitar a criação de novos contatos ao adicionar destinatários da lista de endereços:

1. Vá para CRM > Mais > Configurações > Configurações de CRM.
2. Abra Outros > Outras configurações.
3. Vá para a seção Atividade.
4. Desmarque a opção Permitir o envio de e-mails para qualquer endereço e clique em Aplicar.

Agora os e-mails só poderão ser enviados para endereços já existentes no CRM, duplicatas não aparecerão mais.
Selecionar destinatários de e-mail no CRM

Por que um lead é criado no CRM mesmo com a criação de leads desativada nas configurações de e-mail?

Problema. Um lead repetido é criado com base em e-mail recebido, embora a criação de leads esteja desativada nas configurações de e-mail.

Causa. Nas configurações do CRM está ativada a opção Ativar o modo de repetição de vendas.

Solução. Desative o registro automático de vendas repetidas no CRM.

1. Vá para CRM > Mais > Configurações > Configurações de CRM.
2. Selecione Outros > Outras configurações.
3. Desmarque a opção Ativar o modo de repetição de vendas.
4. Marque a opção Ativar o modo de criação de clientes potenciais herdados.
5. Clique em Aplicar.

Pronto. Agora leads repetidos não serão criados. Se um cliente já existente no CRM entrar em contato novamente:

• se houver negócio ativo com esse cliente, a nova interação será anexada a ele,
• se não houver negócio ativo, a interação será anexada ao lead fechado.

Como escolher o elemento ao salvar manualmente um e-mail no CRM?

Ao salvar manualmente um e-mail no CRM, não é possível escolher manualmente a qual elemento ele será vinculado. As regras de vinculação de e-mails dependem das configurações da caixa de correio e do CRM.
Gerenciar e-mails no CRM
Configurações de e-mail no Bitrix24