Toda empresa tem pelo menos um processo que pode ser automatizado. Você está familiarizado com a situação em que os funcionários passam a maior parte do dia redigindo documentos e enviando-os aos clientes? Esses processos podem ser automatizados usando duas regras de automação: Criar documento e Enviar mensagem ao cliente. A regra de automação substituirá automaticamente os dados do elemento ao documento e o enviará ao cliente quando necessário.
Além disso, os funcionários podem esquecer de responder ao cliente no prazo e os gerentes nem sempre têm tempo para controlar todos os processos do departamento. Crie uma regra de automação Notificar supervisor que notificará o gerente sobre violações. Graças a isso, você sempre terá certeza de que seus funcionários cumprem as regras de trabalho e não se esquecem dos clientes. As regras de automação também podem lembrá-lo de ligar para um cliente ou colocar uma tarefa em seu nome.
Você pode configurar a automação para diferentes cenários, pois há muitas variações no uso de regras de automação.
Como as regras de automação são organizadas?
Para acessar as regras de automação, clique no botão Regras de automação no kanban ou lista de elementos de CRM.
Todos os elementos que podem usar regras de automação têm estágios. Uma regra de automação é acionada no momento em que o elemento de CRM entra no estágio com regra de automação.
Cada regra de automação executa apenas um tipo de ação: altera o responsável, cria um documento e assim por diante. Ao mesmo tempo, várias regras de automação podem ser adicionadas a um estágio. Elas funcionarão simultaneamente ou em uma determinada sequência.
Tipos de regras de automação
As regras de automação podem ser divididas em várias categorias:
- Regras de automação básicas — qualquer regra de automação que execute uma ação. Por exemplo, enviar SMS, criar um documento e assim por diante.
- Regras de automação auxiliares — essas regras de automação não executam uma ação, mas solicitam ou criam dados e não produzem o resultado imediatamente. Para visualizar os dados que uma regra de automação solicitou ou criou, você deve adicionar uma regra de automação básica depois dela. Esta regra de automação exibirá informações, por exemplo, em uma notificação ou em um e-mail.
- Regras de automação para o funcionário executam ações dentro do CRM. Elas podem modificar ou criar documentos, notificar funcionários, agendar eventos etc.
- Regras de automação para a comunicação com o cliente ajudam a automatizar as comunicações. Eles podem ligar, enviar SMS, e-mails e mensagens para canais abertos.
- Regras de automação próprias são webhooks e aplicativos do Market que adicionam regras de automação de desenvolvedores terceirizados.
- Gatilhos mudam o estágio do elemento para aquele em que o gatilho está localizado.
- Regras de automação do Bitrix24.Market são regras de automação que foram criadas por parceiros de Bitrix24.
Exemplo de configuração de uma regra de automação
Digamos que você seja o proprietário de uma loja de móveis e tenha um formulário de CRM instalado em seu site. Todos as solicitações entram no primeiro estágio e o tempo aproximado de processamento do negócio é de 15 a 30 minutos. Vamos enviar um SMS para o cliente que o gerente entrará em contato com ele em até 30 minutos para discutir os detalhes. Assim o cliente ficará tranquilo para que seu pedido não seja perdido, e o gerente terá tempo suficiente para selecionar o produto de acordo com a solicitação.
O gerente entrou em contato com o cliente e agora precisa preparar os documentos. Ele move o negócio para a fase Criar documentos, onde já existem duas regras de automação. A primeira criará primeiro um documento e a segunda enviará um e-mail com um link para a fatura ao cliente.
Vamos adicionar um gatilho ao estágio Fatura, que acompanhará o pagamento da fatura e transferirá o negócio para este estágio.
Na mesma etapa, adicionamos a regra de automação Criar tarefa, que criará uma tarefa para o funcionário do armazém preparar o pedido para envio.
Assim, em poucos minutos criamos regras de automação que otimizam o trabalho do gestor, além de agilizar o fechamento dos negócios.