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Suporte Bitrix24

Regras de automação e gatilhos de CRM

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Novas regras de automação do Bitrix24 destinam-se a ajudá-lo a automatizar o trabalho com os registros de CRM (leads e negócios). Use as regras de automação para facilitar os processos de gerenciamento de clientes e ajudar os funcionários a cumprir o algoritmo de processamento do lead. As regras de automação irão executar várias ações de forma autônoma: enviar e-mails, realizar chamadas, etc.

Regras de automação

Cada regra de automação está vinculada a um determinado status. Logo que a entidade de CRM passa para o próximo status, é ativada a regra configurada para este status. As regras de automação podem determinar a ação: : tarefa, notificação, e-mail, chamada or outra ação de sua escolha - e o tempo de ativação dela.
Você pode configurar as regras de automação de uma vez só e a única coisa que os seus agentes de vanda precisarão fazer é executar as tarefas e atividades, lançadas pelo sistema automaticamente.

  • Executar – este é o parâmetro chave que especifica quando a regra deve ser aplicada e a respectiva ação executada.

  • Imediatamente – a ação será executada imediatamente após o registro de CRM ter passado a outro status. Se você configurar várias regras de automação com o parâmetro “imediatamente” – todas elas serão aplicadas ao mesmo tempo quando o status do registro for alterado.

  • In (Em) – o intervalo de tempo entre o registro mudar de status e a regra ser aplicada. Este é, provavelmente, o parâmetro popular, já que ajuda a construir o processamento do registro de CRM com a base no status. Por exemplo, depois que um e-mail seja enviado ao cliente (p. ex., o status de lead = e-mail enviado) – retornar a chamada em 1 dia para saber se o cliente está interessado na proposta. Em 2 dias – enviar outro e-mail, etc. A cadeia das ações pode consistir em múltiplas regras de automação, onde cada regra deve acionar uma atividade particular em determinado intervalo de tempo (minutos, horas, dias).
  • Antes – a regra será aplicada a um determinado intervalo de tempo prévio à data especificada no registro de CRM (lead de negócio). Por exemplo, configure uma regra que irá enviar um lembrete de pagamento um dia antes da dáta prevista de pagamento.

  • Após a próxima regra de automação – este parâmetro ajuda a construir uma cadeia lógica de ações em que a sua regra não deve ser ativada antes da regra anterior ser aplicada. Por exemplo, você precisa ligar para o seu cliente depois que um e-mail seja enviado para certificar-se de que o e-mail foi recebido e lido. Se o e-mail não for enviado, a chamada não será agendada.

Tipos de regras de automação

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Todas as ferramentas de automação agrupam-se em 4 categorias: para funcionário, para comunicação ao cliente, publicidade e regras de automação personalizada.

1. Para funcionário

Alterar status (fase) – caso o seu método de processamento de leads seja bastante simplés, você pode automatizá-lo ainda mais – altere o status (fase) do registro (lead ou deal) automaticamente depois que uma determinada condição seja cumprida.

Alterar a pessoa responsável – uma regra simples que altera a pessoa responsável pelo registro de CRM.

Controle – a regra ajuda você a controlar a progressão do registro de CRM pelo funil de vendas ou pipeline de negócios. Por exemplo, você pode definir uma regra, de acordo com que o lead pode ficar não designado (status=não designado) por um prazo máximo de 3 dias. Você pode adicionar outra regra para este status que notifique que o agente de vendas ainda não alterou o status. Este tipo de regra permite que você controle a fase/status de cada registro de CRM (lead ou deal) e irá automaticamente notificá-lo quando sua equipe estiver atrasada.

Criar usando fonte – para leads: o sistema pode automaticamente criar um deal (dentro do pipeline escolhido), contato ou empresa usando o lead. Para deals: pode criar orçamentos e faturas.

Excluir registro de CRM – a regra que exclui o registro de CRM (lead ou negócio) quando aplicada. Normalmente esta regra é usada para os leads de má qualidade, que são considerados junk leads.

Notificação – este parâmetro muito útil pode ser configurado para enviar lemretes sobre as ações que devem ser executadas durante o processamento de leads a seus agentes de vendas. Você pode adicionar uma descrição de notificação (p. ex. o que deve ser feito nesta etapa) e configurar quem será exibido como remetente da notificação. Por favor, note que a regra de notificação é configurada para todos os tipos de registros de CRM em geral (p. ex. para todos os leads) – será mais conveniente definir recipiente=responsável. Neste caso o sistema irá identificar o usuário responsável pelo registro e automaticamente enviar uma notificação para ele/a.

Modificar elemento – a regra irá modificar os campos do registro de CRM. Por exemplo, quando o lead chega ao status final “complete lead”, ele pode ser registrado como “convertido”. O número de condições que você pode adicionar é ilimitado.

Programar uma chamada – a regra irá automaticamente agendar uma chamada e notificar seu agente de vendas que ele/a precisa ligar para o cliente.

Programar uma reunião – a regra automaticamente agenda uma reunião, adiciona-a às atividades do agente de vendas e ao calendário pessoal dele/a. Isso facilita o processo do planejamento do agente de vendas, permitindo que eles simplesmente executem as atividades listadas no sistema sem ter medo de esquecer algo. 

Tarefa – a regra irá automaticamente criar uma tarefa para usuário.

2. Para Comunicação ao Cliente
  • Robocall informativa – uma chamada telefônica que usa discador automático computadorizado para enviar uma mensagem pré-gravada, como se fosse um robô.

  • Mensagem do Canal Aberto – (descubra mais sobre Canais Abertos aqui)

  • Enviar SMS – o sistema envia um sms ao cliente (com texto pré-desenhado) por meio do provedor selecionado no Marketplace.

  • Enviar mensagem – esta regra automaticamente envia emails a seus clientes. Basta adicionar o título e o texto da mensagem.

3. Publicidade

São regras que enviam automaticamente dados do cliente para os públicos-alvo e listas de remarketing em várias redes de anúncios. Observe que esta regra envia apenas as informações sobre o cliente (email ou telefone). Primeiro você deverá configurar o anúncio dentro da plataforma de publicidade selecionada. Terá que adicionar os detalhes da autorização da sua rede de publicidade à página de configurações de regras do Bitrix24 e configurar outros parâmetros disponíveis.
  • Anúncios de Facebook & Anúncios Google AdWords 

4. Regras de Automação Personalizada

  • Adicionar mensagem ao Fluxo de Atividades - outra forma de notificar sua equipe de vendas sobre as ações que devem ser executadas a seguir, mas, desta vez, a mensagem é adicionada ao Fluxo de Atividades, que dá a possibilidade de iniciar a discussão e comentar a notificação. A hora e os destinatários são configurados nas configurações da regra.

  • Webhook - esta regra ajuda a enviar dados para qualquer outro sistema

  • Applications24 - esta opção redireciona você para a página de aplicativos do Marketplace, onde você pode adicionar o bot de CRM.

Gatilhos
Gatilhos são ações do lado do cliente que irão colocar o processamento de status em movimento. Quando um gatilho dispara, o registro do CRM será levado a um status necessário, que por sua vez irá ativar as regras de automação apropriadas.
Os gatilhos não respeitam os status anteriores nos quais um registro do CRM pode estar. Ao mover um registro do CRM para um status mais alto, não será possível ativar os acionadores associados a status inferiores, mesmo que eles nunca tenham sido ativados para registro atual do CRM.

automation rules and triggers 2.png

Os seguintes gatilhos estão disponíveis no momento:

  • E-mail recebidoChamada de entrada

  • Envio de formulário de CRM

  • Webhook (saiba mais sobre webhooks aqui)

  • Visitar

  • Retorno do visitante

  • Mensagem de entrada para Canal Aberto (descubra mais sobre canais abertos aqui)

  • Gatilhos de App – você será redirecionado para a página de aplicativos do Marketplace.

Como funciona

Primeiro, você adiciona um gatilho á uma determinada fase (status) e define o que deve acontecer para o gatilho reagir.

Por exemplo, quando você recebe um novo lead, o objetivo do agente de vendas é fazer com que esse lead se inscreveja num evento (para esse evento foi criado um formulário de CRM). Assim que o lead aparece no seu CRM, as regras de automação configuradas movem esse lead entre os status do funil de vendas. Pode acontecer que o cliente preencha o formulário de CRM do evento no primeiro status do funil de vendas. O que é que acontece? Nesse caso, as regras de automação que devem ser aplicadas em outros status se tornam excessivas, porque o objetivo era que o cliente preencha o formulário de CRM do evento. Aqui é quando você precisa de gatilhos. Você pode adicionar um gatilho =" "Envio de formulário de CRM" para o status final do lead. Logo que os clientes preenchem o formulário de CRM do evento, o gatilho reage e transfere seu lead para o status final. Nesse caso, as regras de automação para os "status intermediários" não serão ativadas.

Automatize seus processos de vendas facilmente com o Bitrix24 CRM!

As opções de automação de marketing estão disponíveis para os assinantes do plano Bitrix24 Plus (apenas leads), Standard & Profissional (leads, deals). Observe que a opção Editar no Criador de Fluxo de Trabalho para regras de automação está disponível apenas para os assinantes do plano Bitrix24 Profissional.
 

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