O trabalho em projeto começa quando a equipe tem um objetivo final em comum, e o caminho até ele é composto por vários processos interligados. Eles podem ocorrer em sequência ou em paralelo, levar um longo período e exigir a participação de colaboradores de diferentes departamentos.

Por exemplo, uma empresa está lançando um site para uma loja de roupas. Para isso, é necessário discutir a estrutura do site com o cliente, preparar o design, codificar as páginas, preencher o catálogo, integrar pagamento e entrega, e testar o site antes do lançamento. Todos esses processos conduzem a um único resultado, por isso é conveniente uni-los em um projeto.

O projeto no Bitrix24 se torna o espaço comum da equipe. Nele, os participantes criam tarefas, discutem o trabalho em chats gerais e individuais, realizam reuniões, trabalham com arquivos e acompanham o progresso geral. As informações não ficam dispersas em várias ferramentas, e os participantes conseguem manter o contexto e coordenar o trabalho com mais facilidade.

Qual a diferença entre um projeto e uma tarefa

Uma tarefa ajuda a organizar a execução de uma única atribuição. Ela tem um responsável, um prazo e um resultado esperado.

Um projeto reúne várias tarefas interligadas que conduzem a um objetivo final comum. O trabalho em um projeto geralmente dura mais tempo, inclui várias etapas e exige o envolvimento de uma equipe. Algumas tarefas podem ser executadas em paralelo, enquanto outras dependem umas das outras.

Por exemplo, preparar a programação de uma conferência é uma tarefa. Seu resultado é a programação final do evento.

Realizar a conferência anual para parceiros é um projeto. Para isso, é preciso escolher o local, convidar palestrantes, abrir inscrições, preparar materiais publicitários, organizar a transmissão e realizar o evento. Cada uma dessas atividades é executada por colaboradores diferentes, mas todos trabalham para um resultado comum.

No projeto, a equipe enxerga não apenas as atribuições individuais, mas todo o trabalho como um todo:

• quais tarefas já foram concluídas,
• o que os colaboradores estão fazendo no momento,
• quais etapas ainda não começaram,
• onde estão armazenados os arquivos atualizados,
• quais decisões a equipe tomou,
• quais reuniões estão programadas e quais acordos foram registrados nelas.

Quando um projeto é necessário

Crie um projeto se o trabalho tiver um objetivo comum e várias etapas interligadas.

O projeto é útil quando:

• vários colaboradores ou departamentos trabalham para um mesmo resultado,
• o número de tarefas aumentou e elas se perdem entre outras atribuições,
• várias etapas ocorrem em paralelo,
• a equipe precisa de arquivos, discussões e reuniões compartilhados,
• é importante visualizar o progresso geral,
• é necessário incluir clientes ou fornecedores no trabalho.

Ao lançar um site, o designer prepara os layouts, o desenvolvedor codifica as páginas, o produtor de conteúdo preenche o catálogo e o especialista em pagamentos integra o sistema de pagamento. O projeto reúne as tarefas de todos eles, permitindo que a equipe acompanhe o progresso de todo o lançamento, e não apenas da sua própria parte.

Se os colaboradores executam atribuições independentes que não estão ligadas por um objetivo comum, tarefas isoladas são suficientes.

Como começar a trabalhar com um projeto

Qualquer colaborador pode criar um projeto. Abra a seção Projetos e clique em Criar.

Informe o nome, adicione os participantes e escolha o tipo de projeto:

• um projeto aberto é visível para todos os colaboradores da empresa, e é possível participar dele por conta própria,
• em um projeto fechado, os participantes entram apenas por convite.

O nome do projeto deve refletir o resultado do trabalho. Um nome como "Novo site" indica o assunto, mas não mostra o que a equipe deve fazer. Já "Lançar o site da loja on-line" fornece mais contexto: o resultado e um parâmetro de prazo ficam claros.

Como dividir o projeto em tarefas

Divida o projeto em resultados concretos que possam ser atribuídos aos colaboradores. Para lançar um site, não crie uma única tarefa "Fazer o site"; é melhor dividir o trabalho em etapas:

• alinhar a estrutura do site,
• preparar o design,
• codificar as páginas,
• preencher o catálogo,
• integrar pagamento e entrega,
• testar o site antes do lançamento.

Cada tarefa deve ter um resultado claro, um responsável e um prazo. Assim, o colaborador sabe o que precisa fazer, e o gestor vê por qual parte do projeto cada participante é responsável.

Se uma etapa for muito grande, divida-a em subtarefas. Na tarefa "Preencher o catálogo", é possível criar subtarefas para preparar fotos, descrições e preços.

Para que uma nova tarefa seja incluída automaticamente no projeto, crie-a a partir do cartão do projeto: clique em Adicionar tarefa.

Uma tarefa existente também pode ser vinculada ao projeto. Isso é útil se o trabalho foi iniciado antes da criação do projeto e agora é preciso reunir as tarefas em um só lugar.

O que há em um projeto

O projeto é um espaço de trabalho compartilhado pela equipe. Ele reúne tarefas, chats, reuniões, arquivos e um assistente de IA, para que os participantes não precisem buscar informações em ferramentas diferentes nem reconstruir o contexto manualmente.

No projeto, estão disponíveis:

• tarefas e subtarefas,
• chat principal do projeto,
• chats em grupo,
• chats de tarefas,
• calendário e reuniões,
• arquivos e documentos,
• agente de IA CoPilot.

Tarefas e subtarefas ajudam a dividir o objetivo geral do projeto em resultados concretos. Cada tarefa tem um responsável, um prazo e um resultado esperado. Se uma etapa for muito grande, ela pode ser dividida em subtarefas e distribuída entre vários colaboradores. Assim, a equipe sabe quem é responsável por quê, e o gestor acompanha o progresso do projeto como um todo.

O chat principal do projeto é adequado para questões gerais: comunicar um adiamento de prazos, discutir novos requisitos do cliente ou tomar uma decisão que afete toda a equipe.

Os chats em grupo ajudam a discutir frentes de trabalho específicas. Os designers podem alinhar layouts, enquanto os desenvolvedores tratam de detalhes técnicos, sem distrair os demais participantes do projeto.

Use os chats de tarefas para atribuições específicas. Eles são ideais para armazenar esclarecimentos, resultados parciais, arquivos e decisões relacionadas à tarefa. Se uma nova atribuição surgir no chat principal ou em um chat em grupo, crie uma tarefa diretamente a partir da mensagem. Assim, o combinado não se perde.

O calendário e as reuniões ajudam a planejar os eventos comuns da equipe. Uma reunião criada no projeto é adicionada ao calendário de seus participantes, não sendo necessário convidar cada um separadamente. A reunião tem seu próprio chat: nele, é possível discutir a pauta antes da chamada, trocar materiais e continuar a conversa depois. O chat da reunião permanece no projeto, permitindo que os participantes retomem a conversa e os acordos firmados.

Armazene arquivos e documentos no projeto para que a equipe trabalhe com os materiais atualizados e encontre rapidamente as informações necessárias.

O agente de IA CoPilot ajuda a obter informações rapidamente sobre o projeto. Ele pode ser mencionado no chat em grupo com @ ou iniciando uma conversa separada para verificar o status do trabalho ou entender por que o prazo de uma tarefa foi alterado.

Como trabalhar com clientes e fornecedores

É possível convidar um convidado para o projeto (um cliente, fornecedor ou parceiro que não está no seu Bitrix24). O convidado poderá participar dos chats, trabalhar com as tarefas e participar das reuniões do projeto, mas não terá acesso ao restante das informações da empresa. Assim, a equipe e o participante externo trabalham no mesmo espaço e não precisam transferir acordos entre e-mail, mensageiros e tarefas.

Uma empresa está criando um site para uma loja de roupas e convida o representante do cliente para o projeto. O cliente vê o andamento do trabalho, participa das discussões sobre os layouts e se conecta às reuniões. O designer anexa a nova versão do layout à tarefa, e o cliente deixa seu comentário ali mesmo. A equipe vê o feedback imediatamente e não precisa procurar a versão atual do arquivo na correspondência.

O acesso do convidado pode ser configurado de acordo com sua função no projeto. Por exemplo:

• permitir visualizar apenas as tarefas em que ele participa,
• abrir todas as tarefas do projeto, se o cliente precisar de um controle geral,
• impedir a exclusão de tarefas,
• abrir o histórico do chat para que um novo participante se atualize mais rapidamente.