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Regras de automação de CRM

Classificação:

Regras de automação do Bitrix24 destinam-se a ajudá-lo a automatizar o trabalho com os registros de CRM (leads e negócios). Use as regras de automação para facilitar os processos de gerenciamento de clientes e ajudar os funcionários a cumprir o algoritmo de processamento do cliente. As regras de automação irão executar várias ações de forma autónoma: enviar e-mails, realizar chamadas, etc.

Como isso funciona?

Regra de automação é um algoritmo de processamento de leads e negócios. Cada regra de automação está vinculada a um determinado status. Logo que a entidade de CRM passa para o próximo status, é ativada a regra configurada para este status. As regras de automação podem determinar a ação: tarefa, notificação, e-mail, chamada ou outra ação de sua escolha - e o tempo de ativação dela.

Você pode configurar as regras de automação de uma vez só e a única coisa que os seus agentes de venda precisarão fazer é executar as tarefas e atividades, lançadas pelo sistema automaticamente.

Para configurar uma regra de automação, vá para o formulário do lead\negócio. As configurações feitas aqui serão salvas para todos os elementos.

Você também pode configurar as regras de automação em CRM > Configurações > Automação.

Há várias regras padrão que enviam notificações ao responsável e supervisor.

As regras executadas têm uma marca verde:

Configuirar regras de automação

Clique em Configurar regras de automação:

Crie uma nova regra ou edite a regra existente. Para criar uma regra, clique em Adicionar na coluna correspondente.

Para configurar algoritmo mais complicado, mude para o Criador de Fluxo de Trabalho.

Note que esta opção apenas está disponível para os assinantes dos planos Standard, Professional e CRM+.

Configure o tempo de execução para cada regra no campo Executar – este é o parâmetro chave que especifica quando a regra deve ser aplicada e a respectiva ação executada:

  • Imediatamente – a ação será executada imediatamente após o registro de CRM ter passado a outro status. Se você configurar várias regras de automação com o parâmetro “imediatamente” – todas elas serão aplicadas ao mesmo tempo quando o status do registro for alterado.
  • In (Em)– o intervalo de tempo entre o registro mudar de status e a regra ser aplicada. Este parâmetro ajuda a construir o processamento do registro de CRM com base no status. Por exemplo, depois que um e-mail seja enviado ao cliente (o status de lead = e-mail enviado) – retornar a chamada em 1 dia para saber se o cliente está interessado na proposta. Em 2 dias – enviar outro e-mail, etc. A cadeia das ações pode consistir em múltiplas regras de automação, onde cada regra deve acionar uma atividade particular em determinado intervalo de tempo (minutos, horas, dias).
  • Antes– a regra será aplicada a um determinado intervalo de tempo prévio а data especificada no registro de CRM (lead de negócio). Por exemplo, configure uma regra que irá enviar um lembrete de pagamento um dia antes da dáta prevista de pagamento.
  • Após a próxima regra de automação– este parâmetro ajuda a construir uma cadeia lógica de ações em que a sua regra não deve ser ativada antes da regra anterior ser aplicada. Por exemplo, você precisa ligar para o seu cliente depois que um e-mail seja enviado para certificar-se de que o e-mail foi recebido e lido. Se o e-mail não for enviado, a chamada não será agendada.

Marque a opção Somente horas de trabalho para que a regra desconsidere dias de folga, feriados e fins de semana.

A opção Local time permite levar em consideração o fuso horário do funcionário atual ao calcular o tempo de execução.

Para configurar as horas de trabalho, acesse a página das Configurações gerais do seu Bitrix24.

Por padrão, a regra será executada para todos os elementos que estão num determinado status. Contudo, você pode definir condições adicionais - por exemplo, uma regra individual para negócios cujo valor ultrapassa um valor predeterminado.

Além disso, você pode usar os campos do lead\negócio para configurar a regra - p.ex., usar Nome do lead em nome da Tarefa criada pela regra:

Tipos de regras de automação

Todas as ferramentas de automação agrupam-se em 4 categorias: para funcionário, para comunicação ao cliente, publicidade e regras de automação personalizada.



Para funcionário

Activity

A regra irá criar uma atividade para o funcionário especificado.

Defina o assunto da atividade, a descrição. Marque-a como importante e habilite a opção Concluir automaticamente a atividade quando o status for atualizado, se for necessário.

Add comment

A regra irá deixar um comentário no timeline do lead\negócio.

O texto do comentário aparecerá no formulário do elemento.

Add to exceptions

A regra de automação adicionará os dados do lead ou negócio à lista de exceções.

Os e-mails e chamadas deste cliente não aparecerão mais no CRM.

Write to log

A regra permite inscrever informações adicionais ao histórico do lead\negócio.

O texto especificado na regra, aparecerá na aba Histórico com tipo de enevto Informações.

Adicionar mensagem ao Fluxo de Atividades

Outra forma de notificar sua equipe de vendas sobre as ações que devem ser executadas a seguir, mas, desta vez, a mensagem é adicionada ao Fluxo de Atividades, que dá a possibilidade de iniciar a discussão e comentar a notificação. A hora e os destinatários são configurados nas configurações da regra.

Agendar uma reunião

A regra automaticamente agenda uma reunião, adiciona-a аs atividades do agente de vendas e ao calendário pessoal dele/a. Isso facilita o processo do planejamento do agente de vendas, permitindo que eles simplesmente executem as atividades listadas no sistema sem ter medo de esquecer algo.

Alterar a pessoa responsável

A regra altera a pessoa responsável pelo registro de CRM.

Alterar status (fase)

Caso o seu método de processamento de leads seja bastante simplés, você pode automatizá-lo ainda mais – altere o status (fase) do registro (lead ou deal) automaticamente depois que uma determinada condição seja cumprida.

Book a resource

A regra permite reservar o tempo do funcionário que é especificado nas configurações do campo de tipo Reserva dos recursos.

Introduza o nome do serviço, data de início e duração, bem como os funcionários cujo tempo quer que a regra reserve.

Saiba mais no artigo Reserva dos recursos.

Cancel booking

A regra cancela qualquer reserva selecionada no campo de tipo Reserva dos recursos no formulário do lead\negócio.

Saiba mais no artigo Reserva dos recursos.

Change company

A regra altera quaisquer informações sobre a empresa contidas no negócio.

Selecione o campo a ser editado e defina o novo valor.

Change contact

A regra altera quaisquer informações sobre o contato principal contidas no negócio.

Selecione o campo a ser editado e defina o novo valor.

Controle

A regra ajuda você a controlar a progressão do registro de CRM pelo funil de vendas ou pipeline de negócios. Por exemplo, você pode definir uma regra, de acordo com que o lead pode ficar não designado (status=não designado) por um prazo máximo de 3 dias.

Você pode adicionar outra regra para este status que notifique que o agente de vendas ainda não alterou o status. Este tipo de regra permite que você controle a fase/status de cada registro de CRM (lead ou deal) e irá automaticamente notificá-lo quando sua equipe estiver atrasada.

Create CRM document

A regra irá gerar um documento com base no modelo selecionado.

Saiba mais no artigo Documentos no CRM.

Create contact for lead

A regra irá criar um contato e vinculá-lo ao lead. Com isso, o lead atual se tornará repetido.

A regra não converte o lead atual, somente cria um contato vinculado a ele.

Criar usando fonte

Para leads: a regra pode converter um lead em um negócio, contato, empresa ou uma combinação de registros CRM listados.

Para negócios: a regra pode gerar um orçamento ou fatura com base no negócio.

Excluir registro de CRM

A regra exclui o registro de CRM (lead ou negócio) quando aplicada. Normalmente esta regra é usada para os leads de má qualidade, que são considerados junk leads.

Enviar SMS

A regra envia um SMS para as pessoas especificadas usando um dos provedores configurados (é necessário configurá-lo previamente).

Generate code

A regra permite gerar um código de formato e comprimento da cadeia predeterminados, por exemplo um cupom individual para cada cliente.

Logo que a regra gerar um código, o valor dele pode ser usado em outras regras de automação através da opção Regras de automação > Generate code > Code.

Notificação

Configure este parâmetro para enviar lemretes sobre as ações que devem ser executadas durante o processamento de leads a seus agentes de vendas. Você pode adicionar uma descrição de notificação (p. ex. o que deve ser feito nesta etapa) e configurar quem será exibido como remetente da notificação.

Por favor, note que a regra de notificação é configurada para todos os tipos de registros de CRM em geral (p. ex. para todos os leads) – será mais conveniente definir recipiente=responsável. Neste caso o sistema irá identificar o usuário responsável pelo registro e automaticamente enviar uma notificação para ele/a.

Enviar e-mail

A regra envia um e-mail. Especifique o assunto, destinatários e texto do e-mail e anexe arquivos, se for preciso.

Editar documento

A regra irá modificar os campos do registro de CRM. Por exemplo, quando o lead chega ao status final “complete lead”, ele pode ser registrado como “convertido”. O número de condições que você pode adicionar é ilimitado.

Programar uma chamada

A regra irá automaticamente agendar uma chamada e notificar seu agente de vendas que ele/a precisa ligar para o cliente.

Tarefa

A regra irá automaticamente criar uma tarefa para usuário.

Defina nome e descrição, pessoa responsável e prazo.

Vá em more, para acessar as configurações detalhadas da tarefa.

Os campos correspondem aos do formulário de criação de tarefa.

Wait Aplique essa regra para pausar o processamento do lead ou negócio durante um tempo determinado. Quanlquer atividade do cliente irá terminar a espera. A regra permite, por exemplo, enviar um e-mail ao cliente e não fazer nada (isto é, não planejar nenhuma atividade) até que o cliente responda.


Para Comunicação ao Cliente

Robocall informativa

Uma chamada telefônica que usa discador automático computadorizado para enviar uma mensagem pré-gravada, como se fosse um robô.

Há um limite de 5 chamadas simultâneas. Outras chamadas planejadas serão executadas, segundo a ordem estabelecida.
Para poder realizar as chamadas automatizadas informativas, alugue um número ou conecte uma PBX através do conector SIP. Saiba mais sobre as opções de conexão no artigo Visão geral de opções de telefonia.

Enviar mensagem

Esta regra automaticamente envia e-mails a seus clientes. Basta adicionar o título e o texto da mensagem.

Mensagem do Canal Aberto

A regra irá enviar uma mensagem predefinida ao cliente através do mensageiro ou rede social, pela qual ele entrou em contato com você.

Descubra mais no artigo Canais Abertos.

Enviar SMS

O sistema envia um sms ao cliente (com texto pré-desenhado) por meio do provedor selecionado no Marketplace.

Configure o provedor de SMS antecipadamente. Para descobrir mais, consulte o artigo Integração com o Twilio.


Publicidade

São regras que enviam automaticamente dados do cliente para os públicos-alvo e listas de remarketing em várias redes de anúncios.

Observe que esta regra envia apenas as informações sobre o cliente (email ou telefone). Primeiro você deverá configurar o anúncio dentro da plataforma de publicidade selecionada. Terá que adicionar os detalhes da autorização da sua rede de publicidade а página de configurações de regras do Bitrix24 e configurar outros parвmetros disponíveis.

As regras de automação estão disponíveis para os seguintes serviços:

  • Anúncios de Facebook
  • Anúncios Google AdWords
  • Anúncios VK
  • Anúncios Yandex


Regras de automação personalizadas

Webhook

Webhook (gancho web) é uma forma de comunicação entre o Bitrix24 e outros sistemas.

Esta regra ajuda a enviar dados para qualquer outro sistema.

Applications24

Esta opção redireciona você para a página de aplicativos do Marketplace, onde você pode adicionar o bot de CRM.

Copiar regras de automação

Para copiar uma regra de automação, mantendo premido o botão Ctrl, arraste a regra e solte-a em outra fase.

Permissões de acesso para as regras de automação

Para configurar acesso dos funcionários às regras de automação, vá para a página CRM > Configurações > Permissões > Permissões de acesso.

Abra a função necessária e defina o nível de acesso - Ler ou Atualização.

Você pode configurar permissões separadas para leads e cada pipeline de negócios.

Regras de automação para leads estão disponíveis em todos os planos. Regras de automação para negócios estão disponíveis para os assinantes dos planos Standard e Professional. Observe que a opção Editar no Criador de Fluxo de Trabalho para regras de automação está disponível apenas para os assinantes do plano Bitrix24 Profissional.

Saiba mais na página de preços.

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