Esta regra de automação envia uma notificação ao supervisor caso o funcionário não retorne a ligação para o cliente ou viole as normas de trabalho.

Por exemplo, vamos criar uma regra no primeiro estágio. Então, o supervisor vai receber uma notificação caso o funcionário não entre em contato com o cliente e o negócio não for movido para a próxima etapa a tempo.

Quando executar a ação - Especifique quanto tempo será necessário para que a regra de automação funcione, imediatamente ou após um determinado tempo.

Se o funcionário responsável não mover o negócio para a próxima fase, o supervisor será notificado após o período de um dia.

Texto de notificação - Para que o supervisor veja imediatamente as informações mais importantes, adicione os dados do cartão do CRM à notificação: nome do responsável, valor do negócio e os dados do pedido.

Destinatários - Por padrão, o supervisor do funcionário responsável pelo elemento do CRM será notificado.

O nome do responsável e o valor total do negócio foram adicionados ao texto da notificação

A notificação enviada dessa forma para o supervisor e ele vai visualizar o nome do responsável e o valor do negócio. Além de poder acessar o cartão de negócio e visualizar informações mais detalhadas.

Esta regra de automação adiciona uma inserção ao histórico do CRM para que o gestor possa controlar o processo de trabalho com o cliente. Você pode gravar qualquer texto no histórico especificado nas configurações da regra de automação .

Vamos criar um regra de automação na primeira etapa. Esta regra de automação vai adicionar uma inserção ao histórico, caso o responsável não mova o negócio para a próxima fase a tempo. O gestor poderá filtrar as inserções no histórico do CRM e ver quantas vezes o responsável pelo negócio violou as normas de trabalho.

Quando executar a ação - Especifique quanto tempo será necessário para a regra de automação realize a ação: imediatamente ou após um determinado tempo.

A regra de automação vai funcionar em 10 dias, caso o responsável não mova o negócio para a próxima fase a tempo, e vai adicionar uma inserção ao histórico.

Descrição - O regra de automação vai registrar este texto no histórico. Você pode adicionar automaticamente dados do cartão CRM: valor do negócio, nome do cliente ou funcionário responsável.

Autor - a regra de automação vai adicionar uma inserção ao histórico em nome deste usuário.

Será feito um lançamento no histórico do CRM em nome do supervisor, e o nome do funcionário responsável pelo negócio será automaticamente inserido no texto.

Você pode visualizar a guia do Histórico no cartão do CRM ou na seção CRM > Histórico. No histórico do CRM você pode filtrar eventos por tipo “Tipo de evento” e ver todos os registros das regras de automação.

Quando um elemento do CRM atinge um determinado estágio, a regra de automação vai atribuir uma tarefa ao funcionário, então adicione uma descrição detalhada, indique o prazo e os participantes.

Vamos criar uma regra de automação no estágio de “Preparar Projeto”. Quando o negócio chegar a esse estágio, a regra de automação vai atribuir uma tarefa aos arquitetos.

Nome da tarefa - Para que os funcionários possam encontrar rapidamente suas tarefas, adicione informações do cartão do CRM ao título: nome do negócio, o nome do cliente e a data do pedido.

O nome do Negócio foi adicionado ao nome da tarefa

Descrição da Tarefa - Escreva o que o funcionário precisa fazer. Você pode adicionar automaticamente informações do cartão de elemento do CRM à descrição da tarefa como: detalhes do pedido, desejos do cliente e o valor do Negócio.

As preferências do cliente e informações sobre as instalações para as quais o projeto precisa ser preparado foram adicionados à descrição da tarefa

Responsável - Selecione o funcionário que vai executar a tarefa.

Prazo final - Especifique o prazo da para conclusão da tarefa.

O prazo para a tarefa será de sete dias após a criação

Mais - Especifique configurações adicionais à tarefa: adicione participantes, vincule a tarefa a um grupo e habilite o rastreamento do tempo de execução.
Como criar uma tarefa

Vamos verificar como a regra de automação funcionou. Quando o negócio passou para a fase de “Preparar Projeto”, a automação definiu uma tarefa.

Os participantes foram automaticamente adicionados à tarefa e os dados do cartão do Negócio e as Preferências do cliente são exibidos na Tarefa.

O gatilho altera o estágio de um item do CRM quando a tarefa associada a este item atingir o status necessário. Por exemplo,quando o negócio passar para a fase “Apresentação do projeto”, o que indica que o funcionário concluiu a tarefa de preparação do projeto.

Nome do gatilho - Altere o nome padrão se estiver configurando vários gatilhos para diferentes status de tarefa. Dessa forma, você pode encontrar mais rapidamente o gatilho necessário na página de configurações.

Status - Quando a tarefa atingir esse status, o gatilho moverá o item do CRM para outro estágio.

O gatilho vai funcionar para tarefas com status “Concluído”

Campos de tarefa - Para fazer o gatilho funcionar apenas para as tarefas necessárias, configure um filtro. Por exemplo, um gatilho só dispara tarefas que contenham determinadas palavras em seus títulos.

O gatilho só funcionará para tarefas concluídas cujo título contenha a palavra “Projeto ”

Mudar de estágio em nome de - Na linha do tempo e histórico do cartão CRM vai exibir o registro da mudança de estágio em nome deste usuário.

Permitir que o negócio volte para o status anterior - Para habilitar o gatilho para mover o elemento para o estágio anterior, habilite esta opção.

O gatilho muda o estágio em nome do funcionário responsável. Não selecionamos a opção “Permitir mudança para o status anterior”, pois o elemento deve ser movido para a próxima etapa.

Vamos verificar como o gatilho funcionou. Quando o funcionário concluiu a tarefa, o gatilho moveu o negócio para a etapa “Apresentação do Projeto”.

A regra de automação completa automaticamente as tarefas criadas.

Vamos criar uma regra de automação na fase “Negócio bem sucedido”. Ao concluirmos o negócio, esta regra de automação vai fechar as tarefas criadas pela automação “Criar uma tarefa” criou na etapa “Preparar Projeto”.

Conclua as tarefas criadas no pipeline - Selecione um pipeline quando configurar uma regra de automação para Negócios.

Conclua as tarefas criadas no estágio - Selecione um estágio e a regra de automação vai completar as tarefas que outra automação criou nesta fase.

A regra de automação vai completar as tarefas que foram criadas no pipeline “Geral” na etapa “Preparar Projeto”

Vamos verificar como a regra de automação funcionou. Quando fechamos a Negócio com sucesso, a automação concluiu imediatamente a tarefa. É possível visualizar registros sobre isso na linha do tempo do cartão no CRM.

Quando um elemento do CRM atinge um determinado estágio, a regra de automação agenda uma atividade como reunião, chamada, etc. Isso ajuda o funcionário a não se esquecer de entrar em contato com o cliente.
Atividades universais no CRM

Vá para a seção Negócios e adicione a regra de automação Planejar atividade à etapa Aprovação do Contrato.

Especifique os parâmetros da regra de automação.

Nome. Digite o nome da atividade. Por exemplo, Ligar para o cliente.

Descrição. Escreva o que o gerente deve fazer. Você pode inserir valores dos campos do cartão do CRM, como nome do cliente ou nome da empresa.

Prazo da atividade. Escolha quando a tarefa deve ser realizada. Por exemplo, amanhã às 14:00.
Configurar a hora nas regras de automação

Pessoa responsável. Selecione o funcionário que será responsável pela atividade. Por padrão, este é o funcionário responsável pelo negócio, mas você pode selecionar outro usuário.

Cor. Use cores para diferenciar as atividades por tipo. Por exemplo, use amarelo para chamadas e verde para reuniões pessoais. Se uma atividade estiver agendada no calendário do funcionário, a cor do cartão no calendário corresponderá à cor da atividade no CRM.

Ações. Você pode selecionar uma ou mais ações:

• Adicionar ao calendário: a atividade aparecerá no calendário do funcionário.
• Selecionar cliente: se houver vários contatos no cartão do CRM, você poderá incluir um ou todos eles na atividade, o que ajudará o gerente a entrar em contato com o cliente correto.
• Convidar usuários: adicione seus colegas à atividade. Por exemplo, você pode incluir um advogado para discutir os termos do contrato.
• Digite o endereço: forneça endereço se a reunião for realizada fora do escritório.
• Selecionar localização: reserve uma sala se a reunião for no escritório.
• Anexar link: anexe um link para uma videoconferência Bitrix24 se uma reunião on-line tiver sido acordada com o cliente. Neste campo você pode inserir um valor dos campos do cartão do CRM.
• Anexar arquivo: anexe um documento ou qualquer outro arquivo.

Concluir automaticamente a atividade quando a etapa for atualizada. Por exemplo, quando o negócio passa da fase de Aprovação do contrato para Pagamento da fatura, a atividade será concluída automaticamente. Caso o gestor precise encerrar a atividade manualmente, não ative esta opção.

Quando o negócio chegar à fase de Aprovação do contrato, a regra de automação agendará uma atividade para o gestor ligar para o cliente e discutir os termos do contrato.