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Regras de automação de Monitoramento e controle dos funcionários

As Regras de automação e gatilhos podem ajudá-lo a automatizar vários cenários de trabalho com os seus clientes no CRM, podem realizar ações rotineiras como enviar e-mails e mensagens de bate-papo, definir tarefas e criar documentos. Já os gatilhos rastreiam as ações e alterações realizadas pelos clientes como: a visualização de um e-mail, o pagamento de uma fatura ou a alteração do valor dos campos em um cartão de CRM. E, quando a ação especificada ocorrer, o gatilho vai mover o item do CRM para outro estágio.
Regras de automação em CRM
Gatilhos no CRM

Para configurar regras de automação e gatilhos, abra o CRM, selecione o elemento desejado e clique em Regras de automação.
Interface para adicionar regras de automação e gatilhos

As regras de automação e gatilhos são distribuídos em grupos de acordo com as tarefas que resolvem: comunicação com o cliente, informação aos funcionários, processamento de documentos, etc. Neste artigo falaremos sobre o grupo de regras de automação de “Monitoramento e controle dos funcionários”.

Com a ajuda deste grupo de regras de automação, um gestor pode monitorar o trabalho dos funcionários, definir tarefas automaticamente e acompanhar sua conclusão, receber notificações caso um funcionário não entre em contato com o cliente a tempo, etc.

A seguir, vamos observar as configurações de cada regra de automação.

Notificar supervisor

Esta regra de automação envia uma notificação ao supervisor caso o funcionário não retorne a ligação para o cliente ou viole as normas de trabalho.

Por exemplo, vamos criar uma regra no primeiro estágio. Então, o supervisor vai receber uma notificação caso o funcionário não entre em contato com o cliente e o negócio não for movido para a próxima etapa a tempo.

Quando executar a ação - Especifique quanto tempo será necessário para que a regra de automação funcione, imediatamente ou após um determinado tempo.

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Se o funcionário responsável não mover o negócio para a próxima fase, o supervisor será notificado após o período de um dia.

Texto de notificação - Para que o supervisor veja imediatamente as informações mais importantes, adicione os dados do cartão do CRM à notificação: nome do responsável, valor do negócio e os dados do pedido.

Destinatários - Por padrão, o supervisor do funcionário responsável pelo elemento do CRM será notificado.

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O nome do responsável e o valor total do negócio foram adicionados ao texto da notificação

A notificação enviada dessa forma para o supervisor e ele vai visualizar o nome do responsável e o valor do negócio. Além de poder acessar o cartão de negócio e visualizar informações mais detalhadas.

Adicionar inserção ao histórico

Esta regra de automação adiciona uma inserção ao histórico do CRM para que o gestor possa controlar o processo de trabalho com o cliente. Você pode gravar qualquer texto no histórico especificado nas configurações da regra de automação .

Vamos criar um regra de automação na primeira etapa. Esta regra de automação vai adicionar uma inserção ao histórico, caso o responsável não mova o negócio para a próxima fase a tempo. O gestor poderá filtrar as inserções no histórico do CRM e ver quantas vezes o responsável pelo negócio violou as normas de trabalho.

Quando executar a ação - Especifique quanto tempo será necessário para a regra de automação realize a ação: imediatamente ou após um determinado tempo.

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A regra de automação vai funcionar em 10 dias, caso o responsável não mova o negócio para a próxima fase a tempo, e vai adicionar uma inserção ao histórico.

Descrição - O regra de automação vai registrar este texto no histórico. Você pode adicionar automaticamente dados do cartão CRM: valor do negócio, nome do cliente ou funcionário responsável.

Autor - a regra de automação vai adicionar uma inserção ao histórico em nome deste usuário.

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Será feito um lançamento no histórico do CRM em nome do supervisor, e o nome do funcionário responsável pelo negócio será automaticamente inserido no texto.

Você pode visualizar a guia do Histórico no cartão do CRM ou na seção CRM > Histórico. No histórico do CRM você pode filtrar eventos por tipo “Tipo de evento” e ver todos os registros das regras de automação.

Criar tarefa

Quando um elemento do CRM atinge um determinado estágio, a regra de automação vai atribuir uma tarefa ao funcionário, então adicione uma descrição detalhada, indique o prazo e os participantes.

Vamos criar uma regra de automação no estágio de “Preparar Projeto”. Quando o negócio chegar a esse estágio, a regra de automação vai atribuir uma tarefa aos arquitetos.

Nome da tarefa - Para que os funcionários possam encontrar rapidamente suas tarefas, adicione informações do cartão do CRM ao título: nome do negócio, o nome do cliente e a data do pedido.

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O nome do Negócio foi adicionado ao nome da tarefa

Descrição da Tarefa - Escreva o que o funcionário precisa fazer. Você pode adicionar automaticamente informações do cartão de elemento do CRM à descrição da tarefa como: detalhes do pedido, desejos do cliente e o valor do Negócio.

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As preferências do cliente e informações sobre as instalações para as quais o projeto precisa ser preparado foram adicionados à descrição da tarefa

Responsável - Selecione o funcionário que vai executar a tarefa.

Prazo final - Especifique o prazo da para conclusão da tarefa.

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O prazo para a tarefa será de sete dias após a criação

Mais - Especifique configurações adicionais à tarefa: adicione participantes, vincule a tarefa a um grupo e habilite o rastreamento do tempo de execução.
Como criar uma tarefa

Vamos verificar como a regra de automação funcionou. Quando o negócio passou para a fase de “Preparar Projeto”, a automação definiu uma tarefa.

Os participantes foram automaticamente adicionados à tarefa e os dados do cartão do Negócio e as Preferências do cliente são exibidos na Tarefa.

Acompanhe o status da tarefa

O gatilho altera o estágio de um item do CRM quando a tarefa associada a este item atingir o status necessário. Por exemplo,quando o negócio passar para a fase “Apresentação do projeto”, o que indica que o funcionário concluiu a tarefa de preparação do projeto.

Nome do gatilho - Altere o nome padrão se estiver configurando vários gatilhos para diferentes status de tarefa. Dessa forma, você pode encontrar mais rapidamente o gatilho necessário na página de configurações.

Status - Quando a tarefa atingir esse status, o gatilho moverá o item do CRM para outro estágio.

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O gatilho vai funcionar para tarefas com status “Concluído”

Campos de tarefa - Para fazer o gatilho funcionar apenas para as tarefas necessárias, configure um filtro. Por exemplo, um gatilho só dispara tarefas que contenham determinadas palavras em seus títulos.

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O gatilho só funcionará para tarefas concluídas cujo título contenha a palavra “Projeto ”

Mudar de estágio em nome de - Na linha do tempo e histórico do cartão CRM vai exibir o registro da mudança de estágio em nome deste usuário.

Permitir que o negócio volte para o status anterior - Para habilitar o gatilho para mover o elemento para o estágio anterior, habilite esta opção.

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O gatilho muda o estágio em nome do funcionário responsável. Não selecionamos a opção “Permitir mudança para o status anterior”, pois o elemento deve ser movido para a próxima etapa.

Vamos verificar como o gatilho funcionou. Quando o funcionário concluiu a tarefa, o gatilho moveu o negócio para a etapa “Apresentação do Projeto”.

Encerrar tarefa

A regra de automação completa automaticamente as tarefas criadas.

Vamos criar uma regra de automação na fase “Negócio bem sucedido”. Ao concluirmos o negócio, esta regra de automação vai fechar as tarefas criadas pela automação “Criar uma tarefa” criou na etapa “Preparar Projeto”.

Conclua as tarefas criadas no pipeline - Selecione um pipeline quando configurar uma regra de automação para Negócios.

Conclua as tarefas criadas no estágio - Selecione um estágio e a regra de automação vai completar as tarefas que outra automação criou nesta fase.

    Se você precisar selecionar vários estágios simultâneamente, mantenha pressionada a tecla Ctrl (Cmd no Mac) e selecione aqueles que você precisa.
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A regra de automação vai completar as tarefas que foram criadas no pipeline “Geral” na etapa “Preparar Projeto”

Vamos verificar como a regra de automação funcionou. Quando fechamos a Negócio com sucesso, a automação concluiu imediatamente a tarefa. É possível visualizar registros sobre isso na linha do tempo do cartão no CRM.

Planejar atividade

A regra de automação vai criar uma atividade para que você não esqueça de entrar em contato com o cliente: pode agendar uma reunião, ligação ou outro evento.
Atividades universais, veja como utilizá-las no CRM

Vamos criar uma regra na primeira etapa. Quando um novo negócio aparecer no CRM, a automação vai criar imediatamente um case para o gestor.

Descrição da atividade - Escreva o que o funcionário precisa fazer, e adicione informações dos campos do cartão CRM como: nome do cliente, endereço e valor do Negócio.

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Nome do cliente adicionado à descrição da atividade

Data - Defina um prazo.

Responsável - o funcionário que precisa concluir a atividade. Por padrão, este é o funcionário responsável pelo Negócio.

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O responsável deve entrar em contato com o cliente duas horas após a criação do Negócio, mas somente em horário comercial

Conclusão da atividade O assunto será concluído automaticamente quando o negócio passar para outra fase. Se os funcionários precisarem concluir a atividade manualmente, desative esta opção.

Vamos verificar como a regra de automação funcionou. Às 13h apareceu um novo negócio no CRM e agendou imediatamente a atividade. O prazo estabelecido será de duas horas após a criação do Negócio, ou seja às 15h. O nome do cliente foi adicionado automaticamente à descrição da atividade.


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